Đặt câu hỏi phỏng vấn giúp bạn đánh giá công việc

Liệt kê những thông tin bạn cần biết trước khi nhận việc. Có thể bạn muốn làm rõ tỷ trọng các nhiệm vụ, quyền ra quyết định, cách nhận phản hồi, sự hỗ trợ học hỏi, lịch làm hoặc cách phối hợp. Sau đó xác định điểm nào đã được tin tuyển dụng hoặc những cuộc trao đổi trước trả lời. Các câu hỏi còn lại chính là tài liệu chuẩn bị của bạn. Cách tiếp cận này giúp tránh hỏi một điều chỉ vì nó xuất hiện trong danh sách câu hỏi phỏng vấn nghe có vẻ ấn tượng.

Cẩm nang phỏng vấn của MIT coi câu hỏi của ứng viên là một phần của cuộc trò chuyện và quá trình chuẩn bị. Phương pháp của chúng tôi bổ sung góc nhìn ra quyết định: mỗi câu hỏi cần giải quyết một điều chưa chắc chắn hoặc giúp bạn hiểu sâu hơn một vấn đề liên quan. Bạn vẫn có thể thể hiện sự quan tâm qua câu hỏi, nhưng chính thông tin nhận được cần có ý nghĩa. Nếu câu trả lời không ảnh hưởng đến cách bạn nhìn công việc hoặc chuẩn bị, hãy cân nhắc liệu câu khác có xứng đáng với thời gian hạn chế hơn không.

Ứng viên hư cấu Hana đang ứng tuyển một vai trò vận hành chương trình. Cô muốn biết công việc tập trung vào lập kế hoạch cho những buổi định kỳ hay phản ứng với yêu cầu sát giờ. Khác biệt ấy ảnh hưởng cả mối quan tâm của cô lẫn những ví dụ cô sẽ mang đến vòng sau. Vì vậy, câu hỏi nên tìm hiểu cách nhóm thực sự phân bổ công việc, thay vì hỏi chung liệu văn hóa ở đây có nhịp độ nhanh hay không.

Một ví dụ cụ thể có thể làm rõ những chi tiết mà mô tả chung bỏ qua. Hãy đề nghị người phỏng vấn mô tả một dự án gần đây, một lần bàn giao điển hình hoặc một quyết định mà người đảm nhiệm vị trí đã đưa ra. Sau đó theo dõi trình tự: điều gì khởi đầu công việc, người đó chịu trách nhiệm phần nào, ai khác đóng góp và kết quả được xem lại ra sao. Cách này giúp bạn hiểu bối cảnh vận hành mà không kỳ vọng người phỏng vấn tiết lộ thông tin bảo mật.

Hana có thể hỏi: Anh/chị có thể trình bày cách nhóm chuẩn bị chương trình định kỳ gần nhất, bao gồm phần mà vị trí này trực tiếp phụ trách không? Câu trả lời có thể phân biệt việc xếp lịch, trao đổi với người tham gia, mua sắm và hỗ trợ ngay ngày diễn ra. Sau đó cô có thể hỏi phần nào thường thay đổi muộn. Cách hỏi này cung cấp nhiều thông tin hơn câu mỗi ngày có khác nhau không, vốn có thể nhận được lời đáp hào hứng nhưng mơ hồ.

Giữ đề nghị tương xứng với hiểu biết của người phỏng vấn. Chuyên viên tuyển dụng có thể giải thích quy trình và trách nhiệm tổng quát, nhưng không biết mọi chi tiết vận hành. Một đồng đội tương lai thường có thể mô tả việc bàn giao, còn quản lý có thể trao đổi ưu tiên và kỳ vọng. Nếu người đó không trả lời được, hãy hỏi ai có thể làm rõ ở giai đoạn sau. Việc chưa nhận được chi tiết ngay từ người không phù hợp để trả lời không tự động là bằng chứng có vấn đề.

Nhiều vai trò trở nên khó khăn khi các yêu cầu xung đột. Hãy hỏi cách xác định ưu tiên và ai giải quyết những đánh đổi. Câu hỏi hữu ích có thể xoay quanh điều xảy ra khi một thời hạn đã lên kế hoạch gặp yêu cầu khẩn, hoặc cách nhóm quyết định công việc nào nên hoãn. Những gợi mở này làm rõ quy trình ra quyết định hơn một lời đề nghị chung về phong cách quản lý. Chúng cũng giúp bạn hiểu vai trò được kỳ vọng tự cân nhắc đến mức nào.

