“Hãy kể về một lần thất bại”: câu trả lời có bài học thật

Bắt đầu bằng cách xác định điều lẽ ra phải xảy ra và điều thực tế đã xảy ra. Một lần bàn giao bị bỏ sót, bản nháp không dùng được, nhiệm vụ xác định phạm vi chưa tốt hoặc giả định khiến phải làm lại đều có thể cung cấp minh chứng. Ví dụ không cần là một thảm họa. Nhưng phải có khoảng cách thực sự giữa dự định và kết quả. Thiếu khoảng cách đó, câu trả lời có thể giống một câu chuyện thành công được gắn nhãn thất bại.

Hướng dẫn STAR của National Careers Service có thể giúp sắp xếp tình huống, trách nhiệm, hành động và kết quả. Với câu trả lời về thất bại, hãy chuẩn bị thêm một ghi chú về giả định hoặc quyết định sai. Chi tiết đó giải thích sai sót hình thành như thế nào. Nó giúp người phỏng vấn hiểu điều bạn học được, ngoài ý chung chung là nên cố gắng hơn hoặc trao đổi nhiều hơn.

Trong một ví dụ hư cấu, Ben lập báo cáo số người tham dự hội thảo từ một bảng tính mà anh cho là bản hiện hành. Anh gửi bản nháp cho điều phối viên, người phát hiện thiếu một số lượt đăng ký. Ben chưa kiểm tra liệu nhóm khác có đang duy trì tệp mới hơn không. Sai sót rất cụ thể: anh tạo ra bản nháp thiếu dữ liệu vì bỏ qua bước xác nhận nguồn. Tình huống đủ đáng kể để trao đổi mà không cần dựng nên một tai họa.

Làm rõ điều bạn kiểm soát được. Bạn có thể đã đưa ra quyết định, bỏ qua một bước kiểm tra, không đặt câu hỏi hoặc trao đổi quá muộn. Hãy nêu trực tiếp. Đồng thời, đừng nhận trách nhiệm cho những yếu tố ngoài vai trò chỉ để tỏ ra có trách nhiệm. Câu trả lời tốt nhất phân định chính xác hành động của bạn, quy trình của nhóm và các điều kiện rộng hơn.

Ben có thể nói đáng lẽ anh phải xác nhận tệp nguồn trước khi lập báo cáo. Anh cũng có thể giải thích nhóm chưa xác định rõ phiên bản chuẩn để đối chiếu, nếu điều đó liên quan. Sự việc thứ hai cung cấp bối cảnh nhưng không xóa đi điều thứ nhất. Một câu trả lời cân bằng có thể là: người phụ trách tệp chưa được xác định rõ, và tôi đã sai khi cho rằng bản nhận được là bản hiện hành thay vì kiểm tra lại.

Tránh cách nói bị động che khuất hành động của bạn. Những câu như đã xảy ra sai sót hoặc cuối cùng báo cáo bị thiếu khiến người phỏng vấn không rõ chuyện gì đã xảy ra. Tương tự, tránh tự đánh giá bao quát như tôi rất kém chú ý đến chi tiết. Hãy mô tả hành vi trong tình huống cụ thể. Câu trả lời về thất bại nói đến một quyết định và hậu quả của nó, không phải gắn nhãn vĩnh viễn cho tính cách hay năng lực của bạn.

Mô tả sai sót đã làm thay đổi điều gì đối với công việc hoặc những người liên quan. Nó khiến phải làm lại, trì hoãn quyết định, làm đồng nghiệp bối rối hay buộc phải sửa kế hoạch? Dùng kết quả bạn có cơ sở chứng minh. Đừng xem nhẹ hậu quả đáng kể bằng câu không có gì to tát, cũng đừng phóng đại thiệt hại để câu chuyện kịch tính. Đánh giá đúng quy mô cũng là một phần của khả năng phán đoán.

Trong ví dụ hư cấu của Ben, điều phối viên không thể dùng bản nháp để lên kế hoạch vật liệu cho đến khi bổ sung những lượt đăng ký còn thiếu. Ben phải lập lại báo cáo, còn điều phối viên có ít thời gian rà soát hơn. Chừng đó hậu quả đã đủ. Anh không nên nói cả hội thảo bị đe dọa trừ khi điều đó thực sự đúng. Người phỏng vấn vẫn hiểu vì sao lỗi này đáng kể mà không cần một câu chuyện mang tính sống còn.

