Ön Yazıyı Açık Bir Sonraki Adımla Bitirin

Mektubu kapanış olmadan okuyun. Okur ne öğrendi ve hâlâ neyin söylenmesi gerekiyor? Genellikle kanıt zaten mevcuttur; kalan iş onu fırsatla ilişkilendirip yazışmayı bitirmektir. Önemli bir yeterlilik ilk kez kapanışta görünüyorsa gövdeyi yeniden düşünün. Önemli kanıtlar son paragraftan önce anlaşılabilecek kadar yer bulmalıdır.

Oxford’un ön yazı rehberi, ilgiyi yeniden belirten ve mektubu uygun biçimde bitiren bir sonuç bölümü içerir. Düzenleme yaklaşımımız, bu sonucun yeni bir liste yerine yararlı bir bağlantı ekleyip eklemediğini sorar. Son paragraf, konuşmak istediğiniz katkıyı adlandırabilir; ancak ikinci bir özgeçmişin sıkıştırılmış hâline dönüşmemelidir. Odaklı bir kapanış, belgenin tamamını bilinçli ve eksiksiz hissettirir.

Kurgusal aday Luis’in, Birch Archive’da koleksiyon asistanlığına başvurduğunu düşünün. Mektubunda katalog kayıtlarını kontrol etmeyi ve öğrenci sergisi için materyal düzenlemeyi anlatıyor. Kapanış dikkatli kayıt tutma ve pratik hazırlıktan söz edebilir. Ancak mektupta hiç gösterilmemiş sıra dışı liderlik veya ileri koruma becerilerini birdenbire duyurmamalıdır. Son izlenim, okurun az önce gördüğü kanıtla tutarlı olmalıdır.

Yararlı bir görüşme daveti, ilginizi açıkça gösterirken işe alım kararını işverene bırakır. İlgili bir katkıyı konuşma veya bir projeyi daha ayrıntılı anlatma fırsatını memnuniyetle karşılayabilirsiniz. Mülakatın size borçlu olunduğu izlenimini veren ifadelerden kaçının. Öte yandan umudunuzu tekrar tekrar dile getirmek de doğrudan yazılmış bir mektubu güvence talebine dönüştürerek zayıflatabilir.

Luis için uygun bir cümle şöyledir: “Kayıt kontrolü ve sergi hazırlığı deneyimimin koleksiyon ekibinizi nasıl destekleyebileceğini görüşme fırsatını memnuniyetle karşılarım.” Bu, görüşmenin içeriğini belirtir. Daha az yararlı bir sürüm ise şöyle olur: “Kusursuz aday olduğum konusunda bana katılacağınızı biliyorum ve mülakatımı ayarlamayı bekliyorum.” İkincisi, adayın bilemeyeceği bir yargıyı öngörür ve kanıt eklemez.

Süreç için uygun değilse ve gerçekten yapmayı düşünmüyorsanız belirli bir tarihte arayacağınızı vaat etmeyin. Kapanış, alıcı için yapay bir yükümlülük oluşturma yeri değildir. İşveren adaylardan kendisine ulaşılmasını beklemelerini istediyse buna uyun. Görüşmeye davet ettiyse bir şablonun varsayılan ifadesini kural saymak yerine bu davete doğrudan yanıt verin.

Müsaitlik, taşınma planı, işe başlama zamanı veya istenen iletişim bilgisi ilgiliyse ya da açıkça istenmişse sona yakın yer alabilir. İfadeyi doğru ve kolay anlaşılır tutun. “Hemen başlayabilirim” tam da bunu ifade etmelidir. Tercih edilen başlangıç tarihi, o tarihte kesin olarak başlayabilmekten farklıdır. Açıklığa kavuşturmanız gereken koşullar varsa bunları coşkulu bir kapanışa saklamayın veya tutamayacağınız sözler vermeyin.

