Kết thư ứng tuyển bằng bước tiếp theo rõ ràng

Đọc lá thư khi chưa có phần kết. Người đọc đã biết gì và còn điều gì cần nói? Thường minh chứng đã có, nên việc còn lại là nối nó với cơ hội và khép lại trao đổi. Nếu một năng lực quan trọng lần đầu xuất hiện ở phần kết, hãy xem lại thân thư. Minh chứng quan trọng cần đủ chỗ để được hiểu trước đoạn cuối.

Hướng dẫn của Oxford có phần kết nhắc lại mối quan tâm và khép thư phù hợp. Cách biên tập của chúng tôi hỏi phần kết có thêm mối liên hệ hữu ích thay vì danh sách khác không. Đoạn cuối có thể nêu đóng góp muốn trao đổi, nhưng không nên thành CV thứ hai bị nén lại. Kết tập trung giúp tài liệu có chủ đích và trọn vẹn.

Hãy hình dung ứng viên hư cấu Luis ứng tuyển vị trí trợ lý bộ sưu tập tại Birch Archive. Lá thư mô tả việc kiểm tra mục danh mục và tổ chức vật liệu cho triển lãm của sinh viên. Phần kết có thể nhắc đến sự cẩn thận với hồ sơ và công tác chuẩn bị thực tế. Nó không nên đột ngột tuyên bố khả năng lãnh đạo xuất sắc hoặc kỹ năng bảo tồn nâng cao mà thư chưa từng chứng minh. Ấn tượng cuối cần nhất quán với minh chứng người đọc vừa xem xét.

Một lời mời trao đổi hữu ích vẫn để quyết định tuyển dụng thuộc về nhà tuyển dụng, đồng thời làm rõ sự quan tâm của bạn. Bạn có thể mong có cơ hội thảo luận về một đóng góp liên quan hoặc giải thích dự án chi tiết hơn. Tránh cách nói như thể nhà tuyển dụng đã có nghĩa vụ mời bạn phỏng vấn. Ngược lại, việc lặp đi lặp lại hy vọng có thể làm yếu một lá thư vốn trực tiếp khi biến phần kết thành lời xin được trấn an.

Với Luis, một câu phù hợp là: Tôi rất mong có cơ hội trao đổi về cách kinh nghiệm kiểm tra hồ sơ và chuẩn bị triển lãm có thể hỗ trợ nhóm bộ sưu tập của quý đơn vị. Nó nêu nội dung cuộc trao đổi. Phiên bản ít hữu ích hơn là: Tôi biết quý đơn vị sẽ đồng ý rằng tôi là ứng viên hoàn hảo và mong được sắp xếp buổi phỏng vấn của mình. Câu sau dự đoán một đánh giá mà ứng viên không thể biết và không bổ sung minh chứng.

Đừng hứa gọi vào ngày cụ thể trừ khi điều đó phù hợp quy trình và bạn thực sự định làm. Phần kết không phải nơi tạo nghĩa vụ nhân tạo cho người nhận. Nếu nhà tuyển dụng quy định ứng viên nên chờ liên hệ, hãy làm theo chỉ dẫn đó. Nếu họ mời trao đổi, đáp trực tiếp lời mời thay vì coi ngôn ngữ mặc định của mẫu như một quy tắc.

Thời gian có thể tham gia, kế hoạch chuyển nơi ở, thời điểm bắt đầu hoặc thông tin liên hệ được yêu cầu có thể ở gần cuối khi liên quan hoặc được hỏi rõ. Giữ câu chính xác, dễ hiểu. Có thể bắt đầu ngay phải đúng nghĩa. Ngày mong muốn bắt đầu khác khả năng đã xác nhận. Nếu có điều kiện cần làm rõ, đừng giấu trong phần kết nhiệt tình hoặc hứa điều không thực hiện được.

Nếu biểu mẫu ứng tuyển đã thu thập những thông tin tương tự, việc nhắc lại có thể không cần thiết. Lá thư có thể tiếp tục tập trung vào công việc, trừ khi thông tin đó giúp giải thích một khía cạnh quan trọng của hồ sơ. Chẳng hạn, kế hoạch chuyển nơi ở có thể làm rõ lý do bạn ứng tuyển một vị trí tại thành phố khác. Hãy nêu ngắn gọn sự việc mà không kể toàn bộ hoàn cảnh cá nhân. Người đọc cần hiểu ý nghĩa thực tế của thông tin, chứ không cần mọi chi tiết bối cảnh.