Nếu hậu quả nhạy cảm, hãy giải thích ở mức phù hợp. Bạn có thể nói một quyết định bị trì hoãn hoặc tài liệu phải chỉnh sửa mà không chia sẻ số liệu hay tên thuộc diện bảo mật. Nếu không thể kể chính xác mà không tiết lộ thông tin được bảo vệ, hãy chọn ví dụ khác. Mục đích là thể hiện cách bạn ứng phó với thất bại, không phải phơi bày vấn đề riêng của nơi làm việc cũ.

Bạn đã làm gì sau khi nhận ra vấn đề? Cách xử lý hữu ích có thể gồm thừa nhận vấn đề, thông báo cho người bị ảnh hưởng, kiểm tra phạm vi, sửa công việc và thống nhất lại kỳ vọng. Trình tự phải phù hợp với sự việc thực tế. Tránh chỉ khẳng định chung chung rằng mình hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không giải thích trách nhiệm ấy được thể hiện thế nào trong thực tế.

Ben nói với điều phối viên rằng anh đã dùng nguồn chưa được xác nhận, hỏi tệp nào nên được coi là nguồn chuẩn và kiểm tra các trường dữ liệu khác có bị ảnh hưởng không. Anh lập lại báo cáo từ dữ liệu đã xác nhận và nêu thời điểm bản sửa sẽ hoàn thành. Anh không âm thầm thay tệp đính kèm rồi hy vọng mọi người quên bản nháp trước. Cách xử lý này giúp người cần thông tin nắm rõ tình trạng.

Nếu cần hỗ trợ, hãy nêu điều đó. Tìm đúng ý kiến chuyên môn có thể là một phần của việc khắc phục hiệu quả, nhất là khi sai sót liên quan đến hệ thống hoặc quyết định ngoài chuyên môn của bạn. Giải thích vì sao bạn nhờ người đó và mình đã làm gì sau đó. Chịu trách nhiệm không có nghĩa là tự giải quyết mọi vấn đề; điều đó đòi hỏi đảm nhiệm vai trò rõ ràng để vấn đề được hiểu và xử lý đúng cách.

Bài học cần dẫn đến một thói quen làm việc, bước kiểm tra hoặc nguyên tắc ra quyết định cụ thể. Tôi học được rằng phải cẩn thận hơn là một ý định. Giờ đây tôi xác nhận người phụ trách và ngày cập nhật dữ liệu nguồn trước khi lập báo cáo là một cách làm. Câu thứ hai cho người phỏng vấn lý do cụ thể để tin trải nghiệm đã thay đổi cách bạn làm việc. Điều đó cũng có thể được kiểm chứng qua một ví dụ về sau.

Với Ben, cách làm mới là ghi lại người phụ trách nguồn, ngày cập nhật và kỳ báo cáo dự kiến trước khi bắt đầu báo cáo định kỳ. Anh cũng đề nghị điều phối viên ghi nhãn rõ nguồn dùng chung. Đây là cách xử lý tương xứng với nguyên nhân dẫn đến lỗi. Thêm nhiều cuộc họp rà soát không liên quan chưa chắc có ích. Một bài học tốt xử lý đúng nguyên nhân mà không khiến quy trình nặng nề không cần thiết.

Nếu có minh chứng về sau cho thấy cách làm mới hữu ích, hãy mô tả một cách chừng mực. Ben có thể nói trong báo cáo tiếp theo, anh phát hiện một trang tính đã cũ trước khi soạn và làm rõ với người phụ trách. Anh không nên khẳng định mình không bao giờ mắc lỗi nữa. Giải thích rủi ro cụ thể mà quy trình mới xử lý và cách bạn hiện kiểm tra nó. Câu trả lời giữ được sự đáng tin khi phân biệt rõ điều này.

