Thực hiện cuộc phỏng vấn tìm hiểu nghề nghiệp giúp thay đổi bước tiếp theo

Trước khi chọn người liên hệ, hãy ghi lại điều bạn chưa hiểu. Có thể bạn đang so sánh hai nghề, xem xét việc chuyển nghề có hợp lý không hoặc muốn biết vị trí dành cho người mới thường dùng kỹ năng nào nhất. Một điều chưa rõ có phạm vi hẹp giúp bạn tìm người có kinh nghiệm liên quan. Nó cũng giúp cuộc trò chuyện không biến thành lời xin lời khuyên bao quát về cuộc sống.

CareerOneStop phân biệt cuộc trò chuyện tìm hiểu nghề với phỏng vấn tuyển dụng: mục đích của nó là tìm hiểu công việc và tổ chức. Sự khác biệt đó định hình lời đề nghị. Bạn có thể nói mình đang tìm hiểu cơ hội, nhưng đừng che giấu lời xin việc dưới một câu hỏi tưởng như chỉ để tìm hiểu. Mục đích rõ giúp người kia quyết định có thể hỗ trợ không và chuẩn bị cho dạng trao đổi bạn mong muốn.

Trong một ví dụ hư cấu, Pavel cân nhắc chuyển từ dịch vụ khách tham quan bảo tàng sang điều phối chương trình học tập. Anh muốn biết công việc chủ yếu là lập kế hoạch, điều hành hoạt động hay hành chính. Câu hỏi đó đủ cụ thể để tìm hiểu. Hỏi mình có nên bỏ công việc hiện tại không sẽ buộc người kia đánh giá hoàn cảnh cá nhân họ không biết và một quyết định họ không thể đưa ra thay anh.

Tìm kinh nghiệm nghề nghiệp liên quan đến điều bạn chưa rõ. Người đang làm công việc ấy có thể giải thích nhiệm vụ hằng ngày. Người mới vào nghề gần đây có thể nhớ quá trình học việc. Quản lý có thể giải thích kỳ vọng của nhóm. Không ai có góc nhìn toàn bộ lĩnh vực. Hãy chọn có chủ đích và ý thức mình đang tiếp nhận góc nhìn nào, thay vì coi một cuộc trò chuyện là khảo sát đại diện.

Bạn có thể bắt đầu từ các mối liên hệ nghề nghiệp hoặc học tập sẵn có, sự kiện công khai, mạng lưới cựu sinh viên hoặc người công khai chia sẻ công việc. Dùng kênh liên hệ phù hợp và tôn trọng mong muốn họ đã nêu. Tìm hiểu đủ để tránh hỏi điều đã có câu trả lời trong hồ sơ công khai. Bạn không cần thu thập chi tiết cá nhân hay tạo ra điểm tương đồng không có thật. Một lý do nghề nghiệp thực sự để liên hệ là đủ.

Pavel chọn một điều phối viên hư cấu từng chuyển từ công việc tiếp khách sang vận hành chương trình vì bước chuyển ấy tương tự điều anh muốn tìm hiểu. Anh cũng dự định sau đó trò chuyện với người đi thẳng từ lĩnh vực giáo dục vào nghề. Góc nhìn thứ hai có thể cho thấy điểm nào chỉ thuộc con đường của người đầu tiên. Mục tiêu không phải tìm người xác nhận câu trả lời Pavel mong muốn, mà là hiểu công việc chính xác hơn.

Một lời đề nghị tốt cho biết bạn là ai, vì sao kinh nghiệm của người này liên quan, bạn muốn học điều gì và đề xuất hình thức trao đổi nào. Giữ phạm vi vừa sức. Bạn có thể linh hoạt về hình thức và thời gian. Đừng gửi tự truyện dài hoặc danh sách hai mươi câu hỏi ngay trong tin đầu tiên. Người nhận cần đủ bối cảnh để quyết định, không phải toàn bộ tài liệu chuẩn bị.

Đây là một lời đề nghị hư cấu: Chào Morgan, tôi làm trong bộ phận dịch vụ khách tham quan của một bảo tàng địa phương và đang tìm hiểu việc điều phối chương trình học tập. Tôi thấy anh/chị từng chuyển từ công việc tiếp xúc công chúng sang vận hành chương trình. Tôi rất mong có một cuộc trò chuyện ngắn về sự thay đổi của trách nhiệm hằng ngày, nhất là lập kế hoạch và hành chính. Nếu tiện gọi ngắn trong vài tuần tới, tôi rất cảm kích; một phản hồi ngắn bằng văn bản cũng sẽ hữu ích.

