İşe Alım Uzmanına Yanıt Vermesi İçin Açık Bir Neden Sunan E-Posta Nasıl Yazılır?

Yazmadan önce işe alım görevlisiyle iş arayışınız arasındaki mesleki bağı belirleyin. Adı ilanda geçebilir, belirli ekip için alım yapabilir, alanınıza hizmet veren ajansta çalışabilir veya sizinle doğrudan iletişime geçmiş olabilir. Kendisinin veya işverenin mesleki olarak sunduğu bilgiyi kullanın. Büyük kuruluştaki her işe alım görevlisinin her pozisyondan sorumlu olduğunu veya her başvuru hakkında güncelleme verebildiğini varsaymayın.

İlgili bağ kuramıyorsanız işverenin yayımladığı başvuru yolunun daha iyi sonraki adım olup olmadığını düşünün. Mesaj, bütün başvuruyu bağlamsız tekrar etmek yerine yararlı bir şey eklemelidir. Amaç süreci aşan gizli yol bulmak değildir. İşe alım görevlisi bilgi almak veya soruyu yanıtlamak için uygun kişiyse verimli iletişim kurmaktır.

MIT’nin mesleki ağ kurma rehberi iletişimden önce hazırlığı vurgular. İşe alım görevlisine e-postada bu hazırlık, hangi rol veya iş türünü konuştuğunuzu ve alıcının neden ilgili olduğunu bilmektir. Araştırmayı mesleki ve ölçülü tutun. Yazmak için inandırıcı neden gerekir; alıcının ayrıntılı kişisel profili veya girişi daha sıcak gösterecek uydurulmuş bağlantı değil.

Başvuru tanıtımı belirli açık pozisyona işaret eder ve ilginizi kısaca açıklar. İlan dışı tanıtım, tam bir pozisyon konuşulmadığında araştırdığınız rol türünü anlatır. Yanıt, işe alım görevlisinin mevcut isteğine karşılık verir. Takip mesajı, başlamış süreci veya verilen sözü sorar. Bu mesajlar kesişebilir, ancak okurun hangi adım gerektiğini anlaması için bir amaç önde olmalıdır.

Taslağa başlamadan önce bu amacı kendiniz için bir cümlede yazın. Örneğin: “İlan edilen rolün ihtiyacım olan konum düzenini içerip içermediğini doğrulamak istiyorum.” Bu amaç tam bir ön yazı değil, kısa bir netleştirme mesajı gerektirir. Ya da: “Zorunlu portal üzerinden başvurduktan sonra ilgili geçmişimi bu isimli rol için tanıtmak istiyorum.” Bu mesaj rol tanıtıcısını ve kısa kanıtı içermelidir.

Durum sorusunu, yönlendirme isteğini, ilgisiz birkaç rolü ve özgeçmişe geri bildirim talebini tek e-postada birleştirmeyin. Alıcı hangisinin önemli olduğunu seçmeden hiçbirini yanıtlayamayabilir. Görüşme gelişirse ikinci soruyu sonra sorabilirsiniz. Odaklı ilk mesaj belirsizliği azaltır ve yanıtın asıl ihtiyacınızı karşılayıp karşılamadığını anlamanıza yardım eder.

Bağlamı tanıtan konu satırı kullanın: iş unvanı, referans numarası veya önceden kararlaştırılmış görüşme konusu. Esprili veya acil ifadeler nadiren yararlı bilgi ekler. Mevcut yazışma zincirine yanıt veriyorsanız konu gerçekten değişmedikçe bağlamını koruyun. Okur gizemli mesajı açmadan neden gelen kutusunda olduğunu anlayabilmelidir.

İlgili bağlantıyla ve amaçla başlayın. Kurgusal bir giriş şöyle olabilir: “OC-27 referanslı Operasyon Koordinatörü rolüne pazartesi kariyer sayfanızdan başvurdum. İlan ekibinizi işe alım kişisi olarak belirttiği için yolculuk gerekliliğini netleştirmek istiyorum.” Bu giriş doğrudandır ve işe alım görevlisine sorunun bağlamını anlayacak kadar bilgi verir.

