Cách viết email cho chuyên viên tuyển dụng để họ có lý do rõ ràng phản hồi

Trước khi viết, hãy xác định mối liên hệ nghề nghiệp giữa chuyên viên tuyển dụng và việc tìm việc của bạn. Họ có thể được ghi tên trong tin tuyển dụng, phụ trách tuyển cho một nhóm cụ thể, làm tại công ty tuyển dụng phục vụ lĩnh vực của bạn hoặc đã trực tiếp liên hệ với bạn. Dùng thông tin mà họ hoặc nhà tuyển dụng công bố cho mục đích nghề nghiệp. Đừng cho rằng bất kỳ chuyên viên tuyển dụng nào trong một tổ chức lớn cũng phụ trách mọi vị trí hoặc có thể cập nhật mọi hồ sơ.

Nếu không xác định được mối liên hệ phù hợp, hãy cân nhắc liệu kênh ứng tuyển mà nhà tuyển dụng công bố có phải bước tiếp theo tốt hơn không. Một tin nhắn nên bổ sung điều hữu ích, thay vì lặp lại toàn bộ hồ sơ mà không có bối cảnh. Mục tiêu không phải là tìm một lối tắt bí mật để bỏ qua quy trình, mà là trao đổi hiệu quả khi chuyên viên tuyển dụng là người phù hợp để nhận thông tin hoặc trả lời câu hỏi.

Hướng dẫn xây dựng quan hệ nghề nghiệp của MIT nhấn mạnh việc chuẩn bị trước khi liên hệ. Với email gửi chuyên viên tuyển dụng, điều đó có nghĩa là biết mình đang trao đổi về vị trí hoặc loại công việc nào và vì sao người nhận phù hợp. Việc tìm hiểu nên giới hạn ở phạm vi nghề nghiệp và ở mức cần thiết. Bạn cần một lý do đáng tin để viết thư, chứ không cần hồ sơ cá nhân chi tiết của người nhận hay một mối liên hệ tự bịa nhằm khiến lời mở đầu có vẻ thân tình hơn.

Thư giới thiệu hồ sơ nêu một vị trí cụ thể và giải thích ngắn gọn tính phù hợp của bạn. Thư chủ động giới thiệu mô tả loại vị trí bạn đang tìm hiểu khi chưa trao đổi về một vị trí chính xác. Thư trả lời đáp lại yêu cầu mà chuyên viên tuyển dụng đã đưa ra. Thư hỏi thăm tiến độ hỏi về một quy trình hoặc cam kết đã có. Các dạng này có thể giao thoa, nhưng nên có một mục đích chủ đạo để người đọc hiểu cần làm gì.

Trước khi soạn thư, hãy tự ghi riêng mục đích đó trong một câu. Ví dụ: Tôi muốn xác nhận vị trí được đăng có hình thức làm việc theo địa điểm mà tôi cần hay không. Mục đích này cần một thư hỏi ngắn để làm rõ, không phải một thư ứng tuyển đầy đủ. Hoặc: Tôi muốn giới thiệu kinh nghiệm liên quan cho vị trí cụ thể này sau khi đã nộp qua cổng bắt buộc. Thư đó nên có mã vị trí và minh chứng cô đọng.

Tránh gộp yêu cầu cập nhật tiến độ, đề nghị giới thiệu, mối quan tâm đến nhiều vị trí không liên quan và yêu cầu góp ý CV vào cùng một email. Người nhận có thể không trả lời được việc nào nếu chưa xác định việc gì quan trọng nhất. Bạn có thể hỏi câu thứ hai sau nếu cuộc trao đổi tiếp tục. Một thư đầu tiên có trọng tâm giúp giảm mơ hồ và giúp bạn đánh giá câu trả lời có thực sự giải quyết nhu cầu ban đầu không.

Dùng tiêu đề xác định được bối cảnh: tên vị trí, mã tuyển dụng hoặc chủ đề của cuộc trao đổi đã thống nhất. Cách diễn đạt gây tò mò hoặc khẩn cấp hiếm khi bổ sung thông tin hữu ích. Nếu trả lời một chuỗi thư có sẵn, hãy giữ bối cảnh trừ khi chủ đề thực sự thay đổi. Người đọc nên nhận ra vì sao thư nằm trong hộp thư của họ mà không phải mở một thông điệp đầy bí ẩn.

Mở đầu bằng mối liên hệ và mục đích phù hợp. Một lời mở đầu hư cấu có thể là: Tôi đã ứng tuyển vị trí Điều phối viên vận hành, mã OC-27, qua trang tuyển dụng của quý công ty vào thứ Hai. Tôi viết thư vì tin đăng ghi nhóm của anh/chị là đầu mối tuyển dụng, và tôi muốn làm rõ yêu cầu đi công tác. Phần mở đầu này đi thẳng vào vấn đề và cung cấp đủ thông tin để chuyên viên tuyển dụng hiểu bối cảnh câu hỏi.