Một câu hỏi hư cấu của Hana là: Khi hai trưởng chương trình cùng cần hỗ trợ, điều phối viên vận hành quyết định việc nào làm trước như thế nào? Nếu câu trả lời là quản lý đặt ưu tiên, cô có thể hỏi quyết định đó được truyền đạt ra sao. Nếu điều phối viên tự quyết, cô có thể hỏi có hướng dẫn hoặc kênh xin ý kiến cấp trên nào. Câu hỏi tiếp nối phụ thuộc vào điều cô nghe được, chứ không phải một danh sách cố định phải hoàn thành.

Tránh đặt câu hỏi như một lời buộc tội. Anh/chị ngăn quản lý liên tục đổi ý như thế nào đã giả định có vấn đề trước khi người phỏng vấn mô tả bất kỳ điều gì. Phiên bản trung tính hỏi những thay đổi ưu tiên được xử lý ra sao khi công việc đang diễn ra. Ngôn ngữ trung tính không ngăn bạn xem xét những vấn đề khó. Nó cho người đối thoại không gian giải thích quy trình và tạo ra thông tin để bạn đánh giá công bằng hơn.

Lời hứa về phát triển có ý nghĩa hơn khi bạn hiểu cách công việc mới được giới thiệu và rà soát. Hãy hỏi nhân viên mới thường học gì trước, ai kiểm tra sản phẩm ban đầu và phản hồi được đưa ra thế nào khi cần chỉnh sửa. Câu trả lời có thể cho thấy việc học được lên kế hoạch, diễn ra không chính thức hay chủ yếu tự định hướng. Những cách sắp xếp khác nhau phù hợp với những người khác nhau, nên hãy liên hệ thông tin với nhu cầu của bạn.

Với Hana, câu hỏi hữu ích là: Sau giai đoạn học ban đầu, anh/chị kỳ vọng người đảm nhiệm vị trí tự xử lý những việc gì, và quyết định nào vẫn được xem lại? Câu hỏi tách kỳ vọng về khả năng làm việc khỏi lời động viên chung. Cô cũng có thể xin ví dụ về một trách nhiệm mà người trong vai trò từng nhận thêm sau khi đã quen những việc cơ bản. Hãy hỏi cách hỗ trợ phát triển trong thực tế và cách trao đổi về tiến bộ.

Đừng chỉ hỏi nhà tuyển dụng sẽ cung cấp điều gì. Bạn cũng có thể hỏi những người mới hòa nhập tốt đã chuẩn bị ra sao hoặc thói quen nào giúp họ học quy trình của nhóm. Điều đó hỗ trợ cuộc trao đổi hai chiều về kỳ vọng. Mục tiêu không phải hứa rằng bạn sẽ không cần hỗ trợ, mà là hiểu kinh nghiệm hiện có và sự hướng dẫn sẵn có sẽ phối hợp với nhau thế nào. Kỳ vọng rõ ràng có ích cho cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng.

Trong buổi phỏng vấn hư cấu tại Linden Programs, Hana bắt đầu: Công việc thường được phân chia giữa các buổi định kỳ và yêu cầu mới như thế nào? Quản lý giải thích rằng mỗi điều phối viên phụ trách một chương trình hằng tuần nhưng cũng xử lý những thay đổi mới đến. Hana hỏi tiếp: Khi một thay đổi mới xung đột với việc chuẩn bị chương trình tuần, ai giúp quyết định ưu tiên? Quản lý mô tả buổi rà soát ngắn hằng ngày với trưởng bộ phận vận hành.

Sau đó Hana hỏi: Anh/chị có thể nêu một thay đổi gần đây và cách điều phối viên xử lý không? Quản lý mô tả việc đổi địa điểm khiến nhóm phải cập nhật hướng dẫn cho người tham gia. Điều này giúp Hana hiểu vai trò bao gồm cả quản lý hồ sơ lẫn giao tiếp. Cô không hỏi câu chung về làm việc nhóm đã chuẩn bị, vì câu trả lời vừa rồi đã cung cấp chi tiết hữu ích hơn về phối hợp. Cô dùng thời gian còn lại để làm rõ cách công việc ban đầu được kiểm tra trong giai đoạn làm quen.

