Trao đổi về điểm yếu qua thói quen có thật và cách làm tốt hơn

Bắt đầu từ những góp ý bạn đã nhận hoặc một khó khăn bạn nhận thấy cứ lặp lại. Có thể bạn trì hoãn việc hỏi cho rõ, cung cấp quá nhiều chi tiết trong các bản cập nhật, khó ước lượng công việc chưa quen hoặc tránh giao bớt nhiệm vụ vào lúc nên tìm sự hỗ trợ. Câu trả lời hữu ích gọi tên một hành vi và bối cảnh hành vi đó xuất hiện. Một nhãn như cầu toàn thường để lại chính những chi tiết này mà không giải thích.

National Careers Service đưa điểm yếu vào nhóm chủ đề phỏng vấn thường gặp và khuyến nghị trao đổi về việc phát triển bản thân. Phương pháp chuẩn bị của chúng tôi bắt đầu từ một kiểu hành vi có thể quan sát, vì như vậy bạn có thể xem xét nó một cách trung thực. Điều gì xảy ra, xảy ra khi nào, và ai hoặc việc gì chịu ảnh hưởng? Nếu chưa trả lời được những câu đó, điểm yếu có thể còn quá trừu tượng để bạn trình bày quá trình cải thiện một cách đáng tin.

Ứng viên hư cấu Ellis có xu hướng gửi những bản cập nhật tiến độ dài khi dự án còn nhiều điều chưa chắc chắn. Ellis muốn trình bày kỹ lưỡng, nhưng người nhận lại khó tìm ra quyết định mình cần đưa ra. Đây là một vấn đề làm việc thực sự, với hậu quả có thể nhận thấy. Ellis có thể giải thích mình đang thay đổi cấu trúc bản cập nhật như thế nào. Câu trả lời không cần biến sự kỹ lưỡng thành một ưu điểm ẩn có tác dụng xóa bỏ điểm yếu.

Đọc kỹ tin tuyển dụng trước khi chọn ví dụ. Nếu điểm yếu liên quan đến một yêu cầu trung tâm, đừng làm như nó không liên quan. Hãy cân nhắc hiện tại bạn có thể đảm nhiệm trách nhiệm đó hay không, và cần sự hỗ trợ hoặc phát triển nào. Câu trả lời phỏng vấn không nên trở thành chiến lược che giấu một sự không phù hợp đáng kể. Nó cần giúp cả hai bên hiểu năng lực hiện tại của bạn và cách bạn tiếp cận việc cải thiện.

Đồng thời, bạn không cần chọn khó khăn riêng tư hoặc đau đớn nhất trong cuộc đời. Hãy chọn một kiểu hành vi trong công việc mà bạn có thể trao đổi phù hợp. Câu hỏi về điểm yếu không phải yêu cầu chẩn đoán hay kiểm kê đầy đủ đời sống cá nhân. Bạn có thể giữ ranh giới riêng tư trong khi vẫn nói cụ thể về công việc. Vấn đề liên quan ở đây là hành vi tác động thế nào đến nhiệm vụ, giao tiếp, quyết định hoặc sự phối hợp.

Ellis đang ứng tuyển một vai trò hỗ trợ dự án, nơi những bản cập nhật ngắn gọn có vai trò quan trọng. Vì thế điểm yếu này có liên quan, nhưng câu trả lời phải thể hiện tiến bộ đáng tin và khả năng hiện tại, chứ không chỉ một kế hoạch sẽ bắt đầu vào ngày nào đó. Ellis có thể mô tả định dạng cập nhật đã sửa và một ví dụ gần đây đã sử dụng nó. Nếu vẫn chưa truyền đạt rõ được thông tin thiết yếu, Ellis không nên ngụ ý rằng một mẫu đơn giản đã giải quyết xong yêu cầu ấy.