Luis được yêu cầu nêu thời gian có thể tham dự phỏng vấn. Anh có thể thêm câu riêng đưa khoảng thời gian hợp lý và múi giờ liên quan nếu cần. Câu đó không nên lấn chỗ phát biểu về đóng góp. Nếu không được yêu cầu thông tin lịch trình, anh có thể bỏ. Phần kết gọn rõ hơn khi mỗi dòng có mục đích hiện tại thay vì dự liệu mọi trao đổi có thể xảy ra trong tương lai.

Lời chào kết chuyên nghiệp khác theo quốc gia, tổ chức và phương tiện. Cách thông thường như Kind regards hoặc Sincerely có thể dùng trong nhiều hồ sơ tiếng Anh. Một số thư trang trọng Anh phân biệt người nhận có tên và chưa có tên. Theo hướng dẫn cụ thể hoặc tập quán địa phương khi quan trọng, nhưng đừng dành cho lựa chọn nhỏ này nhiều công hơn phần minh chứng.

Dùng tên nhất quán với phần còn lại của hồ sơ ứng tuyển. Nếu thêm thông tin liên hệ dưới lời chào kết, hãy đối chiếu với CV và email dùng để nộp. Thư dạng số thường không cần hình chữ ký trang trí để có vẻ hoàn chỉnh. Thêm hình có thể gây vấn đề bố cục mà không giúp người đọc liên hệ hoặc hiểu năng lực ứng tuyển của bạn. Chọn sự đơn giản khi hồ sơ không có yêu cầu đặc biệt.

Tránh lời kết quá thân mật, sự biết ơn phóng đại hoặc thông điệp gây áp lực cảm xúc cho người đọc. Cảm ơn họ đã xem xét là đủ. Bạn không cần giải thích mình tuyệt vọng cần vai trò ra sao hoặc sẽ thất vọng thế nào nếu không nhận phản hồi. Cảm xúc đó có thể có thật, nhưng mục đích chuyên nghiệp của phần kết là khép lập luận rõ ràng và hỗ trợ bước tiếp theo trong quy trình ứng tuyển.

Mọi chi tiết trong ví dụ đều hư cấu. Kính gửi nhóm tuyển dụng Birch Archive, tôi ứng tuyển Trợ lý bộ sưu tập vì muốn đóng góp việc quản lý hồ sơ cẩn thận và chuẩn bị triển lãm thực tế cho chương trình lưu trữ công cộng của quý đơn vị. Trong dự án triển lãm sinh viên, tôi giúp tổ chức thông tin hiện vật để nhóm chuẩn bị nhãn nhất quán và tìm vật liệu khi lắp đặt.

Trách nhiệm của tôi là đối chiếu danh sách kiểm kê đang dùng với danh sách triển lãm, ghi chi tiết thiếu và đưa mục chưa rõ cho người giám sát thay vì đoán. Khi hiện vật xuất hiện dưới hai tên hơi khác, tôi kiểm tra ghi chú nguồn và ghi lại cách gọi thống nhất. Tôi cũng chuẩn bị danh sách lắp đặt chỉ rõ vật liệu thuộc khu trưng bày nào. Các việc dạy tôi phân biệt rõ thông tin đã xác minh với câu hỏi vẫn cần trả lời.

“Sự kết hợp giữa triển lãm dành cho công chúng và việc truy cập danh mục của Birch Archive thu hút tôi, vì cả hai đều phụ thuộc vào thông tin mà mọi người có thể tin tưởng sử dụng. Tôi sẽ mang đến sự kiên nhẫn trong kiểm tra và cách ghi rõ những câu hỏi chưa được giải quyết, đồng thời học quy trình quản lý bộ sưu tập của quý đơn vị. Tôi rất mong được trao đổi về cách tiếp cận này có thể hỗ trợ công việc hằng ngày của nhóm. Cảm ơn quý đơn vị đã xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Trân trọng, Luis Moreno.” Phần kết quay lại cách làm đã thể hiện ở trên và đề xuất một cuộc trao đổi phù hợp mà không thêm khẳng định thiếu căn cứ.