Başvuru formu aynı bilgileri zaten topluyorsa tekrar gereksiz olabilir. Bilgi başvurunun önemli bir yönünü açıklamıyorsa mektup işe odaklanabilir. Örneğin planlanan bir taşınma, başka şehirdeki bir role neden başvurduğunuzu açıklayabilir. Bütün kişisel durumunuzu anlatmadan olguyu kısaca belirtin. Okurun ihtiyacı bütün arka plan değil, pratik sonucudur.

Luis’ten mülakata ne zaman katılabileceğini belirtmesi istendi. Uygun bir zaman aralığını ve gerekliyse ilgili saat dilimini ayrı bir cümlede verebilir. Bu cümle katkı ifadesini gölgelememelidir. Takvim bilgisi istenmediyse eklemeyebilir. Her satır olası bütün gelecek yazışmaları öngörmek yerine mevcut bir amaca hizmet ettiğinde kapanış daha temiz olur.

Profesyonel kapanışlar ülkeye, kuruluşa ve iletişim aracına göre değişir. İngilizce başvurularda “Kind regards” veya “Sincerely” gibi geleneksel seçenekler işe yarayabilir. Bazı resmî Britanya yazışmaları, adı bilinen ve bilinmeyen alıcılar arasında ayrım yapar. Önemli olduğunda belirli talimatlara veya yerleşik yerel kurallara uyun; ancak küçük bir kapanış tercihinin mektuptaki kanıttan daha fazla emek istemesine izin vermeyin.

Adınızı başvurunun geri kalanıyla tutarlı kullanın. İmzanın altına iletişim bilgileri ekliyorsanız bunları özgeçmiş ve gönderimde kullanılan e-postayla karşılaştırın. Dijital bir mektubun tamamlanmış görünmesi için süslü imza görseline genellikle ihtiyacı yoktur. Görsel eklemek, okurun size ulaşmasına veya adaylığınızı anlamasına yardımcı olmadan düzen sorunları yaratabilir. Başvuruda özel bir gereklilik yoksa sadeliği seçin.

Fazla samimi kapanışlardan, abartılı teşekkürlerden veya okura duygusal baskı uygulayan mesajlardan kaçının. Başvuruyu değerlendirdiği için teşekkür etmek yeterlidir. Role ne kadar çaresizce ihtiyacınız olduğunu veya yanıt gelmezse ne kadar üzüleceğinizi açıklamanız gerekmez. Bu duygular gerçek olabilir, ancak kapanışın profesyonel amacı açık bir gerekçeyi bitirmek ve başvuru sürecindeki sonraki adımı desteklemektir.

Bu örnekteki bütün ayrıntılar kurgusaldır. “Sayın Birch Archive İşe Alım Ekibi, koleksiyon asistanlığı pozisyonuna başvuruyorum çünkü kamusal arşiv programınıza özenli kayıt çalışması ve pratik sergi hazırlığıyla katkı sunmak istiyorum. Bir öğrenci sergisi projesinde, ekibin tutarlı etiketler hazırlayabilmesi ve kurulum sırasında materyalleri bulabilmesi için eser bilgilerini düzenlemeye yardımcı oldum.”

“Sorumluluğum çalışma envanterini sergi listesiyle karşılaştırmak, eksik ayrıntıları kaydetmek ve kesin olmayan kayıtları tahmin etmek yerine proje sorumlusuna iletmekti. Bir eser iki farklı ada benzer biçimde kaydedildiğinde kaynak notları kontrol edip üzerinde anlaşılan ifadeyi belgeledim. Ayrıca hangi materyalin hangi sergileme alanına ait olduğunu gösteren bir kurulum listesi hazırladım. Bu görevler doğrulanmış bilgiyle hâlâ yanıt bekleyen soruyu açıkça ayırmayı öğretti.”

