Napište personalistovi e-mail s jasným důvodem k odpovědi

Než začnete psát, zjistěte, jak náborář profesně souvisí s vaším hledáním. Může být uveden u nabídky, nabírat pro konkrétní tým, pracovat v agentuře zaměřené na váš obor nebo vás sám oslovit. Vycházejte z informací, které on či zaměstnavatel poskytují k profesním účelům. Nepředpokládejte, že každý náborář ve velké organizaci řeší všechny pozice nebo může podat zprávu o kterékoli žádosti.

Pokud relevantní spojení nenajdete, zvažte, zda není vhodnějším dalším krokem zveřejněný postup zaměstnavatele pro podávání žádostí. Zpráva má přidat něco užitečného, ne bez souvislostí zdvojovat celou přihlášku. Cílem není najít tajnou cestu kolem postupu. Jde o účelnou komunikaci, pokud je náborář vhodnou osobou pro přijetí informace nebo zodpovězení otázky.

Průvodce navazováním profesních kontaktů od MIT zdůrazňuje přípravu před oslovením. U e-mailu náboráři to znamená vědět, o které roli či druhu práce mluvíte a proč je adresát relevantní. Průzkum udržte profesní a přiměřený. Potřebujete věrohodný důvod k napsání, ne podrobný osobní profil náboráře ani vymyšlené propojení, které má úvod učinit vřelejším.

Představení k žádosti odkazuje na konkrétní nabídku a stručně vysvětluje vaši relevanci. Nevyžádané představení popisuje typ rolí, které hledáte, pokud se nebavíte o konkrétní nabídce. Odpověď reaguje na dosavadní požadavek náboráře. Následná zpráva se ptá na již zahájený proces nebo daný příslib. Tyto typy se mohou prolínat, ale jeden účel má vést, aby čtenář pochopil, co se od něj očekává.

Před sepsáním e-mailu si účel napište jednou větou pro sebe. Například: Chci si ověřit, zda inzerovaná role umožňuje uspořádání pracoviště, které potřebuji. K tomu se hodí krátký dotaz, ne celý motivační dopis. Nebo: Po podání žádosti přes povinný portál chci stručně představit svou relevantní zkušenost pro tuto konkrétní pozici. Taková zpráva má uvést označení role a stručný důkaz.

Nespojujte v jediném e-mailu dotaz na stav žádosti, žádost o doporučení, zájem o několik nesouvisejících rolí a prosbu o kontrolu životopisu. Adresát možná nedokáže odpovědět na nic, dokud neuhodne, co je nejdůležitější. Druhou otázku můžete položit později, pokud se rozhovor rozvine. Soustředěná první zpráva omezuje nejasnosti a umožní posoudit, zda odpověď řeší vaši původní potřebu.

Předmět má určit kontext: název pozice, referenční číslo nebo téma dohodnutého rozhovoru. Důvtipné či naléhavé formulace obvykle nepřidají užitečnou informaci. Pokud odpovídáte v existujícím vlákně, zachovejte jeho kontext, ledaže se téma skutečně změnilo. Čtenář má poznat, proč má zprávu ve schránce, aniž by musel otevírat záhadu.

Začněte relevantním spojením a účelem. Fiktivní úvod může znít: V pondělí jsem přes vaše kariérní stránky podal(a) žádost o pozici provozního koordinátora pod číslem OC-27. Píšu, protože je v nabídce váš tým uveden jako kontakt pro nábor, a rád(a) bych si vyjasnil(a) požadavky na cestování. Úvod jde přímo k věci a dává náboráři dost informací k pochopení dotazu.

Pokud vás někdo představil, popište to přesně a pouze s jeho souhlasem. Nepište „navazuji na náš rozhovor“, pokud žádný neproběhl. Nehádejte oslovení ani pravopis jména. Neutrální pozdrav je lepší než chybný předpoklad. Drobné nepřesnosti na začátku mohou odvést pozornost od jinak relevantních důkazů a přidat adresátovi zbytečnou práci.

Vyberte důkaz odpovídající probírané práci. Náborář v těle e-mailu nepotřebuje všechny úspěchy z vašeho životopisu. Popište současnou či nedávnou práci a jeden relevantní přínos. Souvislost ukažte přímo: pokud role vyžaduje koordinovat termíny napříč týmy, uveďte příklad takové práce místo tvrzení, že jste organizovaní a dobře komunikujete.

U fiktivního uchazeče Ellise může důkaz znít: Ve své současné podpůrné roli koordinuji týdenní předávání práce mezi zákaznickým servisem a vyřizováním objednávek a vedu přehled výjimek používaný při řešení opožděných objednávek. Náborář tak získá srozumitelný postup i kontext. Souvislost udržte u koordinační práce, kterou Ellis skutečně vykonával.

Přesně vymezte rozsah své práce. Pokud jste projekt podporovali, řekněte to. Pokud jste odpovídali za jednu část, pojmenujte ji. Při změně oboru vysvětlete přenositelnou práci, aniž byste přejmenovávali svou minulou zkušenost. Skromné, konkrétní tvrzení může být užitečnější než všeobjímající prohlášení, protože čtenáři dává něco, co může s nabídkou porovnat. Podrobné příběhy si nechte do dokumentů či pozdějšího rozhovoru.

