ปิดท้ายจดหมายสมัครงานด้วยขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน

อ่านจดหมายโดยไม่มีส่วนจบ ผู้อ่านได้รู้อะไรและยังต้องกล่าวอะไร ปกติหลักฐานมีแล้ว งานที่เหลือคือเชื่อมกับโอกาสและจบการติดต่อ หากคุณสมบัติหลักปรากฏครั้งแรกในส่วนจบ ให้ทบทวนเนื้อหา หลักฐานสำคัญควรมีพื้นที่ให้เข้าใจก่อนย่อหน้าสุดท้าย

คำแนะนำจดหมายสมัครงานของ Oxford มีส่วนสรุปที่ย้ำความสนใจและจบอย่างเหมาะสม แนวทางเรียบเรียงของเราถามว่าสรุปนั้นเพิ่มความเชื่อมโยงมีประโยชน์หรือเป็นรายการอีกชุด ย่อหน้าสุดท้ายระบุส่วนร่วมที่อยากคุยได้ แต่ไม่ควรเป็นเรซูเม่ฉบับที่สองแบบอัดย่อ ส่วนจบมีจุดเน้นทำให้เอกสารทั้งฉบับดูตั้งใจและครบถ้วน

สมมติลุยส์สมัครผู้ช่วยดูแลคอลเลกชันที่หอจดหมายเหตุเบิร์ช จดหมายบรรยายการตรวจรายการบัญชีและจัดวัสดุนิทรรศการนักศึกษา ส่วนจบอ้างงานบันทึกรอบคอบและการเตรียมเชิงปฏิบัติได้ ไม่ควรประกาศภาวะผู้นำโดดเด่นหรือทักษะอนุรักษ์ขั้นสูงที่ไม่เคยแสดง หลักฐานที่เพิ่งอ่านควรสอดคล้องกับความประทับใจสุดท้าย

คำเชิญที่มีประโยชน์คงการตัดสินใจจ้างไว้กับนายจ้าง พร้อมทำความสนใจชัด คุณอาจยินดีมีโอกาสคุยส่วนร่วมเกี่ยวข้องหรืออธิบายโครงการละเอียดขึ้น อย่าใช้ภาษาเหมือนมีสิทธิได้สัมภาษณ์อยู่แล้ว ขณะเดียวกัน การกล่าวความหวังซ้ำอาจลดน้ำหนักจดหมายตรงไปตรงมา โดยทำส่วนจบให้เป็นคำขอความมั่นใจ

สำหรับลุยส์ ประโยคเหมาะคือ ฉันยินดีมีโอกาสคุยว่าประสบการณ์ตรวจบันทึกและเตรียมนิทรรศการจะสนับสนุนทีมคอลเลกชันได้อย่างไร ระบุสาระบทสนทนา ฉบับมีประโยชน์น้อยกว่าคือ ฉันรู้ว่าคุณจะเห็นด้วยว่าฉันคือผู้สมัครสมบูรณ์แบบและรอจัดสัมภาษณ์ ข้อหลังคาดการณ์คำตัดสินที่ผู้สมัครรู้ไม่ได้และไม่เพิ่มหลักฐาน

อย่าสัญญาว่าจะโทรในวันที่เจาะจง เว้นแต่เหมาะกับกระบวนการและคุณตั้งใจจะทำจริง ส่วนปิดท้ายไม่ควรสร้างภาระผูกพันที่ไม่จำเป็นให้ผู้รับ หากนายจ้างระบุให้ผู้สมัครรอการติดต่อ ให้ปฏิบัติตามคำสั่งนั้น หากเชิญให้พูดคุย ให้ตอบรับคำเชิญโดยตรง แทนถือว่าถ้อยคำเริ่มต้นของแม่แบบเป็นกฎที่ต้องใช้

เวลาที่สะดวก แผนย้ายถิ่น กำหนดเริ่มงาน หรือข้อมูลติดต่อที่ขอ อาจอยู่ใกล้ท้ายเมื่อเกี่ยวข้องหรือกำหนดชัด คงข้อความถูกต้องและตีความง่าย พร้อมเริ่มทันทีควรหมายตามนั้น วันที่อยากเริ่มต่างจากความสามารถเริ่มที่ยืนยันแล้ว หากมีเงื่อนไขต้องถามให้ชัด อย่าซ่อนในส่วนจบกระตือรือร้นหรือให้คำมั่นที่ทำไม่ได้

หากแบบฟอร์มเก็บข้อมูลเดียวกันแล้ว การกล่าวซ้ำอาจไม่จำเป็น จดหมายคงเน้นงานได้ เว้นแต่ข้อมูลอธิบายแง่สำคัญของใบสมัคร เช่น แผนย้ายช่วยอธิบายว่าทำไมสมัครอีกเมือง ระบุข้อเท็จจริงสั้นโดยไม่เล่าสถานการณ์ส่วนตัวทั้งหมด ผู้อ่านต้องรู้ผลเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ทุกพื้นหลัง

