Hỏi lại sau khi ứng tuyển khi có lý do hữu ích

Những lý do thường gặp gồm chưa rõ trạng thái nộp hồ sơ, đã qua mốc phản hồi dự kiến, có cập nhật quan trọng hoặc cần hỏi về giai đoạn tiếp theo. Mỗi lý do đòi hỏi một lời nhắn khác nhau. Mong được trấn an là điều dễ hiểu, nhưng không tự động tạo ra một câu hỏi hữu ích cho nhà tuyển dụng. Trước khi soạn, hãy tự ghi mục đích: Tôi cần biết hệ thống đã nhận tài liệu của mình chưa, hoặc Tôi muốn hỏi về quy trình sau ngày xét hồ sơ đã được thông báo.

Hướng dẫn trao đổi với nhà tuyển dụng của MIT ủng hộ các cuộc trao đổi ngắn gọn, trực tiếp. Áp dụng vào việc liên hệ tiếp, điều đó có nghĩa là cho người nhận đủ bối cảnh để xác định hồ sơ và vấn đề cụ thể. Thông điệp chỉ hỏi họ đã xem CV chưa có thể không cho biết bạn cần thông tin gì. Câu hỏi rõ về quy trình dễ trả lời hơn và ít có khả năng lặp nội dung đã có trong hồ sơ.

Ứng viên hư cấu Victor đã nộp hồ sơ cho một vị trí vận hành dịch vụ và nhận được mã xác nhận. Anh muốn gửi email cho nhóm tuyển dụng ngay sáng hôm sau để chắc rằng họ đã chú ý đến mình. Nhưng bản ghi đã xác nhận việc nhận hồ sơ, nên anh không có vấn đề hành chính mới cần hỏi. Thay vào đó, anh lưu xác nhận và chuẩn bị những ví dụ liên quan cho phỏng vấn. Nếu sau này khoảng thời gian xét hồ sơ do nhà tuyển dụng thông báo đã qua, anh có thể cân nhắc lại xem một câu hỏi về tiến độ có phù hợp không.

Hãy đọc tin tuyển dụng và thông báo xác nhận để tìm những hướng dẫn về việc liên hệ, thời gian xét hồ sơ hoặc cách nhận thông tin cập nhật. Một số nhà tuyển dụng cung cấp trạng thái trên cổng ứng tuyển hoặc yêu cầu ứng viên không liên hệ với nhóm tuyển dụng để hỏi tiến độ. Hãy tôn trọng quy trình đó. Đừng cho rằng một lịch gửi thư hỏi tiến độ chung có thể thay thế những hướng dẫn cụ thể. Một lời nhắn hữu ích cần phù hợp với hồ sơ ứng tuyển thực tế, thay vì tuân theo một quy tắc sao chép từ tình huống tuyển dụng không liên quan.

Phân biệt thời hạn với ngày phản hồi. Vị trí đóng nhận hồ sơ vào một ngày nhất định không nhất thiết có nghĩa mọi ứng viên sẽ nhận tin hôm đó. Khoảng thời gian rà soát ước tính khác với cuộc hẹn được xác nhận. Ghi đúng cách diễn đạt để sau này bạn không nhớ kỳ vọng thành lời hứa. Điều này giúp đặt câu hỏi trung tính nếu quy trình có vẻ chậm.

Thư xác nhận hư cấu của Victor nói nhóm dự kiến rà soát hồ sơ sau ngày đóng nhận. Thư không nêu thời hạn trả lời. Anh không nên viết rằng nhà tuyển dụng đã lỡ một lần cập nhật được hứa khi không có lời hứa như vậy. Nếu cuối cùng liên hệ, anh có thể hỏi liệu có giai đoạn tiếp theo được dự kiến hay không. Cách viết cần phản ánh điều đã biết, bao gồm khả năng nhóm không có cập nhật riêng cho từng ứng viên.