Mô tả điều mà thói quen đó khiến công việc trở nên khó khăn hơn. Bản cập nhật dài có thể làm chậm quyết định vì người nhận không tìm được câu hỏi cần trả lời. Hỏi cho rõ quá muộn có thể khiến phải làm lại. Ước lượng chưa tốt có thể làm kế hoạch kém tin cậy. Hãy dùng hậu quả bạn đã quan sát thay vì bịa ra tổn thất kinh doanh lớn để câu chuyện nghe có vẻ đáng kể. Người phỏng vấn cần hiểu vì sao vấn đề quan trọng và vì sao bạn chọn cải thiện nó.

Ellis có thể nói một quản lý đã yêu cầu tách quyết định cần xin khỏi phần bối cảnh, vì thông điệp ban đầu làm chìm hành động cần thực hiện. Đó là góp ý cụ thể. Ellis không nên khẳng định mọi dự án đều bị trì hoãn hoặc đồng nghiệp thấy không thể làm việc cùng mình, trừ khi đó thực sự là tình hình. Cách kể đúng mức giúp giữ sự đáng tin và tập trung câu trả lời vào một thay đổi bạn có thể giải thích.

Tránh trách người nghe không biết trân trọng những chi tiết của bạn. Điểm chính là giao tiếp cần phù hợp với nhiệm vụ của người nhận. Bạn vẫn có thể cần ghi chú chi tiết cho công việc riêng hoặc một buổi rà soát kỹ thuật. Điểm yếu không phải là chi tiết lúc nào cũng xấu, mà là khó lựa chọn mức độ và thứ tự thông tin phục vụ một cuộc trao đổi cụ thể. Sự phân biệt ấy giúp tạo ra cải thiện hữu ích, thay vì một quy tắc đơn giản hóa rằng lúc nào cũng phải viết ít hơn.

Một cách cải thiện cần nêu rõ hiện bạn làm điều gì khác đi và thực hiện vào lúc nào. Với các bản cập nhật dài, Ellis có thể bắt đầu bằng quyết định cần đưa ra, nêu đề xuất hiện tại rồi đặt chi tiết hỗ trợ ở phía sau. Ellis cũng có thể nhờ một đồng nghiệp chỉ ra hành động cần thực hiện sau khi đọc bản nháp. Cách này tạo ra phản hồi về đúng vấn đề thực tế, thay vì chỉ dựa vào ý định mơ hồ rằng mình sẽ viết ngắn gọn.

Với một điểm yếu khác, cách cải thiện cũng sẽ khác. Người thường hỏi cho rõ quá muộn có thể xác định các giả định ngay khi bắt đầu nhiệm vụ và hẹn một lần kiểm tra sớm. Người gặp khó khăn khi ước lượng có thể so sánh công sức thực tế với ước tính ban đầu sau những nhiệm vụ tương tự. Cách làm cần xử lý cơ chế tạo nên thói quen đó. Một khóa học chung hoặc lời nhắc không tự động hữu ích, trừ khi bạn giải thích được nó thay đổi hành vi như thế nào.

Giữ cách cải thiện ở mức tương xứng. Một danh sách kiểm tra cầu kỳ cho mọi tin nhắn ngắn có thể làm chậm công việc nhiều hơn lợi ích nó đem lại. Ellis dùng bước rà soát đầy đủ cho những cập nhật yêu cầu quyết định, còn các lời xác nhận thông thường vẫn đơn giản. Điều đó cho thấy việc cải thiện bao gồm cả sự cân nhắc khi nào cần dùng một công cụ. Câu trả lời thực tế hơn khi mô tả một thói quen bạn duy trì được, thay vì một quy trình hoàn hảo mà hiếm khi làm theo ngoài thực tế.

Câu trả lời hư cấu của Ellis xác định một thói quen giao tiếp thường lặp lại, một hậu quả và cách thực hành để cải thiện. Giới hạn vẫn rõ ở cuối. Giữ ranh giới trung thực này khi chuẩn bị ví dụ của bạn; kế hoạch cải thiện không chứng minh điểm yếu đã biến mất.

