Avsluta ett personligt brev med ett tydligt nästa steg

Läs brevet utan avslutningen. Vad har läsaren lärt sig och vad återstår att säga? Beläggen finns vanligtvis redan där, så det återstående arbetet är att koppla dem till möjligheten och avsluta utbytet. Om en viktig kvalifikation dyker upp för första gången i avslutningen ska du tänka om kring brödtexten. Viktiga belägg förtjänar utrymme att förstås före det sista stycket.

Oxfords vägledning om personliga brev innehåller en avslutning som upprepar intresset och rundar av brevet på ett lämpligt sätt. Vår redigeringsmetod frågar om avslutningen tillför en användbar koppling snarare än ännu en lista. Sista stycket kan ange bidraget du vill diskutera, men ska inte bli ett komprimerat andra cv. En fokuserad avslutning hjälper hela dokumentet kännas avsiktligt och färdigt.

Föreställ dig den fiktiva sökanden Luis som söker en tjänst som samlingsassistent hos Birch Archive. Brevet beskriver kontroll av katalogposter och organisering av material till en studentutställning. Avslutningen kan hänvisa till noggrann dokumentation och praktiska förberedelser. Den ska inte plötsligt tillkännage enastående ledarskap eller avancerade konserveringsfärdigheter som brevet aldrig har visat. Det sista intrycket ska stämma med beläggen läsaren just har tagit del av.

En användbar inbjudan lämnar anställningsbeslutet hos arbetsgivaren och gör samtidigt ditt intresse tydligt. Du kan välkomna möjligheten att diskutera ett relevant bidrag eller förklara ett projekt närmare. Undvik språk som låter som om du redan har rätt till en intervju. Upprepade uttryck för hopp kan också försvaga ett annars rakt brev genom att göra avslutningen till en begäran om lugnande besked.

För Luis är en lämplig rad: Jag skulle uppskatta möjligheten att diskutera hur min erfarenhet av registerkontroll och utställningsförberedelser kan stödja ert samlingsteam. Den anger samtalets innehåll. En mindre användbar version är: Jag vet att ni kommer att hålla med om att jag är den perfekta kandidaten och ser fram emot att boka min intervju. Den senare förutsäger en bedömning sökanden inte kan känna till och tillför inga belägg.

Lova inte att ringa ett visst datum om det inte passar processen och du tänker göra det. En avslutning är inte platsen för att skapa en konstlad skyldighet för mottagaren. Om arbetsgivaren har angett att sökande ska invänta kontakt ska du följa den anvisningen. Om de har bjudit in till ett samtal ska du svara direkt på inbjudan i stället för att behandla en malls standardspråk som en regel.

Tillgänglighet, flyttplaner, starttid eller begärda kontaktuppgifter kan höra hemma mot slutet när de är relevanta eller uttryckligen efterfrågas. Håll påståendet korrekt och lätt att tolka. Tillgänglig omgående ska betyda det som står. Ett önskat startdatum skiljer sig från bekräftad möjlighet att börja. Om villkor behöver klargöras ska du inte gömma dem i en entusiastisk avslutning eller lova något du inte kan uppfylla.

Om ansökningsformuläret redan samlar samma detaljer kan upprepning vara onödig. Brevet kan fokusera på arbetet om informationen inte förklarar en viktig del av ansökan. En planerad flytt kan till exempel klargöra varför du söker en tjänst i en annan stad. Ange faktumet kort utan att beskriva hela din privata situation. Läsaren behöver den praktiska innebörden, inte varje bakgrundsdetalj.

Luis har blivit ombedd att ange när han kan delta i en intervju. Han kan lägga till en separat mening med ett rimligt tillgänglighetsfönster och relevant tidszon vid behov. Meningen ska inte tränga undan beskrivningen av bidraget. Om ingen schemainformation efterfrågas kan han utelämna den. Avslutningen blir renare när varje rad har ett aktuellt syfte i stället för att förutse varje möjligt framtida utbyte.

Professionella avslutningshälsningar varierar mellan länder, organisationer och medier. Ett konventionellt alternativ som Kind regards eller Sincerely kan fungera i många engelskspråkiga ansökningar. Viss formell brittisk korrespondens skiljer mellan namngivna och icke namngivna mottagare. Följ specifika anvisningar eller etablerade lokala konventioner när de är viktiga, men låt inte ett mindre val av avslutningshälsning ta mer arbete än beläggen i brevet.

Använd ditt namn konsekvent med resten av ansökan. Om du lägger kontaktuppgifter under avslutningshälsningen ska du kontrollera dem mot cv:t och mejladressen som användes vid inskickandet. Ett digitalt brev behöver i allmänhet ingen dekorativ signaturbild för att kännas färdigt. En bild kan skapa layoutproblem utan att hjälpa läsaren kontakta dig eller förstå din kandidatur. Välj enkelhet när ansökan inte har något särskilt krav.