Dùng đầu mối liên hệ chính thức được cung cấp cho vị trí hoặc chuỗi thư tuyển dụng đã thiết lập. Một nhân viên khác trong công ty có thể không xem được hồ sơ của bạn, ngay cả khi chức danh có vẻ liên quan. Tránh đoán địa chỉ riêng hoặc liên hệ nhiều người song song để buộc hồ sơ được chú ý. Mục tiêu là đến đúng người phụ trách quy trình với câu hỏi rõ, không tạo nhiều cuộc trò chuyện rời rạc về cùng lần nộp.

Nếu nhà tuyển dụng có chức năng nhắn tin trên cổng ứng tuyển, hãy kiểm tra xem chức năng ấy có dành cho câu hỏi về hồ sơ không. Nếu email xác nhận không được theo dõi, hãy sử dụng kênh thay thế đã được nêu. Khi hữu ích, ghi chức danh vị trí, mã tham chiếu, ngày nộp hoặc mã xác nhận. Đừng gửi thông tin cá nhân nhạy cảm chỉ để chứng minh danh tính, trừ khi quy trình hợp lệ yêu cầu. Người nhận thường cần bối cảnh hồ sơ, chứ không cần bản sao của mọi trường trên biểu mẫu.

Victor tìm thấy hộp thư tuyển dụng được ghi trong tin tuyển dụng và dùng kênh đó khi có câu hỏi thực sự về quy trình. Anh không viết riêng cho giám đốc bộ phận và ba thành viên nhóm. Một đầu mối phù hợp dễ theo dõi hơn và ít có khả năng tạo ra câu trả lời mâu thuẫn. Nếu người tuyển dụng chuyển anh sang nơi khác, anh làm theo kênh chính thức mới, đồng thời giữ các chi tiết ứng tuyển giúp người tiếp theo hiểu vấn đề.

Chỉ gửi câu hỏi về tiến độ sau khi kiểm tra quy trình đã công bố, xác nhận ứng tuyển và mọi mốc thời gian ra quyết định. Trong ví dụ hư cấu này, thời hạn cập nhật được thông báo đã qua và nhà tuyển dụng chấp nhận các câu hỏi. Nhân vật, ngày tháng và mã định danh đều chỉ nhằm minh họa.

Nếu chưa bao giờ nhận được xác nhận, trước hết kiểm tra hệ thống ứng tuyển và các thư mục hộp thư liên quan. Thiếu email tự nó không chứng minh việc nộp thất bại. Nếu trạng thái vẫn chưa chắc, hỏi về việc tiếp nhận thay vì yêu cầu cập nhật quyết định tuyển dụng. Đưa vào chi tiết cần để kiểm tra. Đừng nộp nhiều lần trước khi hiểu liệu có tạo hồ sơ trùng hay hồ sơ ban đầu đã tồn tại.

Thư hỏi xác nhận đã nhận hồ sơ hư cấu có thể viết: Kính gửi Nhóm tuyển dụng, tôi đã hoàn thành biểu mẫu trực tuyến cho vị trí SO-16 vào ngày 4 tháng 11, nhưng chưa thể xác nhận trạng thái đã nộp trên cổng. Anh/chị có thể cho biết hồ sơ đã được nhận hay tôi cần thực hiện bước nào khác không? Tôi muốn tránh tạo lần nộp trùng. Xin cảm ơn, Victor. Cách viết này nêu chính xác điều chưa chắc chắn thay vì khẳng định hệ thống đã làm mất hồ sơ.

Với nội dung đính chính có ý nghĩa, một thông điệp hư cấu khác viết: Tôi nhận thấy CV đính kèm hồ sơ SO-16 chứa số liên hệ cũ. Tôi gửi kèm CV đã sửa và số hiện tại cũng đã được cập nhật trong hồ sơ ứng viên. Anh/chị có thể xác nhận liệu có thể thay tệp đính kèm qua kênh này không? Thông điệp cần mô tả những hành động thực sự đã hoàn thành. Sửa tính từ hoặc cách diễn đạt ưa thích thường không đủ lý do cho phiên bản khác; hãy tập trung thông tin ảnh hưởng đáng kể đến hồ sơ ứng tuyển.

