วิธีส่งอีเมลถึงผู้สรรหาบุคลากรโดยให้เหตุผลที่ชัดเจนในการตอบกลับ

ก่อนเขียน ให้ระบุความเชื่อมโยงทางอาชีพระหว่างผู้สรรหากับการหางานของคุณ เขาอาจมีชื่อในประกาศ สรรหาให้ทีมหนึ่ง ทำงานในบริษัทจัดหางานที่ดูแลสายของคุณ หรือติดต่อคุณโดยตรง ใช้ข้อมูลที่เขาหรือนายจ้างเปิดเผยเพื่อการทำงาน อย่าคิดว่าผู้สรรหาทุกคนในองค์กรใหญ่ดูแลทุกตำแหน่งหรือแจ้งความคืบหน้าใบสมัครใดก็ได้

หากหาความเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้องไม่ได้ ให้พิจารณาว่าช่องทางสมัครที่นายจ้างประกาศเป็นขั้นต่อไปที่ดีกว่าหรือไม่ ข้อความควรเพิ่มสิ่งที่มีประโยชน์ แทนส่งใบสมัครทั้งหมดซ้ำโดยไม่มีบริบท เป้าหมายไม่ใช่หาทางลับข้ามกระบวนการ แต่สื่อสารให้มีประสิทธิภาพเมื่อผู้สรรหาเป็นคนที่เหมาะรับข้อมูลหรือตอบคำถาม

แนวทางสร้างเครือข่ายของ MIT เน้นเตรียมตัวก่อนติดต่อ สำหรับอีเมลผู้สรรหา หมายถึงรู้ว่าพูดถึงตำแหน่งหรือประเภทงานใดและทำไมผู้รับเกี่ยวข้อง ศึกษาอย่างเป็นมืออาชีพและได้สัดส่วน คุณต้องมีเหตุผลน่าเชื่อถือที่จะเขียน ไม่ใช่ประวัติส่วนตัวละเอียดของผู้รับหรือความเชื่อมโยงที่แต่งขึ้นให้ประโยคเปิดดูสนิทขึ้น

ข้อความแนะนำการสมัครชี้ไปยังตำแหน่งเฉพาะและอธิบายความเกี่ยวข้องสั้น ๆ ข้อความเสนอตัวอธิบายประเภทงานที่กำลังสำรวจเมื่อยังไม่พูดถึงตำแหน่งเจาะจง ข้อความตอบกลับตอบคำขอที่ผู้สรรหาส่งมาแล้ว ส่วนข้อความติดตามถามกระบวนการหรือสิ่งที่ตกลงไว้ ข้อความเหล่านี้ทับซ้อนได้ แต่ควรมีวัตถุประสงค์หนึ่งนำเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าต้องทำอะไร

เขียนวัตถุประสงค์นั้นเป็นประโยคส่วนตัวก่อนร่าง เช่น ฉันต้องการยืนยันว่าตำแหน่งที่ประกาศมีข้อตกลงสถานที่ทำงานตามที่ต้องการหรือไม่ จุดประสงค์นี้เหมาะกับข้อความขอความชัดเจนสั้น ๆ ไม่ใช่จดหมายสมัครงานเต็มฉบับ หรือ ฉันอยากแนะนำประสบการณ์เกี่ยวข้องสำหรับตำแหน่งนี้หลังส่งผ่านระบบที่กำหนดแล้ว ข้อความนั้นควรมีรหัสตำแหน่งและหลักฐานกระชับ

อย่ารวมการถามสถานะ ขอให้แนะนำผู้ติดต่อ ความสนใจหลายตำแหน่งที่ไม่เกี่ยวกัน และขอความเห็นเรื่องเรซูเม่ไว้ในอีเมลเดียว ผู้รับอาจต้องตัดสินก่อนว่าเรื่องใดสำคัญที่สุดจึงจะตอบได้ ค่อยถามข้อที่สองภายหลังเมื่อบทสนทนาดำเนิน ข้อความแรกที่มีจุดเน้นลดความกำกวมและช่วยประเมินว่าคำตอบแก้ความต้องการเดิมหรือไม่

