Sådan skriver du til en rekrutterer med en tydelig grund til at svare

Før du skriver, så afklar den faglige forbindelse mellem rekrutteringsmedarbejderen og din søgning. Personen kan være nævnt i et stillingsopslag, rekruttere til et bestemt team, arbejde i et bureau, der betjener dit fagområde, eller have kontaktet dig direkte. Brug information, som personen eller arbejdsgiveren stiller til rådighed i professionel sammenhæng. Antag ikke, at enhver rekrutteringsmedarbejder i en stor organisation håndterer alle stillinger eller kan give nyt om enhver ansøgning.

Hvis du ikke kan finde en relevant forbindelse, så overvej, om arbejdsgiverens offentliggjorte ansøgningsvej er det bedre næste skridt. En besked skal tilføre noget nyttigt frem for at gentage hele ansøgningen uden sammenhæng. Målet er ikke at finde en hemmelig vej uden om processen. Det er at kommunikere effektivt, når en rekrutteringsmedarbejder er den rette person til at modtage oplysningerne eller besvare spørgsmålet.

MIT's netværksvejledning lægger vægt på forberedelse før en henvendelse. Ved e-mails til rekrutteringsmedarbejdere betyder det at vide, hvilken stilling eller type arbejde du taler om, og hvorfor modtageren er relevant. Hold researchen professionel og i passende omfang. Du har brug for en troværdig grund til at skrive, ikke en detaljeret personlig profil af modtageren eller en opdigtet forbindelse, der får indledningen til at virke mere fortrolig.

En præsentation i forbindelse med en ansøgning henviser til en bestemt stilling og forklarer kort din relevans. En uopfordret præsentation beskriver de typer stillinger, du undersøger, når der ikke tales om en bestemt ledig stilling. Et svar besvarer rekrutteringsmedarbejderens eksisterende anmodning. En opfølgning spørger til et etableret forløb eller en aftale. Beskederne kan overlappe, men ét formål bør være styrende, så læseren forstår, hvilken handling der er brug for.

Skriv formålet i én privat sætning, før du laver kladden. For eksempel: Jeg vil have bekræftet, om den annoncerede stilling omfatter den arbejdsstedsordning, jeg har brug for. Det formål kræver en kort afklarende besked, ikke en fuld ansøgning. Eller: Jeg vil præsentere min relevante baggrund til denne navngivne stilling efter at have søgt gennem den obligatoriske portal. Den besked skal indeholde stillingsreferencen og et kort, konkret belæg.

Undgå at samle en statusforespørgsel, en anmodning om henvisning, interesse for flere uvedkommende stillinger og en anmodning om CV-feedback i én e-mail. Modtageren kan være ude af stand til at besvare nogen af dem uden først at beslutte, hvad der betyder mest. Du kan stille et andet spørgsmål senere, hvis samtalen udvikler sig. En fokuseret første besked mindsker tvetydighed og hjælper dig med at vurdere, om svaret faktisk afklarer dit oprindelige behov.

Brug et emnefelt, der viser sammenhængen: en jobtitel, et referencenummer eller emnet for en aftalt samtale. Smarte eller hastende formuleringer tilfører sjældent nyttig information. Hvis du svarer i en eksisterende tråd, så bevar dens sammenhæng, medmindre emnet faktisk har ændret sig. Læseren skal kunne genkende grunden til beskeden i indbakken uden at åbne et mysterium.

Begynd med den relevante forbindelse og formålet. En fiktiv indledning kunne lyde: Jeg søgte stillingen som Operations Coordinator med referencen OC-27 gennem jeres karriereside i mandags. Jeg skriver, fordi opslaget angiver jeres team som rekrutteringskontakt, og jeg gerne vil afklare rejsekravet. Indledningen er direkte og giver rekrutteringsmedarbejderen nok information til at forstå spørgsmålets sammenhæng.

Hvis nogen har introduceret dig, så beskriv det korrekt og kun med tilladelse. Brug ikke formuleringer som som opfølgning på vores samtale, hvis ingen samtale fandt sted. Undgå at gætte på en personlig titel eller stavningen af et navn. En neutral hilsen er bedre end en forkert antagelse. Små unøjagtigheder i begyndelsen kan aflede opmærksomheden fra ellers relevant erfaring og skabe unødigt arbejde for modtageren.

Vælg eksempler, der passer til det arbejde, der tales om. En rekrutteringsmedarbejder behøver ikke alle præstationer fra dit CV i selve e-mailen. Forklar dit nuværende eller seneste arbejde og ét relevant bidrag. Gør forbindelsen synlig: Hvis stillingen handler om at koordinere frister på tværs af teams, så nævn et eksempel på det arbejde frem for at sige, at du er organiseret og en stærk kommunikator.

For en fiktiv kandidat ved navn Ellis kan eksemplet være: I min nuværende supportstilling koordinerer jeg ugentlige overleveringer mellem kundeservice og ordreekspedition og vedligeholder den afvigelseslog, der bruges til at håndtere forsinkede ordrer. Det giver rekrutteringsmedarbejderen en genkendelig proces og sammenhæng. Hold forbindelsen fokuseret på det koordineringsarbejde, Ellis faktisk har udført.

Beskriv omfanget korrekt. Hvis du støttede et projekt, så skriv støttede. Hvis du havde ansvaret for én del, så angiv delen. Hvis du skifter fagområde, så forklar det overførbare arbejde uden at omdøbe din baggrund. Et beskedent, konkret udsagn kan være mere nyttigt end en vidtgående påstand, fordi det giver læseren noget at sammenligne med stillingen. Gem detaljerede historier til dokumenterne eller den efterfølgende samtale.