Sau buổi phỏng vấn, Hana ghi riêng các phát biểu và cách diễn giải của mình. Cô ghi rằng ưu tiên được rà soát hằng ngày, nhưng vẫn muốn biết thay đổi khẩn được xử lý thế nào ngoài buổi rà soát ấy. Cuộc trao đổi đã giúp cô hiểu hơn mà chưa giải quyết mọi câu hỏi. Nhà tuyển dụng, ứng viên và cuộc trò chuyện đều hư cấu. Bài học là trình tự biết điều chỉnh: bắt đầu từ một điều thực sự chưa rõ, lắng nghe và đặt câu tiếp theo trở nên hữu ích nhờ câu trả lời.

Những điều kiện thực tế như địa điểm, công tác, giờ làm và cách xếp lịch có thể ảnh hưởng đáng kể đến quyết định của bạn. Hãy hỏi đúng người vào giai đoạn phù hợp, đặc biệt khi tin tuyển dụng còn để một điểm quan trọng chưa rõ. Bạn không cần giả vờ những điều kiện ấy không liên quan. Đặt câu hỏi nhằm hiểu yêu cầu, thay vì đòi ngoại lệ trước khi biết vai trò thực sự bao gồm những gì.

Ví dụ, nếu tin nói thỉnh thoảng đi công tác, hãy hỏi điều đó có nghĩa gì trong công việc gần đây của nhóm và thường được báo trước bao lâu. Xin một ví dụ gần đây thể hiện chính sách được áp dụng trong thực tế. Ghi lại điều đã được xác nhận và điều vẫn thay đổi tùy tình huống. Nếu một điều kiện là thiết yếu đối với khả năng nhận việc, hãy làm rõ trước quyết định cuối thay vì dựa vào cách hiểu lạc quan.

Gần cuối buổi, nếu quy trình chưa được giải thích, hãy hỏi về giai đoạn tiếp theo, thời gian dự kiến và tài liệu bạn cần chuẩn bị. Đây là câu hỏi về quy trình, không thay thế việc hiểu công việc. Chúng giúp bạn quản lý hồ sơ chính xác. Nếu gần hết thời gian, ưu tiên vấn đề chưa được trả lời quan trọng nhất và hỏi liệu đầu mối khác hoặc giai đoạn sau có phù hợp để làm rõ những điểm còn lại không.

Câu trả lời có thể chi tiết, mơ hồ, chưa chắc chắn hoặc không nhất quán với điều đã nói trước đó. Ghi nhận quan sát và quyết định có cần hỏi tiếp không. Một câu mơ hồ có thể do hiểu biết hạn chế, vai trò đang thay đổi hoặc thiếu chuẩn bị; chưa có thêm bối cảnh thì bạn không biết nguyên nhân nào. Sau một câu trả lời rộng, hãy hỏi về tuần làm việc hoặc dự án gần đây. Khi có thể, sử dụng nhiều phần minh chứng liên quan.

Tránh biến thời gian hỏi đáp thành bài kiểm tra mà người phỏng vấn phải vượt qua bằng câu chữ bạn thích. Mục đích là hiểu sự phù hợp, không phải bắt lỗi một cách diễn đạt chưa hoàn hảo. Nếu một phản hồi khiến bạn lo ngại, hãy hỏi tiếp trung tính về vấn đề bên dưới. Bạn có thể đưa ra quyết định dứt khoát không chọn vai trò khi minh chứng hỗ trợ, mà không cần gắn nhãn cả tổ chức từ một cuộc trao đổi.

Sau đó, cập nhật ghi chú so sánh và sự chuẩn bị của bạn. Câu trả lời nào làm tăng mối quan tâm? Câu nào cho thấy khoảng thiếu hoặc yêu cầu bạn không đáp ứng được? Câu hỏi nào còn dành cho người khác? Câu hỏi phỏng vấn tốt tạo ra thông tin hữu ích và ảnh hưởng hành động tiếp theo. Chúng vẫn thành công khi thông tin khiến bạn bớt quan tâm đến công việc, vì quyết định rõ ràng hơn cũng là một phần của cuộc trao đổi tuyển dụng hiệu quả.

• Mỗi câu hỏi đã chuẩn bị giải đáp một điều chưa rõ có ý nghĩa với tôi.
• Tôi tránh hỏi thông tin đã cung cấp rõ.
• Ví dụ và câu tiếp nối làm rõ cách làm việc thật.
• Câu hỏi phù hợp với phạm vi hiểu biết có thể có của người phỏng vấn và thời gian hiện có.
• Ghi chú của tôi phân biệt lời nói đã được xác nhận, cách diễn giải và câu hỏi chưa có lời giải.