ลุยส์ถูกขอให้ระบุเวลาสัมภาษณ์ที่สะดวก เขาเพิ่มประโยคแยกบอกช่วงเวลาที่เหมาะและเขตเวลาที่เกี่ยวข้องหากจำเป็นได้ ประโยคนั้นไม่ควรเบียดข้อความส่วนร่วม หากไม่ได้ขอข้อมูลนัด เขาละได้ ส่วนจบเรียบร้อยขึ้นเมื่อทุกบรรทัดมีจุดประสงค์ปัจจุบัน แทนการเตรียมรับการแลกเปลี่ยนอนาคตทุกแบบ

คำลงท้ายวิชาชีพต่างกันตามประเทศ องค์กร และสื่อ คำตามแบบอย่าง Kind regards หรือ Sincerely ใช้ได้กับใบสมัครภาษาอังกฤษหลายกรณี การติดต่ออังกฤษเป็นทางการบางแบบแยกผู้รับมีชื่อกับไม่มีชื่อ ทำตามคำแนะนำเฉพาะหรือธรรมเนียมท้องถิ่นที่มีอยู่เมื่อสำคัญ แต่อย่าให้คำลงท้ายเล็กน้อยใช้แรงมากกว่าหลักฐานในจดหมาย

ใช้ชื่อสอดคล้องกับส่วนอื่นของใบสมัคร หากใส่ข้อมูลติดต่อใต้คำลงท้าย ให้เทียบกับเรซูเม่และอีเมลที่ใช้ส่ง จดหมายดิจิทัลโดยทั่วไปไม่ต้องมีภาพลายเซ็นประดับจึงจะสมบูรณ์ การเพิ่มภาพอาจสร้างปัญหารูปแบบโดยไม่ช่วยให้ติดต่อหรือเข้าใจผู้สมัคร เลือกความเรียบง่ายเมื่อไม่มีข้อกำหนดพิเศษ

หลีกเลี่ยงคำลงท้ายสนิทเกินไป ความขอบคุณเกินพอดี หรือข้อความกดดันอารมณ์ผู้อ่าน ขอบคุณที่พิจารณาก็พอ ไม่ต้องอธิบายว่าต้องการงานสิ้นหวังแค่ไหนหรือผิดหวังเพียงใดหากไม่ตอบ ความรู้สึกอาจจริง แต่จุดประสงค์วิชาชีพของส่วนจบคือปิดเหตุผลชัดและสนับสนุนขั้นตอนต่อไป

ทุกรายละเอียดตัวอย่างนี้เป็นสมมติ เรียนทีมสรรหาหอจดหมายเหตุเบิร์ช ฉันสมัครผู้ช่วยดูแลคอลเลกชัน เพราะอยากมีส่วนช่วยงานบันทึกรอบคอบและการเตรียมนิทรรศการเชิงปฏิบัติในโครงการหอจดหมายเหตุสาธารณะ ระหว่างโครงการนิทรรศการนักศึกษา ฉันช่วยจัดข้อมูลชิ้นงานเพื่อให้ทีมเตรียมป้ายสอดคล้องและหาวัสดุได้ระหว่างติดตั้ง

หน้าที่ฉันคือเทียบบัญชีรายการทำงานกับรายการนิทรรศการ บันทึกรายละเอียดขาด และส่งรายการไม่แน่ใจให้ผู้ควบคุมโครงการแทนเดา เมื่อชิ้นหนึ่งปรากฏสองชื่อที่ต่างเล็กน้อย ฉันตรวจบันทึกต้นทางและจดถ้อยคำที่ตกลง ยังเตรียมรายการติดตั้งที่บอกว่าวัสดุใดอยู่พื้นที่แสดงใด งานเหล่านี้สอนให้แยกข้อมูลยืนยันแล้วออกจากคำถามที่ยังต้องหาคำตอบอย่างชัดเจน

การที่หอจดหมายเหตุเบิร์ชรวมงานนิทรรศการสาธารณะและการเข้าถึงบัญชีรายการทำให้ฉันสนใจ เพราะทั้งคู่พึ่งข้อมูลที่ผู้คนใช้ได้มั่นใจ ฉันจะนำการตรวจอย่างอดทนและบันทึกคำถามค้างที่ชัดเจนมาใช้ พร้อมเรียนรู้ขั้นตอนคอลเลกชันของคุณ ยินดีคุยว่าแนวทางนี้สนับสนุนงานประจำทีมอย่างไร ขอบคุณที่พิจารณาการสมัคร ขอแสดงความนับถือ ลุยส์ โมเรโน ส่วนจบกลับสู่แนวทางที่แสดงข้างต้นและเสนอบทสนทนาเกี่ยวข้อง โดยไม่เพิ่มคำกล่าวไร้หลักฐาน