Người phỏng vấn có thể hỏi một điểm yếu khác, một ví dụ về góp ý hoặc bạn làm gì khi cách cải thiện không hiệu quả. Hãy chuẩn bị nhiều hơn một nhãn gọi tên, nhưng đừng xây một danh mục khuyết điểm được diễn tập. Xác định vài nhu cầu phát triển có thật và minh chứng liên quan cho từng nhu cầu. Như vậy, bạn dễ trả lời đúng câu hỏi được đặt ra hơn, thay vì ép một kịch bản ưa thích vào câu hỏi khác.

Với Ellis, câu hỏi tiếp nối có thể là định dạng mới có bao giờ bỏ sót bối cảnh quan trọng không. Ellis có thể giải thích rằng ghi chú hỗ trợ vẫn sẵn có và lượng chi tiết tùy thuộc độ phức tạp của quyết định. Điều đó thể hiện sự hiểu biết về đánh đổi. Câu trả lời yếu hơn sẽ là khăng khăng rằng thông điệp ngắn luôn tốt hơn. Mục đích của cải thiện là giao tiếp tốt hơn, không phải tuân theo một giới hạn từ cứng nhắc.

Nếu người phỏng vấn hỏi về một kỹ năng bạn thực sự chưa có, hãy phân biệt thiếu kinh nghiệm với điểm yếu lặp lại. Bạn có thể nói mình chưa dùng một hệ thống cụ thể và giải thích kinh nghiệm liên quan hoặc việc học hỏi. Đừng ngụy trang sự chưa quen thành một nét tính cách, hoặc ngụ ý mình có năng lực chưa có. Ngôn ngữ chính xác giúp cuộc trao đổi xác định phần thiếu có thể được đào tạo trong vai trò hay có ảnh hưởng đáng kể đến kỳ vọng của nhà tuyển dụng.

Luyện câu trả lời bằng ngôn ngữ thông thường. Bỏ những cụm biến điểm yếu thành lời tự khen, chẳng hạn quá quan tâm, trừ khi bạn mô tả được tác hại có thật và thay đổi có ý nghĩa. Cũng bỏ những đánh giá bao quát về bản thân. Nói mình giao tiếp kém rộng hơn điều minh chứng cho thấy và cho người nghe ít căn cứ để trao đổi. Hãy mô tả hành vi cụ thể để cuộc thảo luận giữ được tính thiết thực.

Nhờ người góp ý xác định điểm yếu, hậu quả và sự cải thiện từ câu trả lời của bạn. Nếu thiếu một phần, hãy sửa phần đó. Nếu họ chỉ nghe thấy thế mạnh, cách kể có thể đang né tránh. Nếu họ nghe thấy sự thiếu năng lực nghiêm trọng chưa được giải quyết nhưng không có tiến bộ, hãy xem lại ví dụ có phản ánh chính xác mức sẵn sàng hiện tại không. Mục tiêu không phải chọn một khuyết điểm nghe vô hại, mà là giải thích một nhu cầu phát triển có thật một cách có trách nhiệm.

Kết thúc bằng thói quen bạn đang dùng và những hoàn cảnh vẫn cần chú ý. Bạn không cần một đoạn kết chiến thắng. Một phát biểu thực tế về việc tiếp tục rèn luyện có thể thể hiện sự tự nhận thức và trách nhiệm. Sau đó, để người phỏng vấn hỏi thêm nếu cần. Câu trả lời nên góp phần tạo hình dung chính xác về cách bạn làm việc, bên cạnh các thế mạnh và ví dụ được trao đổi ở những phần khác của buổi phỏng vấn.

• Điểm yếu là một hành vi thực tế, gắn với bối cảnh cụ thể có thể nhận biết.
• Tôi có thể giải thích tác động của thói quen đó mà không phóng đại hoặc đổ lỗi cho người khác.
• Cách cải thiện xử lý nguyên nhân thực.
• Tiến bộ có ví dụ và giới hạn thực tế hỗ trợ.
• Tôi trung thực về mọi mối liên hệ giữa điểm yếu này với nhiệm vụ thiết yếu của vị trí.