Požadavek má odpovídat pravděpodobné roli náboráře a informacím, které může mít. Můžete se zeptat, zda konkrétní pozice spadá do jeho působnosti, zda se uvedené uspořádání práce vztahuje právě na ni nebo zda by byl otevřen krátkému rozhovoru o relevantních příležitostech. Nežádejte v téže zprávě, aby rozhodl o směru vaší kariéry, přepsal váš životopis a našel vám práci.

Nejistotu přiznejte. Pokud nevíte, zda pozici řeší právě on, řekněte to a zeptejte se, zda existuje vhodnější zveřejněný kontakt nebo postup. Nevyžadujte interní doporučení. Jestliže jste už žádost podali, uveďte to; nenaznačujte opak. Pokud nabídka obsahuje jasné pokyny, dodržte je. E-mail nemá sloužit jako důvod vynechat povinné kroky přihlášky.

Fiktivní závěr Ellisovy zprávy může znít: Pokud tuto pozici nabírá váš tým, uvítal bych krátký rozhovor o tom, zda jsou mé zkušenosti s koordinací relevantní. Žádost jsem podal přes kariérní stránky a pro kontext přikládám stejný životopis. Je to prosba, nikoli tvrzení, že náborář Ellisovi dluží posouzení nebo schůzku.

Tento postup použijte, pokud jste zjistili, kdo nabírá na zveřejněnou pozici, a přímý kontakt je vhodný. Ellis, Avery, Cedar Works i níže uvedená nabídka jsou fiktivní. Žádost už byla podána způsobem požadovaným zaměstnavatelem.

Než přidáte další informace, odpovězte na skutečné otázky náboráře. Tato fiktivní odpověď uvádí přesnou dostupnost a ptá se na dvě věci, které ovlivňují vhodnost příležitosti. Pro srozumitelnost je zde použit čas UTC; ve vlastní komunikaci použijte dohodnuté časové pásmo.

E-mail s dotazem má vyřešit skutečnou nejasnost, ne sloužit jako záminka k odeslání druhého motivačního dopisu. V tomto fiktivním případě povaha pracovních cest rozhoduje o tom, zda Ellis může roli vykonávat.

Přiložte materiály, které situace vyžaduje. Pokud náborář požádal o životopis v určitém formátu, respektujte to. Použijte srozumitelný název souboru a před odesláním jej otevřete, abyste ověřili správnou verzi. Nepřikládejte velkou sbírku nesouvisejících dokumentů v naději, že se některý hodí. Stručná zpráva nemá adresátovi vytvářet nečekaný úkol při třídění.

Pokud sdílíte odkaz na portfolio, ujistěte se, že relevantní práce je přístupná a jasně označená. Zkontrolujte oprávnění, aby adresát nemusel zbytečně žádat o přístup. Nepřidávejte důvěrné materiály zaměstnavatele ani informace, které nesmíte sdílet. Svůj přínos můžete popsat nebo poskytnout povolenou ukázku. Profesionalita e-mailu zahrnuje i zkušenost adresáta s materiály, nejen znění těla zprávy.

Kontaktní údaje udržujte přesné a podpis jednoduchý. Společně zkontrolujte adresáta, předmět, jména, označení role a přílohy. Právě zde mohou jinak upravené zprávě zůstat údaje ze staršího návrhu. Přečtěte e-mail očima adresáta: pozná účel, relevanci a požadovaný krok, aniž by musel otevřít všechny přílohy? Pokud ne, tělo zjednodušte, než přidáte další vysvětlování.

Následná zpráva je nejsilnější, když odkazuje na skutečnou předchozí komunikaci, žádost nebo dohodnutý termín. Pokud náborář uvedl datum odpovědi, vycházejte z něj. Pokud ne, zvolte podle situace rozumný odstup a nepovažujte obecný harmonogram za pravidlo. Podle potřeby zachovejte stejné vlákno a položte jasnou otázku místo pouhého dotazu, zda si e-mail přečetl.

Fiktivní následná zpráva by mohla znít: Dobrý den, Avery, navazuji na svůj e-mail o pozici OC-27. Koordinační povinnosti mě stále zajímají a rád bych se zeptal, zda máte nové informace o postupu výběru nebo zda mohu poskytnout další podklady. Chápu, že se termíny mohou změnit. Zpráva je stručná a nenaznačuje, že mlčení dokazuje zamítnutí, přehlížení nebo problém s původním e-mailem.

Nepřecházejte na několik dalších kanálů jen proto, abyste vynutili odpověď. Náborář může být nedostupný, nemusí řešit danou roli nebo nemusí mít nové informace. Pokračujte v hledání dalších vhodných příležitostí. Pokud dostanete jasné zamítnutí nebo žádost o ukončení kontaktu, respektujte ji. Vaše hledání nemá záviset na opakovaném otevírání jedné nezodpovězené konverzace na úkor smysluplnější práce.

Odstraňte chválu, která nevysvětluje váš zájem ani relevanci. Ponechte jeden užitečný důkaz a jeden nezbytný požadavek. Ohleduplný pozdrav, přesný kontext a jasná slova mohou i krátké zprávě dodat lidskost.

Odeslanou zprávu si uložte k záznamu žádosti včetně jejího účelu a případného slíbeného dalšího kroku. Předpoklady upravte podle skutečné odpovědi náboráře. Díky kontextu bude pozdější příprava snazší.

• Mám profesní důvod kontaktovat právě tohoto náboráře.
• Předmět a první věta určují účel zprávy.
• Můj důkaz se vztahuje k probírané práci.
• Požadavek je jasný, omezený a vhodný.
• Jména, údaje o roli, přílohy i kontaktní údaje jsou správné.