Nếu nhà tuyển dụng đưa mốc thời gian đã sửa, ghi lại và chờ theo bối cảnh đó trừ khi thay đổi thực sự đòi hỏi liên hệ. Nếu họ yêu cầu thông tin, cung cấp qua kênh được chỉ định. Nếu họ nói không có cập nhật riêng cho từng ứng viên, hãy tôn trọng giới hạn. Phản hồi ít chi tiết hơn bạn hy vọng vẫn có thể là toàn bộ thông tin người đó có thể chia sẻ.

Nếu không nhận được trả lời, đừng suy ra một nguyên nhân duy nhất. Vai trò có thể tạm dừng, đầu mối có thể chưa có cập nhật hoặc quy trình có thể chậm. Đó là những khả năng, không phải sự thật bạn xác lập được. Liên tục gửi cùng câu hỏi qua kênh mới hiếm khi bổ sung thông tin. Quyết định xem việc liên hệ thêm có mục đích riêng hay không; nếu không, tiếp tục tìm việc và giữ hồ sơ ở trạng thái chờ kết quả chưa được xác nhận.

Victor không nhận được câu trả lời cho thư hỏi trạng thái hư cấu. Anh ghi ngày và không còn coi hồ sơ đó là nhiệm vụ hằng ngày. Anh tiếp tục theo đuổi các vai trò khác và giữ sẵn tài liệu đã nộp phòng khi nhà tuyển dụng trả lời sau. Đây là quyết định quản lý sự chú ý của anh. Nó không phải tuyên bố rằng anh đã bị từ chối hoặc kết luận CV thất bại, vì bằng chứng sẵn có không hỗ trợ nhận định nào trong hai điều đó.

Chuẩn bị một nhóm nhỏ ví dụ liên quan, rà soát công việc công khai của nhà tuyển dụng nếu khả năng phỏng vấn tăng lên và tiếp tục đánh giá cơ hội phù hợp. Tránh dùng thời gian chờ để liên tục viết lại tài liệu đã gửi. Nếu xác định cải thiện hữu ích, áp dụng cho tài liệu tương lai và giữ nguyên phiên bản đã nộp. Bạn cần biết nhà tuyển dụng thực sự nhận gì nếu họ liên hệ.

Hãy thận trọng khi xem xét những điểm lặp lại trong quy trình của mình. Nếu nhiều hồ sơ không rõ đã được nhận hay chưa, cải thiện bước kiểm tra nộp. Nếu thường phải hỏi rõ yêu cầu công việc sau khi ứng tuyển, hãy tìm hiểu những điểm ấy sớm hơn. Chỉ sự im lặng không xác định được nguyên nhân, nhưng các quan sát hành chính vẫn có thể hỗ trợ những thay đổi thực tế. Tập trung vào phần bạn có thể xác minh, thay vì xây dựng một lý thuyết tuyển dụng từ vài lời nhắn chưa được trả lời.

Cuối cùng, giữ ghi chép đúng thực tế. Đã nộp, chưa chắc đã được nhận, đã gửi câu hỏi, đã cập nhật thời gian và ứng viên tự kết thúc là những trạng thái khác nhau. Bảng theo dõi rõ ràng ngăn việc hỏi tiến độ trở thành vòng lặp bất tận do trí nhớ và lo lắng chi phối. Giao tiếp sau ứng tuyển tốt nhất có mục đích và giới hạn. Nó làm rõ những phần có thể làm rõ, đồng thời cho phép phần tìm việc còn lại tiếp tục mà không chờ một nhà tuyển dụng giải quyết mọi điều chưa chắc chắn.

• Tôi nêu được mục đích cụ thể của lần liên hệ.
• Hướng dẫn của nhà tuyển dụng và mốc thời gian thực tế cho thấy việc liên hệ là phù hợp.
• Người nhận và kênh phù hợp hồ sơ này.
• Tin nhắn xác định rõ vị trí và đặt một câu hỏi mà người nhận có thể trả lời.
• Tôi giữ ghi chép đúng sự việc và tiếp tục theo đuổi các cơ hội khác.