Nếu có người giới thiệu bạn, hãy mô tả đúng sự thật và chỉ nêu khi được phép. Đừng dùng những câu như tiếp nối cuộc trao đổi của chúng ta nếu chưa từng có cuộc trao đổi nào. Tránh đoán cách xưng hô hoặc cách viết tên. Một lời chào trung tính tốt hơn một giả định sai. Những sai sót nhỏ ở đầu thư có thể khiến người đọc phân tâm khỏi minh chứng vốn phù hợp và tạo thêm việc không cần thiết cho họ.

Chọn minh chứng phù hợp với công việc đang trao đổi. Chuyên viên tuyển dụng không cần đọc mọi thành tích trong CV ngay trong nội dung email. Hãy giải thích công việc hiện tại hoặc gần đây và một đóng góp liên quan. Làm rõ mối liên hệ: nếu vị trí yêu cầu điều phối thời hạn giữa các nhóm, hãy nêu ví dụ bạn đã làm việc đó thay vì chỉ nói mình có tổ chức và giao tiếp tốt.

Với một ứng viên hư cấu tên Ellis, minh chứng có thể là: Trong công việc hỗ trợ hiện tại, tôi điều phối việc bàn giao hằng tuần giữa bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận xử lý đơn hàng, đồng thời duy trì sổ theo dõi các trường hợp ngoại lệ dùng để giải quyết đơn chậm. Điều này cho chuyên viên tuyển dụng một quy trình và bối cảnh dễ hình dung. Hãy tập trung mối liên hệ vào công việc điều phối mà Ellis thực sự đã làm.

Nêu đúng phạm vi trách nhiệm. Nếu bạn hỗ trợ dự án, hãy nói là hỗ trợ. Nếu phụ trách một phần, hãy chỉ rõ phần đó. Nếu chuyển lĩnh vực, hãy giải thích công việc có thể vận dụng sang lĩnh vực mới mà không đổi tên quá trình làm việc của mình. Một phát biểu khiêm tốn, cụ thể có thể hữu ích hơn lời khẳng định bao quát vì nó cho người đọc căn cứ để đối chiếu với vị trí. Dành những câu chuyện chi tiết cho tài liệu hoặc cuộc trao đổi sau đó.

Đề nghị nên phù hợp với vai trò có thể có của chuyên viên tuyển dụng và thông tin họ có. Bạn có thể hỏi một vị trí cụ thể có thuộc phạm vi họ phụ trách không, hình thức làm việc đã nêu có áp dụng cho vị trí này không hoặc họ có sẵn lòng trao đổi ngắn về các cơ hội liên quan không. Tránh yêu cầu họ vừa định hướng nghề nghiệp, viết lại CV, vừa tìm việc cho bạn trong cùng một thư.

Nêu rõ điều chưa chắc chắn. Nếu không biết họ có phụ trách vị trí đó không, hãy nói vậy và hỏi xem có đầu mối hoặc kênh công khai nào phù hợp hơn không. Đừng đòi được giới thiệu nội bộ. Nếu đã ứng tuyển, hãy nêu rõ thay vì khiến người nhận hiểu là bạn chưa nộp. Nếu tin đăng có hướng dẫn rõ, hãy làm theo; email không nên trở thành lý do để bỏ qua các bước bắt buộc.

Một phần kết hư cấu cho Ellis có thể là: Nếu vị trí này thuộc phạm vi nhóm anh/chị phụ trách, tôi mong có một cuộc trao đổi ngắn về mức độ liên quan của kinh nghiệm điều phối của mình. Tôi đã nộp hồ sơ qua trang tuyển dụng và đính kèm cùng bản CV đó để anh/chị tiện tham khảo. Đây là lời đề nghị, không phải khẳng định rằng chuyên viên tuyển dụng có nghĩa vụ đánh giá hoặc gặp Ellis.

Dùng cách này khi bạn đã xác định chuyên viên tuyển dụng cho một vị trí được đăng và việc liên hệ trực tiếp là phù hợp. Ellis, Avery, Cedar Works và vị trí dưới đây đều hư cấu. Hồ sơ đã được nộp qua kênh mà nhà tuyển dụng yêu cầu.

Trả lời đúng những câu hỏi của chuyên viên tuyển dụng trước khi bổ sung nội dung khác. Thư trả lời hư cấu này đưa ra thời gian có thể trao đổi cụ thể và hỏi hai thông tin ảnh hưởng đến mức độ phù hợp của cơ hội. Ở đây dùng UTC để rõ ràng; trong trao đổi của bạn, hãy dùng múi giờ đã thống nhất.