Câu trả lời của Ben nêu sai sót trước khi nói cách khắc phục và thực hành đã đổi. Mọi chi tiết đều hư cấu. Sự cải thiện không xóa hậu quả ban đầu; lần kiểm tra sau là ví dụ cụ thể về học hỏi, thay vì hứa không bao giờ thất bại.

Một thế mạnh được ngụy trang, như tôi quan tâm quá nhiều hoặc tôi làm việc quá chăm chỉ, thường không giải thích được sai sót thực sự. Nó có thể nghe như né tránh vì người phỏng vấn vẫn không biết bạn phản ứng ra sao khi cách làm của mình sai. Chọn một sự việc mà bạn có thể chỉ ra quyết định hoặc giả định đáng lẽ cần khác đi. Điều đó không đòi hỏi bạn phải thể hiện mình liều lĩnh hay kém năng lực.

Tránh dùng đồng nghiệp khó tính, hướng dẫn mơ hồ hoặc thời hạn thay đổi làm toàn bộ lời giải thích. Những yếu tố ấy có thể có thật và liên quan, nhưng câu hỏi thường hướng đến phản ứng và điều bạn học được. Xác định việc bạn có thể làm một cách hợp lý trong hoàn cảnh đó. Nếu thực sự không có phần nào liên quan đến thất bại, hãy chọn ví dụ khác cho thấy rõ hơn cách bạn cân nhắc.

Đừng hứa quá mức về bài học. Những câu như giờ tôi không bao giờ trễ hạn hoặc tôi luôn kiểm tra mọi thứ khó có cơ sở chứng minh và có thể cho thấy bạn chỉ thay một cách nghĩ đơn giản hóa bằng cách khác. Mô tả một bước kiểm tra cụ thể và lúc bạn dùng nó. Câu trả lời chín chắn thừa nhận công việc có sự đánh đổi, bất định và thông tin chưa đầy đủ, đồng thời cho thấy bạn đã chủ động cân nhắc hơn khi xử lý một rủi ro cụ thể.

Luyện trả lời vì sao bạn đưa ra lựa chọn ban đầu. Lời giải thích nên làm rõ giả định hoặc áp lực mà không bào chữa. Có thể bạn ưu tiên tốc độ, hiểu sai phạm vi hoặc dựa vào quy trình quen thuộc nhưng không phù hợp. Sau đó luyện nói điều bạn sẽ làm khác đi hiện nay. Câu trả lời cần liên hệ với cách làm đã thay đổi, không đưa ra một bài học hoàn toàn mới mâu thuẫn với phiên bản đầu.

Nếu người phỏng vấn hỏi thất bại lớn nhất trong sự nghiệp, hãy cân nhắc kỹ phạm vi và chọn ví dụ bạn có thể trao đổi có trách nhiệm. Nếu họ hỏi lỗi gần đây, đừng thay bằng chuyện cũ chỉ vì bạn đã chuẩn bị trơn tru. Hãy trả lời đúng câu hỏi. Bạn có thể dừng một chút để chọn ví dụ phù hợp và hỏi rõ bối cảnh được yêu cầu khi cần. Minh chứng chuẩn bị sẵn nên hỗ trợ việc lắng nghe, không thay thế nó.

Kiểm tra sự cân đối của câu trả lời. Bối cảnh nên ngắn, trách nhiệm rõ, cách khắc phục cụ thể và bài học thiết thực. Bạn không cần xin lỗi lặp đi lặp lại khi kể. Hãy nói điều đã xảy ra và điều đã thay đổi. Người phỏng vấn nên có hình dung thực tế về cách bạn xử lý sai sót, thay vì nghe lời khẳng định rằng bạn miễn nhiễm với lỗi trong tương lai hoặc rằng một sự việc định nghĩa cả sự nghiệp.

• Tôi xác định kết quả dự kiến và điều thực tế chưa đạt.
• Trách nhiệm của tôi rõ ràng, không đổ lỗi hoặc tự nhận lỗi sai sự thật.
• Hậu quả được nêu chính xác và đúng mức.
• Tôi giải thích cách khắc phục và những hậu quả không thể đảo ngược.
• Bài học là một cách làm cụ thể, được thể hiện qua hành vi sau đó khi có minh chứng.