Anmodningen skal passe til rekrutteringsmedarbejderens sandsynlige rolle og tilgængelige information. Du kan spørge, om en navngiven stilling ligger inden for personens ansvarsområde, om en oplyst ordning gælder for stillingen, eller om vedkommende er åben for en kort samtale om relevante muligheder. Undgå at bede personen om at beslutte din karriereretning, omskrive dit CV og finde et job til dig i samme besked.

Gør usikkerheden tydelig. Hvis du ikke ved, om personen håndterer stillingen, så sig det, og spørg, om der findes en mere relevant offentliggjort kontakt eller vej. Kræv ikke interne introduktioner. Hvis du allerede har søgt, så skriv det frem for at antyde, at du ikke har. Hvis opslaget giver klare instruktioner, så følg dem; en e-mail må ikke blive en grund til at udelade obligatoriske ansøgningstrin.

En fiktiv afslutning til Ellis kunne lyde: Hvis denne stilling ligger inden for jeres teams ansvarsområde, vil jeg gerne have en kort samtale om, hvorvidt min koordineringserfaring er relevant. Jeg har sendt ansøgningen gennem karrieresiden og vedhæftet det samme CV som baggrund. Det er en anmodning, ikke en påstand om, at rekrutteringsmedarbejderen skylder Ellis en vurdering eller et møde.

Brug denne tilgang, når du har fundet rekrutteringsmedarbejderen til en opslået stilling, og direkte kontakt er passende. Ellis, Avery, Cedar Works og stillingen nedenfor er fiktive. Ansøgningen er allerede sendt gennem arbejdsgiverens obligatoriske kanal.

Besvar rekrutteringsmedarbejderens faktiske spørgsmål, før du tilføjer andet materiale. Dette fiktive svar giver præcise tidspunkter og efterspørger to oplysninger, der påvirker, om muligheden passer. UTC bruges her for tydelighedens skyld; brug den tidszone, I har aftalt i jeres egen korrespondance.

En afklarende e-mail skal løse en reel usikkerhed, ikke være en undskyldning for at sende endnu en ansøgning. I dette fiktive tilfælde påvirker rejsekravets karakter, om Ellis kan varetage stillingen.

Medtag de materialer, sammenhængen kræver. Hvis rekrutteringsmedarbejderen bad om et CV i et bestemt format, så følg anmodningen. Brug et tydeligt filnavn, og åbn filen før afsendelse for at kontrollere, at det er den ønskede version. Vedhæft ikke en stor samling uvedkommende dokumenter i håb om, at ét af dem vil være nyttigt. En kort besked skal ikke skabe en uventet sorteringsopgave.

Hvis du deler et portfoliolink, så sørg for, at det relevante arbejde er tilgængeligt og tydeligt markeret. Kontrollér tilladelserne, uden at modtageren unødigt skal bede om adgang. Medtag ikke fortroligt arbejdsgivermateriale eller oplysninger, du ikke har ret til at dele. Du kan i stedet beskrive dit bidrag eller give et tilladt eksempel. E-mailens professionalisme omfatter modtagerens oplevelse af materialet, ikke kun selve tekstens formulering.

Hold dine kontaktoplysninger korrekte og din signatur enkel. Gennemgå modtager, emne, navne, stillingsreference og vedhæftninger samlet. Det er almindelige steder, hvor en ellers tilpasset besked beholder oplysninger fra en tidligere kladde. Læs e-mailen én gang som modtageren: Kan du finde formålet, relevansen og den ønskede handling uden at åbne hver vedhæftning? Hvis ikke, så forenkl teksten, før du tilføjer mere forklaring.

En opfølgning er stærkest, når den henviser til en reel tidligere udveksling, ansøgning eller aftalt tidsplan. Hvis rekrutteringsmedarbejderen gav en svardato, så brug den sammenhæng. Hvis ikke, så vælg et rimeligt interval for situationen frem for at behandle en generisk tidsplan som en regel. Hold beskeden i samme tråd, når det er nyttigt, og tilføj et klart spørgsmål frem for blot at spørge, om personen så din e-mail.

En fiktiv opfølgning kunne lyde: Hej Avery. Jeg følger op på min besked om OC-27. Jeg er fortsat interesseret i koordineringsopgaverne og vil gerne høre, om der er nyt om forløbet, eller om jeg kan give flere oplysninger. Jeg har forståelse for, at tidsplaner kan ændre sig. Beskeden er kort og antyder ikke, at tavshed beviser afvisning, forsømmelse eller et problem med den oprindelige e-mail.

Eskalér ikke på tværs af flere kanaler for at fremtvinge et svar. En rekrutteringsmedarbejder kan være utilgængelig, måske ikke håndtere stillingen eller måske ikke have nyt at dele. Fortsæt med andre relevante muligheder. Hvis du får et klart afslag eller en anmodning om ikke at kontakte personen igen, så respekter det. Din søgning bør ikke afhænge af gentagne gange at genåbne én ubesvaret samtale på bekostning af mere relevant arbejde.

Fjern ros, der ikke forklarer din interesse eller relevans. Behold ét nyttigt eksempel og én væsentlig anmodning. En hensynsfuld hilsen, korrekt sammenhæng og klare formuleringer kan gøre en kort besked imødekommende.

Gem den afsendte besked sammen med ansøgningsoversigten, inklusive formålet og eventuelle lovede næste skridt. Opdatér antagelser med rekrutteringsmedarbejderens faktiske svar. Sammenhæng gør senere forberedelse lettere.

• Jeg har en faglig grund til at kontakte denne rekrutteringsmedarbejder.
• Emnefeltet og første sætning angiver formålet.
• Mit eksempel vedrører det arbejde, der tales om.
• Anmodningen er tydelig, afgrænset og passende.
• Navne, stillingsoplysninger, vedhæftninger og kontaktoplysninger er korrekte.