ใช้หัวเรื่องที่บอกบริบท เช่น ชื่อตำแหน่ง หมายเลขอ้างอิง หรือหัวข้อสนทนาที่ตกลงไว้ ภาษาลูกเล่นหรือเร่งด่วนมักไม่เพิ่มข้อมูลมีประโยชน์ หากตอบในชุดอีเมลเดิม ให้คงบริบทเว้นแต่หัวข้อเปลี่ยนจริง ผู้อ่านควรรู้ว่าเหตุใดข้อความอยู่ในกล่องรับโดยไม่ต้องเปิดไขปริศนา

เริ่มด้วยความเชื่อมโยงและวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง ประโยคเปิดสมมติอาจเป็น: ผมสมัครตำแหน่ง ผู้ประสานงานปฏิบัติการ รหัส OC-27 ผ่านหน้าอาชีพของคุณเมื่อวันจันทร์ เขียนมาเพราะประกาศระบุทีมคุณเป็นผู้ติดต่อสรรหา และอยากถามข้อกำหนดการเดินทางให้ชัด ประโยคเปิดนี้ตรงไปตรงมาและให้ข้อมูลพอเข้าใจบริบทคำถาม

หากมีคนแนะนำ ให้บอกตามจริงและได้รับอนุญาตก่อน อย่าใช้วลีอย่าง “ติดตามจากการสนทนาของเรา” หากไม่เคยคุย หลีกเลี่ยงการเดาคำนำหน้าชื่อหรือการสะกดชื่อ คำทักทายกลาง ๆ ดีกว่าสมมติผิด ความคลาดเคลื่อนเล็ก ๆ ตอนต้นอาจเบี่ยงความสนใจจากหลักฐานที่เกี่ยวข้องและเพิ่มงานโดยไม่จำเป็นให้ผู้รับ

เลือกหลักฐานให้ตรงกับงานที่คุย ผู้สรรหาไม่ต้องเห็นทุกผลงานในเรซูเม่ในเนื้อหาอีเมล อธิบายงานปัจจุบันหรือล่าสุดและสิ่งที่มีส่วนร่วมหนึ่งเรื่อง ให้เห็นความเชื่อมโยง หากงานเกี่ยวกับประสานกำหนดส่งข้ามทีม ให้ยกตัวอย่างที่เคยทำ แทนบอกว่ามีระเบียบและสื่อสารดี

สำหรับผู้สมัครสมมติ เอลลิส หลักฐานอาจเป็น: ในงานสนับสนุนปัจจุบัน ผมประสานการส่งต่องานรายสัปดาห์ระหว่างบริการลูกค้ากับฝ่ายจัดเตรียมคำสั่งซื้อ และดูแลบันทึกกรณีผิดปกติที่ใช้แก้คำสั่งซื้อล่าช้า ข้อความให้กระบวนการและบริบทที่ผู้สรรหาเข้าใจได้ คงความเชื่อมโยงให้เน้นงานประสานที่ เอลลิส ทำจริง

ใช้ขอบเขตถูกต้อง หากสนับสนุนโครงการ ให้บอกว่าสนับสนุน หากรับผิดชอบส่วนหนึ่ง ให้ระบุส่วนนั้น หากเปลี่ยนสาย ให้อธิบายงานที่นำทักษะไปใช้ต่อได้โดยไม่เปลี่ยนป้ายประวัติ ข้อความพอดีและเป็นรูปธรรมอาจมีประโยชน์กว่าคำกล่าวอ้างครอบคลุม เพราะให้สิ่งที่ผู้อ่านเทียบกับตำแหน่งได้ เก็บเรื่องละเอียดไว้ในเอกสารหรือการสนทนาต่อไป