Undvik alltför intima avslutningar, överdriven tacksamhet eller meddelanden som pressar läsaren känslomässigt. Att tacka för att någon överväger ansökan räcker. Du behöver inte förklara hur desperat du behöver tjänsten eller hur besviken du skulle bli utan svar. Känslorna kan vara verkliga, men avslutningens professionella syfte är att runda av ett tydligt resonemang och stödja nästa steg i ansökningsprocessen.

Alla detaljer i det här exemplet är fiktiva. Till rekryteringsteamet på Birch Archive, jag söker tjänsten som samlingsassistent eftersom jag vill bidra med noggrant registerarbete och praktiska utställningsförberedelser till ert publika arkivprogram. Under ett studentutställningsprojekt hjälpte jag till att organisera föremålsinformation så att teamet kunde förbereda enhetliga skyltar och hitta material under installationen.

Mitt ansvar var att jämföra arbetsinventeringen med utställningslistan, dokumentera saknade detaljer och ta osäkra poster till projektets handledare i stället för att gissa. När ett föremål förekom under två något olika namn kontrollerade jag källanteckningarna och dokumenterade den överenskomna formuleringen. Jag tog också fram en installationslista som visade vilket material som hörde till varje visningsområde. Uppgifterna lärde mig att tydligt skilja verifierad information från en fråga som fortfarande behöver ett svar.

Birch Archives kombination av publika utställningar och katalogåtkomst intresserar mig eftersom båda bygger på information människor kan använda med tillförsikt. Jag skulle bidra med tålmodig kontroll och tydlig dokumentation av olösta frågor medan jag lär mig era samlingsrutiner. Jag diskuterar gärna hur det arbetssättet skulle kunna stödja teamets dagliga arbete. Tack för att ni överväger min ansökan. Vänliga hälsningar, Luis Moreno. Avslutningen återvänder till arbetssättet som visats ovan och föreslår ett relevant samtal utan nya obelagda påståenden.

Om avslutningen upprepar alla adjektiv från inledningen ska du ersätta dem med en kort hänvisning till arbetet. Om den introducerar en ny berättelse ska du flytta den till brödtexten eller ta bort den. Om den förutsätter en intervju ska du ändra formuleringen till en inbjudan. Om den innehåller ett uppföljningslöfte som strider mot arbetsgivarens anvisningar ska du ta bort löftet. Varje rättelse hanterar ett specifikt kommunikationsproblem.

En fiktiv svag avslutning lyder: Jag är arbetsam, hängiven, passionerad och ivrig och hoppas att ni ger mig en chans att bevisa mig. Luis kan ändra den till: Jag skulle uppskatta ett samtal om hur mitt noggranna registerarbete kan användas i ert samlingsprogram. Revideringen är kortare, men värdet kommer från relevansen. Den bygger på belägg brevet redan innehåller i stället för att be om tilltro till en samling egenskaper.

Kontrollera den känslomässiga tonen utan att göra brevet kallt. En varm mening om intresse för arbetet passar. Problemet är inte entusiasm, utan entusiasm som ersätter ansökans innehåll eller ber mottagaren hantera din osäkerhet. En rak, hänsynsfull avslutning kan låta mänsklig och hålla fokus på tjänsten. Läs den högt efter brödtexten för att höra om tonen förblir konsekvent.

Granska avslutningen tillsammans med sidhuvudet och mottagaruppgifterna. Säkerställ att namn, mejladress, jobbtitel och organisation är korrekta. Kontrollera det exporterade dokumentet så att avslutningshälsningen inte blir ensam på en ny sida eller en stor tom yta bryter flödet. Om layouten blir klumpig ska du redigera innehållet innan du krymper texten. Ett läsbart brev är mer användbart än ett som tvingas in på en sida genom att göras obekvämt att läsa.

Skilj vid en mejlansökan mejlets avslutning från det bifogade brevets avslutning. De kan passa ihop utan att samma stycke upprepas två gånger. Följdmejlet kan bara identifiera bilagan och tacka mottagaren, medan brevet bär det utförligare resonemanget. Om själva mejlet är det personliga brevet ska de sista raderna avsluta den brödtexten direkt. Låt inskicksformatet avgöra vad läsaren faktiskt ser.

När avslutningen är tydlig ska du sluta lägga till nya versioner bara för att få den att låta mer imponerande. Spara det inskickade dokumentet med resten av ansökan. Om en intervju följer kan avslutningens bidragsbeskrivning hjälpa dig minnas resonemanget du framförde. Det är en användbar slutmening när den pekar mot ett verkligt samtal om arbete du kan förklara, snarare än ett löfte att ansökan kommer att lyckas.

• Avslutningen färdigställer det befintliga resonemanget utan ett nytt påstående.
• Min inbjudan är självsäker och lämnar beslutet hos arbetsgivaren.
• Begärd information om tillgänglighet eller kontakt är korrekt.
• Avslutningshälsningen passar mediet och yrkessammanhanget.
• De sista raderna förblir läsbara i den exporterade filen.