Så mejlar du en rekryterare med en tydlig anledning att svara

Innan du skriver ska du fastställa den professionella kopplingen mellan rekryteraren och ditt jobbsökande. Personen kan stå som kontakt i en annons, rekrytera för ett visst team, arbeta på en byrå inom ditt område eller ha kontaktat dig direkt. Använd information som personen eller arbetsgivaren tillgängliggör i yrkessammanhang. Anta inte att varje rekryterare på en stor organisation hanterar varje tjänst eller kan ge besked om vilken ansökan som helst.

Om du inte kan fastställa en relevant koppling, överväg om arbetsgivarens publicerade ansökningsväg är ett bättre nästa steg. Ett meddelande bör tillföra något användbart i stället för att upprepa hela ansökan utan sammanhang. Målet är inte att hitta en hemlig väg runt processen. Det är att kommunicera effektivt när en rekryterare är rätt person att ta emot informationen eller besvara frågan.

MIT:s vägledning om nätverkande betonar förberedelser före kontakt. För mejl till rekryterare innebär det att veta vilken tjänst eller typ av arbete du diskuterar och varför mottagaren är relevant. Håll efterforskningarna professionella och proportionerliga. Du behöver ett trovärdigt skäl att skriva, inte en detaljerad personlig profil av mottagaren eller en påhittad koppling som får inledningen att låta varmare.

En ansökningsintroduktion hänvisar till en specifik tjänst och förklarar kort din relevans. En spontan presentation beskriver vilka typer av tjänster du utforskar när ingen exakt tjänst diskuteras. Ett svar besvarar rekryterarens befintliga förfrågan. En uppföljning frågar om en etablerad process eller överenskommelse. Meddelandena kan överlappa, men ett syfte bör dominera så att läsaren förstår vilken handling som behövs.

Skriv ner syftet i en privat mening innan du börjar formulera mejlet. Till exempel: Jag vill bekräfta om den annonserade tjänsten omfattar det arbetsplatsupplägg jag behöver. Det syftet kräver ett kort förtydligande meddelande, inte ett helt personligt brev. Eller: Jag vill presentera min relevanta bakgrund för den här angivna tjänsten efter att ha sökt via den obligatoriska portalen. Det meddelandet bör innehålla tjänstens referens och korta belägg.

Undvik att kombinera en statusfråga, en begäran om rekommendation, intresse för flera orelaterade tjänster och en förfrågan om cv-återkoppling i samma mejl. Mottagaren kan sakna möjlighet att besvara något utan att först avgöra vad som är viktigast. Du kan ställa en andra fråga senare om samtalet utvecklas. Ett fokuserat första meddelande minskar tvetydigheten och hjälper dig att bedöma om svaret faktiskt löser ditt ursprungliga behov.

Använd en ämnesrad som anger sammanhanget: en jobbtitel, ett referensnummer eller ämnet för ett överenskommet samtal. Fyndiga eller brådskande formuleringar tillför sällan användbar information. Om du svarar i en befintlig tråd ska du behålla dess sammanhang om ämnet inte faktiskt har ändrats. Läsaren bör kunna förstå varför meddelandet finns i inkorgen utan att behöva öppna en gåta.

Börja med den relevanta kopplingen och syftet. En fiktiv inledning kan lyda: Jag sökte tjänsten som verksamhetssamordnare, referens OC-27, via er karriärsida i måndags. Jag skriver eftersom annonsen anger ert team som rekryteringskontakt och jag vill klargöra resekravet. Inledningen är rak och ger rekryteraren tillräckligt med information för att förstå frågans sammanhang.

Om någon presenterade dig, beskriv det korrekt och bara med tillåtelse. Använd inte formuleringar som uppföljning av vårt samtal om inget samtal ägde rum. Undvik att gissa en personlig titel eller stavningen av ett namn. En neutral hälsning är bättre än ett felaktigt antagande. Små fel i början kan distrahera från annars relevanta belägg och skapa onödigt arbete för mottagaren.

Välj belägg som matchar arbetet som diskuteras. Rekryteraren behöver inte varje prestation från ditt cv i mejlets brödtext. Förklara ditt nuvarande eller senaste arbete och ett relevant bidrag. Gör kopplingen synlig: om tjänsten innebär att samordna tidsfrister mellan team, nämn ett exempel på sådant arbete i stället för att säga att du är organiserad och bra på att kommunicera.

För en fiktiv kandidat som heter Ellis kan belägget vara: I min nuvarande supporttjänst samordnar jag veckovisa överlämningar mellan kundservice och orderhantering och håller avvikelseloggen för försenade beställningar uppdaterad. Det ger rekryteraren en igenkännbar process och ett sammanhang. Håll kopplingen fokuserad på samordningsarbetet som Ellis faktiskt har utfört.

Beskriv omfattningen korrekt. Om du stödde ett projekt, skriv stödde. Om du ansvarade för en del, ange den delen. Om du byter område ska du förklara det överförbara arbetet utan att döpa om din bakgrund. Ett återhållsamt, konkret påstående kan vara mer användbart än ett svepande, eftersom det ger läsaren något att jämföra med tjänsten. Spara utförliga berättelser till dokumenten eller samtalet som följer.