Email làm rõ thông tin nên giải quyết một điều thực sự chưa rõ, không phải là cái cớ để gửi thư ứng tuyển thứ hai. Trong tình huống hư cấu này, tính chất của yêu cầu đi công tác ảnh hưởng đến khả năng Ellis đảm nhiệm vị trí.

Gửi những tài liệu mà bối cảnh đòi hỏi. Nếu chuyên viên tuyển dụng yêu cầu CV ở một định dạng cụ thể, hãy làm theo. Đặt tên tệp rõ ràng và mở tệp trước khi gửi để kiểm tra đúng phiên bản. Đừng đính kèm một tập lớn tài liệu không liên quan với hy vọng một tệp nào đó sẽ hữu ích. Một thông điệp ngắn gọn không nên bất ngờ tạo thêm việc phân loại cho người nhận.

Nếu chia sẻ đường dẫn hồ sơ sản phẩm, hãy bảo đảm người nhận truy cập được phần việc liên quan và các mục được ghi nhãn rõ ràng. Kiểm tra quyền truy cập để không buộc họ phải xin quyền khi không cần thiết. Đừng gửi tài liệu bảo mật của nơi làm việc hoặc thông tin bạn không có quyền chia sẻ. Thay vào đó, bạn có thể mô tả đóng góp của mình hoặc đưa ra một mẫu được phép chia sẻ. Tính chuyên nghiệp của email còn nằm ở trải nghiệm của người nhận với tài liệu, không chỉ ở cách viết phần nội dung.

Giữ thông tin liên hệ chính xác và chữ ký đơn giản. Kiểm tra đồng thời người nhận, tiêu đề, tên, mã vị trí và tệp đính kèm. Đây là những chỗ một thư vốn đã được điều chỉnh vẫn dễ sót thông tin từ bản nháp trước. Đọc lại một lần từ góc nhìn người nhận: có nhận ra mục đích, tính liên quan và việc được đề nghị mà không phải mở mọi tệp không? Nếu chưa, hãy đơn giản hóa nội dung trước khi thêm lời giải thích.

Thư hỏi thăm tiến độ có cơ sở nhất khi nhắc đến một cuộc trao đổi, hồ sơ hoặc mốc thời gian đã thống nhất có thật. Nếu chuyên viên tuyển dụng hẹn ngày trả lời, hãy dùng bối cảnh đó. Nếu chưa hẹn, hãy chọn khoảng chờ hợp lý với tình huống thay vì coi một lịch chung là quy tắc. Khi hữu ích, giữ thư trong cùng chuỗi trao đổi và bổ sung câu hỏi rõ ràng thay vì chỉ hỏi họ đã thấy email chưa.

Một thư hỏi thăm hư cấu có thể là: Chào Avery, tôi viết để hỏi thăm về thư trước liên quan đến OC-27. Tôi vẫn quan tâm đến các trách nhiệm điều phối và muốn hỏi liệu quy trình có cập nhật gì hoặc tôi có thể cung cấp thêm thông tin nào không. Tôi hiểu các mốc thời gian có thể thay đổi. Thư này ngắn gọn và không ngụ ý rằng việc chưa trả lời chứng tỏ bị từ chối, bị bỏ mặc hoặc email ban đầu có vấn đề.

Đừng liên hệ dồn dập qua nhiều kênh để buộc người khác trả lời. Chuyên viên tuyển dụng có thể đang vắng mặt, không phụ trách vị trí hoặc chưa có cập nhật để cung cấp. Hãy tiếp tục tìm các cơ hội phù hợp khác. Nếu nhận được lời từ chối rõ ràng hoặc yêu cầu không liên hệ thêm, hãy tôn trọng. Việc tìm việc không nên phụ thuộc vào việc liên tục khơi lại một cuộc trao đổi chưa được trả lời, khiến bạn bỏ bê những việc phù hợp hơn.

Bỏ những lời khen không giải thích được mối quan tâm hoặc tính liên quan của bạn. Giữ một minh chứng hữu ích và một đề nghị thiết yếu. Lời chào chu đáo, bối cảnh chính xác và câu chữ rõ ràng có thể tạo sự thân thiện cho một thư ngắn.

Lưu thư đã gửi cùng hồ sơ theo dõi ứng tuyển, bao gồm mục đích và bước tiếp theo đã hẹn nếu có. Điều chỉnh những điều bạn đang giả định dựa trên câu trả lời thực tế của chuyên viên tuyển dụng. Bối cảnh giúp việc chuẩn bị về sau dễ hơn.

• Tôi có lý do nghề nghiệp phù hợp để liên hệ chuyên viên tuyển dụng này.
• Tiêu đề và câu đầu xác định mục đích.
• Minh chứng của tôi liên quan đến công việc đang trao đổi.
• Đề nghị rõ ràng, có giới hạn và phù hợp.
• Tên, thông tin vị trí, tệp đính kèm và thông tin liên hệ đều chính xác.