Người nhận có thể hiểu mục đích và quyết định mình có thời gian trao đổi không. Nếu họ từ chối hoặc không trả lời, hãy tôn trọng giới hạn đó. Một lần nhắc lại chừng mực có thể phù hợp tùy kênh và bối cảnh, nhưng nhắn liên tục không làm tăng sự phù hợp thực chất. Tiếp tục tìm hiểu qua nguồn và người khác, thay vì để một đầu mối quyết định toàn bộ quá trình khám phá của bạn.

Xây câu hỏi quanh một ví dụ gần đây. Chương trình gần nhất của anh/chị cần những việc gì từ cuộc họp lập kế hoạch đầu tiên đến lúc triển khai? Khâu điều phối trở nên khó khăn ở đâu? Anh/chị có thể tự quyết định những việc gì và việc nào cần phê duyệt? Những câu gợi mở này dễ làm rõ quy trình hơn câu hỏi chung rằng nghề có thú vị không. Chúng cũng cho phép người kia chọn ví dụ có thể chia sẻ phù hợp.

Hỏi về sự biến đổi. Một ngày điển hình có thể khó mô tả khi công việc thay đổi theo mùa hoặc dự án. Bạn có thể hỏi tuần khởi động khác tuần lập kế hoạch thế nào, hoặc điều gì thay đổi giữa chương trình nhỏ và lớn. Điều này giúp tránh coi một câu chuyện sống động là toàn bộ vai trò. Chú ý nhiệm vụ nào lặp lại và việc nào chỉ xuất hiện trong điều kiện đặc biệt.

Đưa vào câu hỏi về học hỏi và những điều phải đánh đổi. Việc gì mất nhiều thời gian học hơn dự kiến? Người mới thường đánh giá thấp điều gì? Người ngoài hiếm khi nhận ra phần nào của công việc? Tránh yêu cầu thông tin bảo mật về đồng nghiệp, khách hàng, quyết định tuyển dụng hoặc vấn đề nội bộ. Bạn có thể hiểu nhiều về cấu trúc công việc mà không yêu cầu người khác tiết lộ điều họ không nên chia sẻ.

Bắt đầu bằng việc xác nhận thời gian có thể dành và mục đích trao đổi. Giới thiệu ngắn, rồi để người kia nói. Bạn có thể ghi chú khi họ biết, nhưng tránh ghi âm nếu chưa được cho phép rõ ràng. Sự chuẩn bị là định hướng, không phải bảng hỏi bắt buộc đi hết. Nếu câu trả lời bất ngờ chạm đến điều chưa rõ quan trọng hơn, hãy tiếp tục tìm hiểu một cách có cân nhắc.

Phân biệt mô tả với lời khuyên. Người kia có thể mô tả cách tổ chức của họ vận hành, giải thích sở thích cá nhân và gợi ý bạn nên làm gì. Đó là những loại thông tin khác nhau. Câu như tôi học tốt nhất khi hỗ trợ điều phối viên cấp cao là kinh nghiệm cá nhân, không phải bằng chứng mọi người nên đi theo con đường đó. Hỏi điều gì khiến cách ấy hữu ích và những điều kiện nào quan trọng.

Trong cuộc trò chuyện hư cấu, Pavel biết điều phối chương trình gồm nhiều việc kiểm tra dữ liệu người tham gia hơn anh tưởng. Anh hỏi lỗi nào thường gặp và nhóm ngăn ngừa ra sao. Câu hỏi tiếp nối làm rõ một nhiệm vụ thực tế anh có thể thử qua dự án tình nguyện. Cuộc trao đổi có giá trị vì nó thay đổi cách anh hiểu công việc, không phải vì khiến nghề có vẻ hấp dẫn ở mọi mặt.

Hỏi mọi người vào nghề thế nào và minh chứng nào giúp người mới thể hiện sự sẵn sàng là hợp lý. Hãy hỏi về những xu hướng người đó quan sát được, không đòi họ bảo đảm đường vào nghề cho bạn. Hỏi đồng nghiệp mới thường làm việc gì trước, có đào tạo nào hoặc mẫu công việc nào giúp giải thích kỹ năng có thể chuyển đổi.

Nếu cuộc trao đổi tự nhiên chuyển sang vị trí tuyển dụng, hãy minh bạch về mối quan tâm. Bạn có thể hỏi vị trí phù hợp thường được đăng ở đâu hoặc có quy trình công khai nào nên theo không. Để người kia quyết định có đề nghị giới thiệu bạn hay không. Đừng cho rằng dành thời gian cho bạn khiến họ có nghĩa vụ tiến cử, và đừng nêu tên họ trong hồ sơ khi chưa được phép.

Pavel hỏi kinh nghiệm nào giúp nhóm tuyển dụng dễ hiểu hơn nền tảng dịch vụ khách tham quan của anh. Điều phối viên hư cấu gợi ý thể hiện một ví dụ lập kế hoạch và một quy trình hành chính cẩn thận. Pavel coi đó là một góc nhìn có hiểu biết. Anh đối chiếu với mô tả công việc thực tế trước khi sửa tài liệu. Cuộc trò chuyện có thể định hướng sự chú ý mà không thay thế yêu cầu nhà tuyển dụng đã nêu hoặc phán đoán của chính anh.