Biri sizi tanıştırdıysa bunu doğru ve yalnızca izniyle anlatın. Görüşme olmadıysa “görüşmemizin ardından” gibi ifadeler kullanmayın. Kişisel unvanı veya adın yazılışını tahmin etmeyin. Yanlış varsayım yerine tarafsız selamlama daha iyidir. Başlangıçtaki küçük yanlışlıklar ilgili kanıttan dikkati uzaklaştırabilir ve alıcıya gereksiz iş çıkarabilir.

Konuşulan işe uyan kanıt seçin. İşe alım görevlisinin e-posta gövdesinde özgeçmişteki her başarınızı görmesi gerekmez. Şu anki veya yakın tarihli işinizi ve ilgili bir katkıyı anlatın. Bağı görünür kılın: Rol ekipler arasında son tarihleri koordine etmeyi içeriyorsa “düzenli ve güçlü iletişimciyim” demek yerine bunu yaptığınız örnekten söz edin.

Ellis adlı kurgusal adayın kanıtı şöyle olabilir: “Şu anki destek görevimde müşteri hizmetleri ile sipariş tamamlama ekipleri arasındaki haftalık devirleri koordine ediyor ve geciken siparişleri çözmek için kullanılan istisna kaydını tutuyorum.” Böylece işe alım görevlisi tanınabilir bir süreç ve bağlam görür. Bağlantıyı Ellis’in gerçekten yaptığı koordinasyon işine odaklayın.

Kapsamı doğru tutun. Projeyi desteklediyseniz öyle söyleyin. Bir bölümünü sahiplendiyseniz o bölümü adlandırın. Alan değiştiriyorsanız geçmişinize yeni etiket takmadan aktarılabilir işi açıklayın. Ölçülü, somut ifade geniş iddiadan daha yararlı olabilir; okura açık pozisyonla karşılaştırabileceği bir şey verir. Ayrıntılı öyküleri sonraki belgelere veya görüşmeye bırakın.

İstek, işe alım görevlisinin olası rolüne ve elindeki bilgiye uymalıdır. Adı belirtilen açık pozisyonun sorumluluğunda olup olmadığını, belirtilen düzenin bu role uygulanıp uygulanmadığını veya ilgili fırsatlar üzerine kısa görüşmeye açık olup olmadığını sorabilirsiniz. Aynı mesajda kariyer yönünüzü seçmesini, özgeçmişinizi yeniden yazmasını ve size iş bulmasını istemeyin.

Belirsizliği açıkça belirtin. Rolden sorumlu olup olmadığından emin değilseniz söyleyin ve kamuya açık daha uygun kişi veya yol bulunup bulunmadığını sorun. Kurum içi tanıştırma talep etmeyin. Zaten başvurduysanız başvurmadığınız izlenimi vermeyin. İlan açık talimat içeriyorsa izleyin; e-posta zorunlu başvuru adımlarını atlama gerekçesi olmamalıdır.

Ellis için kurgusal kapanış şöyle olabilir: “Bu pozisyon ekibinizin sorumluluğundaysa koordinasyon deneyimimin ne kadar ilgili olduğu üzerine kısa bir görüşmeyi memnuniyetle karşılarım. Başvuruyu kariyer sayfasından gönderdim ve aynı özgeçmişi bağlam için ekledim.” Bu bir istektir; işe alım görevlisinin Ellis’e değerlendirme veya görüşme borçlu olduğu iddiası değil.

İlan edilen rolün işe alım görevlisini belirlediyseniz ve doğrudan iletişim uygunsa bu yaklaşımı kullanın. Aşağıdaki Ellis, Avery, Cedar Works ve açık pozisyon kurgusaldır. Başvuru işverenin zorunlu yolu üzerinden zaten gönderilmiştir.

Yeni bilgi sunmadan önce işe alım görevlisinin gerçek sorularını yanıtlayın. Bu kurgusal yanıt kesin müsaitlik aralıkları sunar ve fırsatın uygunluğunu etkileyen iki ayrıntıyı sorar. Açıklık için burada UTC kullanılıyor; kendi yazışmanızda kararlaştırılan saat dilimini kullanın.