หากส่วนปิดท้ายซ้ำคำคุณศัพท์ทั้งหมดจากบทนำ ให้แทนด้วยข้อความสั้น ๆ ที่กล่าวถึงงาน หากนำเรื่องใหม่เข้ามา ให้ย้ายเรื่องนั้นไปไว้ในเนื้อหาหรือลบออก หากเขียนเหมือนแน่ใจว่าจะได้สัมภาษณ์ ให้เปลี่ยนเป็นถ้อยคำเชิญชวน หากมีคำมั่นว่าจะติดตามซึ่งขัดกับคำสั่งของนายจ้าง ให้ลบคำมั่นนั้น การแก้ไขแต่ละอย่างช่วยแก้ปัญหาการสื่อสารที่ต่างกันอย่างเจาะจง

ส่วนจบสมมติที่ไม่มีน้ำหนักคือ ฉันขยัน ทุ่มเท มีใจรัก และกระตือรือร้น หวังว่าคุณจะให้โอกาสพิสูจน์ตัวเอง ลุยส์แก้เป็น ฉันยินดีสนทนาเรื่องนำงานบันทึกที่รอบคอบไปใช้กับโครงการคอลเลกชันของคุณ ฉบับแก้สั้นกว่า แต่คุณค่ามาจากความเกี่ยวข้อง อาศัยหลักฐานในจดหมายแล้ว แทนการขอให้เชื่อชุดคุณลักษณะ

ตรวจน้ำเสียงอารมณ์โดยไม่ทำจดหมายเย็นชา ประโยคอบอุ่นเรื่องสนใจงานเหมาะสม ปัญหาไม่ใช่ความกระตือรือร้น แต่เป็นความกระตือรือร้นที่แทนสาระใบสมัครหรือขอให้ผู้รับจัดการความไม่แน่ใจของคุณ ส่วนจบตรงและใส่ใจฟังเป็นมนุษย์ได้พร้อมเน้นตำแหน่ง อ่านออกเสียงต่อจากเนื้อหาเพื่อฟังว่าน้ำเสียงยังสม่ำเสมอหรือไม่

ตรวจส่วนจบพร้อมส่วนหัวและข้อมูลผู้รับ ชื่อ อีเมล ชื่อตำแหน่ง และองค์กรต้องถูกต้อง ตรวจเอกสารส่งออกว่าคำลงท้ายหลงไปหน้าใหม่หรือมีช่องว่างใหญ่ขัดการอ่านหรือไม่ หากรูปแบบติดขัด ให้แก้เนื้อหาก่อนย่อข้อความ จดหมายอ่านง่ายมีประโยชน์กว่าการฝืนลงหน้าเดียวจนอ่านไม่สบาย

สำหรับสมัครทางอีเมล แยกส่วนปิดอีเมลออกจากส่วนปิดจดหมายแนบ ทั้งคู่เข้ากันได้โดยไม่กล่าวย่อหน้าเดิมซ้ำ อีเมลนำส่งอาจแค่ระบุไฟล์แนบและขอบคุณ ส่วนจดหมายอธิบายเหตุผลเต็ม หากอีเมลเป็นจดหมายสมัครเอง บรรทัดสุดท้ายควรจบเนื้อหานั้นตรง ๆ ใช้รูปแบบส่งตัดสินว่าผู้อ่านเห็นอะไรจริง

เมื่อส่วนจบชัด หยุดเพิ่มฉบับใหม่เพียงให้ฟังน่าประทับใจขึ้น เก็บเอกสารที่ส่งกับส่วนอื่นของใบสมัคร หากมีสัมภาษณ์ ข้อความส่วนร่วมในตอนจบช่วยจำเหตุผลที่เสนอได้ เป็นประโยคสุดท้ายมีประโยชน์เมื่อชี้สู่บทสนทนาจริงเรื่องงานที่อธิบายได้ แทนคำสัญญาว่าใบสมัครสำเร็จแน่

• ส่วนจบทำเหตุผลเดิมให้ครบโดยไม่เพิ่มคำกล่าวใหม่
• คำเชิญฉันมั่นใจและคงการตัดสินใจไว้กับนายจ้าง
• ข้อมูลเวลาที่สะดวกหรือข้อมูลติดต่อที่ขอถูกต้อง
• คำลงท้ายเหมาะกับสื่อและบริบทวิชาชีพ
• บรรทัดสุดท้ายยังอ่านได้ในไฟล์ส่งออก