Förfrågan bör passa rekryterarens sannolika roll och tillgängliga information. Du kan fråga om en angiven tjänst ligger inom personens ansvarsområde, om ett beskrivet upplägg gäller den här tjänsten eller om personen kan tänka sig ett kort samtal om relevanta möjligheter. Undvik att i samma meddelande be personen bestämma din karriärinriktning, skriva om ditt cv och hitta ett jobb åt dig.

Gör osäkerheten tydlig. Om du inte vet om personen hanterar tjänsten, säg det och fråga om det finns en lämpligare publicerad kontakt eller väg. Kräv inte interna introduktioner. Om du redan har sökt ska du ange det i stället för att antyda motsatsen. Följ tydliga anvisningar i annonsen; ett mejl får inte bli ett skäl att hoppa över obligatoriska ansökningssteg.

En fiktiv avslutning för Ellis kan lyda: Om tjänsten ligger inom ert teams ansvarsområde tar jag gärna ett kort samtal om huruvida min samordningserfarenhet är relevant. Jag har skickat in ansökan via karriärsidan och bifogat samma cv som bakgrund. Det är en förfrågan, inte ett påstående om att rekryteraren är skyldig Ellis en bedömning eller ett möte.

Använd det här upplägget när du har identifierat rekryteraren för en annonserad tjänst och direktkontakt är lämplig. Ellis, Avery, Cedar Works och tjänsten nedan är fiktiva. Ansökan har redan skickats in genom arbetsgivarens obligatoriska kanal.

Besvara rekryterarens faktiska frågor innan du lägger till mer material. Det här fiktiva svaret ger exakta tider och ber om två uppgifter som påverkar om möjligheten passar. UTC används här för tydlighet; använd tidszonen ni har kommit överens om i er egen kontakt.

Ett mejl för att få ett förtydligande bör lösa en verklig osäkerhet, inte vara en ursäkt att skicka ett andra personligt brev. I det här fiktiva fallet påverkar resekravets karaktär om Ellis kan utföra arbetet.

Ta med det material som sammanhanget kräver. Om rekryteraren har bett om ett cv i ett visst format ska du följa önskemålet. Använd ett tydligt filnamn och öppna filen före utskick för att kontrollera att det är rätt version. Bifoga inte en stor samling orelaterade dokument i hopp om att något blir användbart. Ett kort meddelande ska inte skapa en oväntad sorteringsuppgift.

Om du delar en portfoliolänk ska du se till att det relevanta arbetet är tillgängligt och tydligt märkt. Kontrollera behörigheterna så att mottagaren inte behöver begära åtkomst i onödan. Ta inte med konfidentiellt arbetsgivarmaterial eller information du inte har rätt att dela. Du kan i stället beskriva ditt bidrag eller ge ett tillåtet arbetsprov. Mejlets professionalitet omfattar hur mottagaren upplever materialet, inte bara hur brödtexten läses.

Håll kontaktuppgifterna korrekta och signaturen enkel. Granska mottagare, ämne, namn, tjänstereferens och bilagor tillsammans. Det är vanliga ställen där detaljer från ett tidigare utkast blir kvar även i ett annars anpassat meddelande. Läs mejlet en gång som mottagare: kan du identifiera syfte, relevans och önskad handling utan att öppna varje bilaga? Om inte, förenkla brödtexten innan du lägger till fler förklaringar.

En uppföljning är starkast när den hänvisar till en verklig tidigare kontakt, ansökan eller överenskommen tidsplan. Om rekryteraren angav ett svarsdatum, använd det sammanhanget. Om inget angavs, välj ett rimligt intervall för situationen i stället för att behandla ett generiskt schema som en regel. Behåll meddelandet i samma tråd när det hjälper och lägg till en tydlig fråga i stället för att bara fråga om personen såg ditt mejl.

En fiktiv uppföljning kan lyda: Hej Avery, jag följer upp mitt meddelande om OC-27. Jag är fortfarande intresserad av samordningsansvaret och undrar om det finns någon uppdatering om processen eller ytterligare information som jag kan lämna. Jag har förståelse för att tidsplaner kan förändras. Meddelandet är kort och antyder inte att tystnad bevisar ett avslag, försummelse eller något problem med det ursprungliga mejlet.

Trappa inte upp kontakten genom flera kanaler för att tvinga fram ett svar. Rekryteraren kan vara otillgänglig, inte hantera tjänsten eller sakna en uppdatering att ge. Fortsätt söka andra lämpliga möjligheter. Om du får ett tydligt avslag eller en uppmaning att inte kontakta personen mer ska du respektera det. Ditt jobbsökande bör inte bygga på att upprepade gånger återöppna ett obesvarat samtal på bekostnad av mer relevant arbete.

Ta bort beröm som inte förklarar ditt intresse eller din relevans. Behåll ett användbart belägg och en nödvändig förfrågan. En omtänksam hälsning, korrekt sammanhang och tydliga formuleringar kan göra ett kort meddelande varmt.

Spara det skickade meddelandet tillsammans med ansökningsposten, inklusive syftet och eventuella utlovade nästa steg. Uppdatera dina antaganden med rekryterarens faktiska svar. Sammanhanget gör senare förberedelser lättare.

• Jag har ett yrkesrelaterat skäl att kontakta den här rekryteraren.
• Ämnesraden och första meningen identifierar syftet.
• Mina belägg gäller arbetet som diskuteras.
• Förfrågan är tydlig, avgränsad och lämplig.
• Namn, tjänsteuppgifter, bilagor och kontaktinformation är korrekta.