Netleştirme e-postası gerçek bir belirsizliği çözmeli, ikinci ön yazıyı göndermek için bahane olmamalıdır. Bu kurgusal durumda yolculuk gerekliliğinin niteliği Ellis’in rolü yapıp yapamayacağını etkiler.

Bağlamın gerektirdiği materyalleri ekleyin. İşe alım görevlisi belirli biçimde özgeçmiş istediyse buna uyun. Açık bir dosya adı kullanın ve doğru sürüm olduğunu kontrol etmek için dosyayı göndermeden önce açın. İçlerinden biri işe yarar umuduyla çok sayıda ilgisiz belge eklemeyin. Kısa mesaj alıcıya beklenmedik bir ayıklama işi çıkarmamalıdır.

Portföy bağlantısı paylaşıyorsanız ilgili çalışmanın erişilebilir ve açıkça etiketlenmiş olduğundan emin olun. Alıcıyı gereksiz izin istemeye zorlamadan erişimi kontrol edin. Gizli işveren materyali veya paylaşma hakkınız olmayan bilgi eklemeyin. Bunun yerine katkınızı anlatabilir veya paylaşılmasına izin verilen örnek sunabilirsiniz. E-postanın profesyonelliği yalnızca gövdeyi değil, alıcının materyalleri kullanma deneyimini de kapsar.

İletişim bilgilerinizi doğru, imzanızı sade tutun. Alıcıyı, konuyu, adları, rol tanıtıcısını ve ekleri birlikte kontrol edin. Uyarlanmış görünen mesajlarda bile önceki taslaktan kalmış ayrıntılar çoğunlukla buralarda bulunur. E-postayı alıcının gözünden bir kez okuyun: bütün ekleri açmadan amacı, ilgiyi ve istenen adımı anlayabiliyor musunuz? Hayırsa daha çok açıklama eklemeden önce gövdeyi sadeleştirin.

Takip mesajı gerçek bir önceki yazışmaya, başvuruya veya kararlaştırılmış takvime atıfta bulunduğunda daha güçlüdür. İşe alım görevlisi yanıt tarihi verdiyse bunu bağlam olarak kullanın. Vermediyse genel bir takvimi kural saymak yerine duruma uygun makul süre seçin. Yararlıysa aynı yazışma zincirini koruyun ve yalnızca e-postayı görüp görmediğini sormak yerine açık soru ekleyin.

Kurgusal takip şöyle olabilir: “Merhaba Avery, OC-27 hakkındaki mesajımın devamı için yazıyorum. Koordinasyon görevleri hâlâ ilgimi çekiyor; süreçte bir gelişme olup olmadığını veya sağlayabileceğim başka bilgi bulunup bulunmadığını sormak istedim. Takvimlerin değişebileceğinin farkındayım.” Mesaj kısadır; sessizliğin ret, ihmal veya ilk e-postada sorun olduğunu ima etmez.

Yanıtı zorlamak için birden çok kanaldan baskıyı artırmayın. İşe alım görevlisi müsait olmayabilir, rolü yönetmiyor olabilir veya paylaşacak gelişmesi bulunmayabilir. Başka uygun fırsatları aramayı sürdürün. Açık ret veya tekrar iletişim kurmama isteği alırsanız buna uyun. Arayışınız, daha ilgili işlere ayıracağınız zaman pahasına tek bir yanıtsız konuşmayı tekrar tekrar açmaya bağlı olmamalıdır.

İlginizi veya bağlantınızı açıklamayan övgüyü çıkarın. Yararlı tek kanıtı ve temel tek isteği koruyun. Düşünceli selamlama, doğru bağlam ve açık ifadeler kısa mesajı sıcak kılabilir.

Gönderilen mesajı amacı ve vaat edilen sonraki adımıyla birlikte başvuru kaydına ekleyin. Varsayımlarınızı işe alım görevlisinin gerçek yanıtına göre güncelleyin. Bağlam, sonraki hazırlığı kolaylaştırır.

• Bu işe alım görevlisine ulaşmak için mesleki bir nedenim var.
• Konu ve ilk cümle amacı belirtiyor.
• Kanıtım konuşulan işle ilgili.
• İstek açık, sınırlı ve uygun.
• Adlar, rol ayrıntıları, ekler ve iletişim bilgileri doğru.