“Birch Archive’ın kamusal sergileri katalog erişimiyle bir araya getirmesi ilgimi çekiyor; ikisi de insanların güvenle kullanabileceği bilgiye dayanıyor. Koleksiyon süreçlerinizi öğrenirken sabırlı kontrol alışkanlığımı ve çözülmemiş soruların açık kaydını beraberimde getirebilirim. Bu yaklaşımın ekibin günlük işini nasıl destekleyebileceğini görüşmekten memnuniyet duyarım. Başvurumu değerlendirdiğiniz için teşekkür ederim. Saygılarımla, Luis Moreno.” Kapanış, yukarıda gösterilen yaklaşıma döner ve dayanaksız iddialar eklemeden ilgili bir görüşme önerir.

Kapanışınız girişteki bütün sıfatları tekrarlıyorsa bunları işe ilişkin kısa bir gönderme ile değiştirin. Yeni bir öyküye başlıyorsa o öyküyü gövdeye taşıyın veya çıkarın. Mülakatı olmuş gibi varsayıyorsa ifadeyi bir davete dönüştürün. İşverenin talimatlarıyla çelişen bir takip sözü içeriyorsa sözü silin. Her düzeltme belirli bir iletişim sorununu çözer.

Kurgusal, zayıf bir kapanış şöyledir: “Çalışkan, kendini adamış, tutkulu ve hevesli biriyim; kendimi kanıtlama şansı vereceğinizi umuyorum.” Luis bunu şöyle düzeltebilir: “Titiz kayıt çalışmalarımı koleksiyon programınızda nasıl kullanabileceğimi görüşmek isterim.” Düzeltme daha kısadır, ancak değeri ilgisinden gelir. Bir dizi kişilik özelliğine inanılmasını istemek yerine mektupta zaten bulunan kanıta dayanır.

Mektubu soğuklaştırmadan duygusal tonunu kontrol edin. İşe duyulan ilgi hakkında sıcak bir cümle uygundur. Sorun heves değil, başvurunun içeriğinin yerini alan veya alıcıdan belirsizliğinizi gidermesini isteyen hevestir. Doğrudan ve düşünceli bir kapanış, odağı rolde tutarken insani gelebilir. Tonun tutarlı kalıp kalmadığını duymak için gövdeden sonra yüksek sesle okuyun.

Kapanışı başlık ve alıcı bilgileriyle birlikte gözden geçirin. Adın, e-postanın, rol unvanının ve kuruluşun doğru olduğundan emin olun. Dışa aktarılan belgede imzanın tek başına yeni sayfada kalıp kalmadığını veya akışı kesen büyük bir boşluk bulunup bulunmadığını kontrol edin. Düzen garipleşirse yazıyı küçültmeden önce içeriği düzenleyin. Okunabilir bir mektup, metni rahatsız edici ölçüde küçülterek tek sayfaya sığdırılandan daha yararlıdır.

E-postayla başvuruda e-postanın kapanışını ekteki mektubun kapanışından ayırın. Aynı paragrafı iki kez tekrarlamadan uyumlu olabilirler. İletim e-postası eki tanıtıp alıcıya teşekkür etmekle yetinebilir; daha kapsamlı gerekçeyi mektup taşır. E-postanın kendisi ön yazıysa son satırlar doğrudan o gövdeyi tamamlamalıdır. Okurun gerçekten ne gördüğüne gönderim biçimine bakarak karar verin.

Kapanış netleştiğinde yalnızca daha etkileyici duyulsun diye yeni sürümler eklemeyi bırakın. Gönderilen belgeyi başvurunun diğer parçalarıyla saklayın. Mülakat olursa kapanıştaki katkı ifadesi ileri sürdüğünüz gerekçeyi hatırlamanıza yardımcı olabilir. Başvurunun başarılı olacağını vaat etmek yerine açıklayabileceğiniz gerçek iş hakkında bir görüşmeye işaret ettiğinde yararlı bir son cümledir.

• Kapanış yeni bir iddia eklemeden mevcut gerekçeyi tamamlıyor.
• Görüşme davetim kendinden emin ve kararı işverene bırakıyor.
• İstenen müsaitlik veya iletişim bilgileri doğru.
• İmza, iletişim aracına ve profesyonel bağlama uygun.
• Son satırlar dışa aktarılan dosyada da okunabilir.