Khi gần hết thời gian đã thống nhất, hãy xác định một hoặc hai điểm đã thay đổi cách hiểu của bạn. Tóm lược ngắn cho người kia cơ hội sửa hiểu lầm. Bạn có thể nói: Trước đây tôi hình dung công việc chủ yếu là triển khai, nhưng ví dụ của anh/chị cho thấy có nhiều khâu chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ phía sau. Tôi sẽ tìm hiểu kỹ những nhiệm vụ đó trước khi quyết định nhắm tới vị trí nào.

Hỏi họ có nguồn công khai nào khuyên đọc không nếu điều đó hữu ích. Tránh mặc nhiên xin thêm một mối giới thiệu sau mỗi cuộc trò chuyện. Nếu việc giới thiệu sẽ giải quyết một câu hỏi còn lại cụ thể, hãy giải thích vì sao và để họ dễ từ chối. Chất lượng trao đổi không phụ thuộc vào việc kéo dài chuỗi liên hệ mãi. Đôi khi bước đúng tiếp theo là dùng những gì đã học.

Gửi lời cảm ơn ngắn qua kênh phù hợp. Nhắc đến một điều cụ thể bạn hiểu ra và hành động dự định làm. Nếu đã hứa chia sẻ gì, hãy thực hiện. Đừng bất ngờ đính kèm CV trừ khi họ yêu cầu hoặc bối cảnh rõ ràng phù hợp. Lời cảm ơn tiếp nối cuộc trò chuyện thực tế, không phải cơ hội đưa vào một lời xin ứng tuyển được che giấu.

Xem lại ghi chú khi chi tiết còn mới. Lập ba danh sách: điều đã học, điều còn chưa rõ và việc sẽ thử tiếp theo. Tách lời của người kia khỏi kết luận của bạn. Nếu họ mô tả chu kỳ lập kế hoạch dài ở một tổ chức, đừng viết lại thành mọi vị trí chương trình đều có chu kỳ dài. Giới hạn của minh chứng quan trọng khi bạn dùng nó để quyết định.

Chọn một hành động nhỏ có thể đem lại thông tin mới. Pavel quyết định hỗ trợ tổ chức quy trình đăng ký và điểm danh cho một hội thảo cuối tuần hư cấu. Anh muốn xem mình có thích chi tiết hành chính như công việc tiếp xúc công chúng không. Ứng viên khác có thể xem nhiều mô tả công việc, hoàn thành bài thực hành liên quan hoặc trao đổi với người thứ hai ở môi trường khác biệt. Hành động nên giải quyết điều vẫn còn chưa rõ.

Về sau, bạn có thể cập nhật cho người đã trò chuyện nếu có kết quả có ý nghĩa và mối quan hệ phù hợp. Một ghi chú ngắn giải thích góc nhìn của họ đã giúp bạn thử nhiệm vụ ra sao hữu ích hơn những tin định kỳ không có nội dung mới. Đừng mong được hướng dẫn liên tục trừ khi đã thống nhất. Cuộc trò chuyện ban đầu có thể đã trọn vẹn và có giá trị dù không phát triển thành quan hệ lâu dài.

Trước cuộc gặp, hãy xác nhận mục đích, các câu hỏi chính, thông tin tổ chức cuộc gặp và thời lượng đã thống nhất. Giới thiệu ngắn gọn để dành phần lớn cuộc trò chuyện cho việc tìm hiểu công việc. Bạn có thể dùng các câu hỏi bổ sung để định hướng trao đổi.

Sau cuộc trò chuyện, hãy tự hỏi mình đã học được điều gì có thể thay đổi cách hành động. Nếu ghi chú chỉ có những lời động viên, lần sau hãy tìm thêm ví dụ cụ thể. Nếu lời khuyên đã cụ thể, hãy kiểm tra xem bối cảnh của lời khuyên có phù hợp với bạn không trước khi làm theo. Kết hợp kinh nghiệm của người khác với việc trực tiếp tìm hiểu của chính mình.

• Lời đề nghị của tôi nêu rõ mục đích tìm hiểu thông tin, không ngầm yêu cầu được tuyển dụng.
• Kinh nghiệm của người đối thoại phù hợp với một câu hỏi tôi thực sự cần giải đáp.
• Câu hỏi tìm hiểu nhiệm vụ, quyết định, quá trình học và sự biến đổi của công việc.
• Tôi tôn trọng thời gian, bảo mật và quyền từ chối.
• Tôi có hành động tiếp theo cụ thể và biết điều gì còn chưa rõ.