คำขอควรเหมาะกับบทบาทที่ผู้สรรหาน่าจะมีและข้อมูลที่เข้าถึงได้ อาจถามว่าตำแหน่งนั้นอยู่ในความดูแลหรือไม่ ข้อตกลงที่ระบุใช้กับตำแหน่งนี้ไหม หรือยินดีคุยสั้น ๆ เรื่องโอกาสที่เกี่ยวข้องหรือไม่ อย่าขอให้เขาตัดสินทิศทางอาชีพ เขียนเรซูเม่ใหม่ และหางานให้ในข้อความเดียว

ระบุความไม่แน่นอนตรง ๆ หากไม่แน่ใจว่าดูแลตำแหน่งหรือไม่ ให้บอกและถามว่ามีผู้ติดต่อที่ประกาศไว้หรือช่องทางที่เหมาะกว่าหรือไม่ อย่าเรียกร้องให้แนะนำคนภายใน หากสมัครแล้ว ให้ระบุแทนทำให้ดูว่ายังไม่ได้สมัคร หากประกาศให้คำแนะนำชัด ให้ทำตาม อีเมลไม่ควรกลายเป็นเหตุผลให้ข้ามขั้นตอนจำเป็น

คำปิดสมมติของ เอลลิส อาจเป็น: หากตำแหน่งนี้อยู่ในความดูแลทีมคุณ ผมยินดีพูดคุยสั้น ๆ ว่าประสบการณ์ประสานงานเกี่ยวข้องหรือไม่ ผมส่งใบสมัครผ่านหน้าอาชีพแล้วและแนบเรซูเม่ฉบับเดียวกันเพื่อให้บริบท นี่คือคำขอ ไม่ใช่อ้างว่าผู้สรรหามีหน้าที่ต้องประเมินหรือนัดพบ เอลลิส

ใช้แนวทางนี้เมื่อระบุผู้สรรหาของตำแหน่งที่ประกาศแล้วและติดต่อโดยตรงได้เหมาะสม เอลลิส, เอเวอรี, Cedar Works และตำแหน่งด้านล่างเป็นเรื่องสมมติ ใบสมัครได้ส่งผ่านช่องทางที่นายจ้างกำหนดแล้ว

ตอบคำถามจริงของผู้สรรหาก่อนแนะนำข้อมูลเพิ่ม คำตอบสมมตินี้ให้เวลาว่างแน่นอนและถามสองรายละเอียดที่ส่งผลต่อความเหมาะสม ที่นี่ใช้ UTC เพื่อชัดเจน คุณควรใช้เขตเวลาที่ตกลงในการติดต่อของตน

อีเมลขอความชัดเจนควรแก้ข้อสงสัยจริง ไม่ใช่ข้ออ้างส่งจดหมายสมัครงานฉบับที่สอง ในกรณีสมมตินี้ ลักษณะการเดินทางส่งผลว่า เอลลิส ทำงานตำแหน่งนี้ได้หรือไม่

ใส่เอกสารตามที่บริบทต้องการ หากผู้สรรหาขอเรซูเม่ชนิดไฟล์เฉพาะ ให้ทำตาม ใช้ชื่อไฟล์ชัดและเปิดตรวจว่าเป็นฉบับที่ตั้งใจก่อนส่ง อย่าแนบเอกสารไม่เกี่ยวข้องจำนวนมากโดยหวังว่าบางฉบับจะมีประโยชน์ ข้อความกระชับไม่ควรสร้างงานคัดแยกที่คาดไม่ถึง

หากส่งลิงก์แฟ้มผลงาน ตรวจว่างานเกี่ยวข้องเข้าถึงได้และระบุชัด ตรวจสิทธิ์โดยไม่บังคับให้ผู้รับขอเข้าถึงโดยไม่จำเป็น อย่าใส่เอกสารลับนายจ้างหรือข้อมูลที่ไม่มีสิทธิ์แบ่งปัน คุณอธิบายส่วนที่ทำหรือให้ตัวอย่างที่อนุญาตแทนได้ ความเป็นมืออาชีพของอีเมลรวมประสบการณ์ที่ผู้รับมีต่อเอกสาร ไม่ใช่แค่อ่านเนื้อหาแล้วเป็นอย่างไร