Nếu phần kết lặp mọi tính từ trong phần giới thiệu, hãy thay bằng lời nhắc ngắn về công việc. Nếu phần kết đưa vào câu chuyện mới, chuyển câu chuyện đó vào thân bài hoặc bỏ đi. Nếu phần kết mặc định sẽ có phỏng vấn, đổi cách viết thành lời mời trao đổi. Nếu nó chứa lời hứa liên hệ tiếp trái với hướng dẫn nhà tuyển dụng, bỏ lời hứa. Mỗi cách sửa giải quyết một vấn đề giao tiếp cụ thể.

Một phần kết yếu trong ví dụ hư cấu viết: Tôi chăm chỉ, tận tâm, đầy đam mê và nhiệt huyết, và hy vọng quý đơn vị sẽ cho tôi cơ hội chứng minh bản thân. Luis có thể sửa thành: Tôi rất mong có dịp trao đổi về cách vận dụng sự cẩn thận trong công việc quản lý hồ sơ của mình vào chương trình quản lý bộ sưu tập của quý đơn vị. Bản sửa ngắn hơn, nhưng giá trị của nó nằm ở sự liên quan đến công việc. Nó dựa vào minh chứng đã có trong thư, thay vì đề nghị người đọc tin vào một loạt đặc điểm tính cách.

Hãy kiểm tra sắc thái cảm xúc mà không làm lá thư trở nên lạnh lùng. Một câu gần gũi thể hiện sự quan tâm đến công việc là phù hợp. Vấn đề không nằm ở sự nhiệt tình, mà ở việc để nhiệt tình thay thế nội dung thực chất của hồ sơ hoặc yêu cầu người nhận xử lý nỗi bất an của bạn. Một phần kết trực tiếp và chu đáo vẫn có thể tự nhiên, đồng thời giữ trọng tâm vào vị trí. Đọc thành tiếng phần kết sau phần thân để nghe xem giọng điệu có nhất quán hay không.

Rà soát phần kết cùng phần đầu trang và thông tin người nhận. Bảo đảm tên, email, chức danh và tổ chức chính xác. Kiểm tra tài liệu đã xuất để tìm lời chào kết bị đứng riêng trên trang mới hoặc khoảng trắng lớn ngắt mạch đọc. Nếu bố cục khó xử lý, sửa nội dung trước khi thu nhỏ chữ. Lá thư dễ đọc hữu ích hơn lá thư bị ép vừa một trang bằng cách khiến việc đọc trở nên khó chịu.

Với hồ sơ nộp qua email, phân biệt phần kết email với phần kết của thư đính kèm. Hai phần có thể phù hợp nhau mà không lặp cùng đoạn hai lần. Email gửi tài liệu có thể chỉ xác định tệp đính kèm và cảm ơn người nhận, còn thư trình bày lập luận đầy đủ hơn. Nếu chính email là thư ứng tuyển, các dòng cuối cần trực tiếp hoàn tất thân bài đó. Dựa vào định dạng nộp để xác định người đọc thực sự nhìn thấy gì.

Khi phần kết đã rõ, hãy dừng tạo phiên bản mới chỉ để nó nghe ấn tượng hơn. Lưu tài liệu đã nộp cùng phần còn lại của hồ sơ ứng tuyển. Nếu sau đó có phỏng vấn, phát biểu về đóng góp trong phần kết có thể giúp bạn nhớ lập luận đã đưa ra. Câu cuối hữu ích khi hướng tới cuộc trao đổi thực sự về công việc bạn giải thích được, thay vì hứa rằng hồ sơ sẽ thành công.

• Phần kết hoàn tất lập luận sẵn có, không thêm nhận định mới.
• Lời mời trao đổi của tôi thể hiện sự tự tin và để nhà tuyển dụng quyết định bước tiếp theo.
• Thông tin về thời gian có thể tham gia hoặc thông tin liên hệ được yêu cầu đều chính xác.
• Lời chào kết phù hợp với hình thức trao đổi và bối cảnh nghề nghiệp.
• Dòng cuối vẫn dễ đọc trong tệp xuất.