คงข้อมูลติดต่อให้ถูกต้องและลายเซ็นเรียบง่าย ตรวจผู้รับ หัวเรื่อง ชื่อ รหัสตำแหน่ง และเอกสารแนบร่วมกัน จุดเหล่านี้มักเหลือรายละเอียดจากร่างก่อนแม้ข้อความปรับเฉพาะแล้ว อ่านในฐานะผู้รับหนึ่งรอบ ระบุวัตถุประสงค์ ความเกี่ยวข้อง และสิ่งที่ขอได้โดยไม่เปิดทุกไฟล์ไหม หากไม่ได้ ให้ทำเนื้อหาให้ง่ายก่อนเพิ่มคำอธิบาย

การติดตามมีน้ำหนักที่สุดเมื่ออ้างการติดต่อ ใบสมัคร หรือกรอบเวลาที่ตกลงจริง หากผู้สรรหาให้วันตอบ ใช้บริบทนั้น หากไม่ให้ เลือกช่วงเว้นที่สมเหตุสมผลกับสถานการณ์ แทนถือกำหนดทั่วไปเป็นกฎ คงไว้ในชุดอีเมลเดิมเมื่อช่วยได้ และเพิ่มคำถามชัด แทนถามเพียงว่าเห็นอีเมลหรือยัง

ข้อความติดตามสมมติอาจเป็นว่า เรียน คุณเอเวอรี ผมขอติดตามข้อความเรื่อง OC-27 ยังสนใจหน้าที่ประสานงาน และอยากถามว่ามีความคืบหน้าของกระบวนการ หรือมีข้อมูลเพิ่มเติมที่ผมส่งให้ได้หรือไม่ ผมเข้าใจว่ากรอบเวลาอาจเปลี่ยน ข้อความนี้สั้นและไม่สื่อว่าความเงียบพิสูจน์การปฏิเสธ การละเลย หรือปัญหาของอีเมลเดิม

อย่าไล่ติดต่อหลายช่องทางเพื่อบังคับคำตอบ ผู้สรรหาอาจไม่ว่าง ไม่ดูแลตำแหน่ง หรือยังไม่มีข้อมูลอัปเดต เดินหน้าหาโอกาสอื่นที่เหมาะ หากได้รับคำปฏิเสธชัดหรือขอไม่ให้ติดต่ออีก ให้เคารพ การหางานไม่ควรขึ้นกับการเปิดบทสนทนาที่ไม่ได้คำตอบซ้ำ ๆ จนเสียเวลางานที่เกี่ยวข้องกว่า

ตัดคำชมที่ไม่อธิบายความสนใจหรือความเกี่ยวข้อง เก็บหลักฐานมีประโยชน์หนึ่งประเด็นและคำขอจำเป็นหนึ่งอย่าง คำทักทายใส่ใจ บริบทถูกต้อง และถ้อยคำชัดทำให้ข้อความสั้นอบอุ่นได้

เก็บข้อความที่ส่งกับบันทึกใบสมัคร รวมวัตถุประสงค์และขั้นต่อไปที่ตกลง อัปเดตสมมติฐานด้วยคำตอบจริงของผู้สรรหา บริบทช่วยเตรียมตัวภายหลังง่ายขึ้น

• มีเหตุผลทางอาชีพที่จะติดต่อผู้สรรหาคนนี้
• หัวเรื่องและประโยคแรกระบุวัตถุประสงค์
• หลักฐานเกี่ยวข้องกับงานที่พูดถึง
• คำขอชัดเจน จำกัดขอบเขต และเหมาะสม
• ชื่อ รายละเอียดตำแหน่ง เอกสารแนบ และข้อมูลติดต่อถูกต้อง