In der E-Mail steht „Donnerstag um zehn“. Ihr Kalender zeigt den Gesprächstermin am selben Tag um 16 Uhr. Das kann richtig sein, wenn beide Einträge denselben Zeitpunkt aus verschiedenen Zeitzonen anzeigen. Es kann aber auch sein, dass der Termin mit der falschen Zeitzone angelegt wurde. Wer die Zeitzone beim Vorstellungsgespräch vorab prüft, weiß, ob tatsächlich eine Überschneidung besteht und wann der Raum oder die Anreise eingeplant werden muss.
Dafür reichen die Nachricht mit der Einladung und ein Kalender. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen der Uhrzeit, die das Unternehmen meint, und der Uhrzeit an dem Ort, von dem aus Sie teilnehmen. Wenn Sie Ihre Bewerbungen bereits mit CVura verwalten, der App vom Team hinter ResumeField, können Sie den Klärungsbedarf bei der betreffenden Bewerbung im Blick behalten. Die Abstimmung selbst findet über den vom Unternehmen angegebenen Kontaktweg statt. Die bestätigte Einladung bleibt die Referenz.
Die Zeitzone beim Vorstellungsgespräch in der Einladung finden
Lesen Sie die Einladung und öffnen Sie separat die Details des Kalendereintrags. Suchen Sie das vollständige Datum, die Uhrzeit, den genannten Ort oder die Zeitzone und die vorgesehene Dauer. Halten Sie fest, aus welcher Nachricht jede Angabe stammt. Der Satz „Donnerstag um zehn“ lässt die Zeitzone offen. Ein Buchungsportal kann dagegen ausdrücklich anzeigen, dass die verfügbaren Zeiten für die in Ihrem Profil hinterlegte Stadt gelten. Prüfen Sie, ob Sie am Gesprächstermin tatsächlich dort sein werden.
In der Wochenansicht sehen Sie in der Regel die Anzeigezeit Ihres Kalenders. Im Termin selbst lässt sich oft erkennen, mit welcher Zeitzone er erstellt wurde. Unterschiedliche Uhrzeiten können daher stimmen. Gleiche Uhrzeiten können sich widersprechen, wenn die Orte unterschiedlich sind. Rechnen Sie für das Datum des Gesprächs mit den jeweiligen Ortsnamen um. Eine Umrechnung für den heutigen Tag kann rund um die Zeitumstellung danebenliegen, weil verschiedene Länder ihre Uhren an unterschiedlichen Tagen umstellen.
Nehmen Sie für die eigene Planung den Ort, an dem Sie sich zum Zeitpunkt des Gesprächs aufhalten werden. Wer aus dem Zug an einem Zielort ankommt oder vorübergehend im Ausland arbeitet, sollte den Eintrag mit der dortigen Ortszeit prüfen. Bei großen Zeitunterschieden kann sich auch der Kalendertag ändern. Schreiben Sie für sich deshalb beispielsweise „Freitag, 14 Uhr in London“ auf, sobald genau diese Angabe bestätigt ist. So bleibt sie verständlich, wenn Ihr Gerät auf der Reise automatisch die Anzeige umstellt.
Auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten
Eine konkrete Abweichung im E-Mail-Verlauf klären
Wenn Nachricht und Kalender nach der Umrechnung übereinstimmen, können Sie bei Bedarf beide Ortszeiten kurz in Ihrer Zusage nennen. Wenn sie zwei unterschiedliche Zeitpunkte ergeben, fragen Sie, welcher davon für das Gespräch gilt. Antworten Sie im bestehenden Verlauf oder nutzen Sie die Kontaktadresse aus der Einladung. Die Stelle muss nur so genau bezeichnet sein, dass der Empfänger den Vorgang findet. Private Kalenderdetails oder der persönliche Zugangslink sind für diese Rückfrage entbehrlich.
Formulieren Sie die beiden Lesarten klar. Etwa so: „In Ihrer E-Mail steht Donnerstag, 10 Uhr Ortszeit Toronto. Die Kalendereinladung erscheint bei mir als Donnerstag, 10 Uhr Ortszeit London. Können Sie mir bitte bestätigen, zu welcher Uhrzeit das Gespräch stattfindet?“ Damit ist sofort erkennbar, welche Einstellung geprüft werden muss. Falls eine der beiden Zeiten mit einem bestehenden Termin kollidiert, sagen Sie ausdrücklich, welche. Die Antwort soll die ursprüngliche Frage klären und, wenn nötig, eine neue Vereinbarung ermöglichen.
Wenn das Unternehmen auf ein Buchungsportal verweist, öffnen Sie zunächst die Angaben zum bestehenden Termin. Prüfen Sie die Zeitzonenanzeige unmittelbar vor der Bestätigung einer Änderung. Bei einem erneuten Aufruf kann das Portal andere Einstellungen erkennen. Vergleichen Sie nach der Buchung die schriftliche Bestätigung und den neuen Kalendereintrag. Wechselt das Datum bei der Umrechnung, schreiben Sie beide Tage ausdrücklich aus. So vermeiden Sie, dass eine knappe Angabe wie „morgen früh“ an den zwei Orten unterschiedlich verstanden wird.
Erst bei einer echten Überschneidung Ersatzzeiten anbieten
Möglicherweise passt der Termin nach der Klärung bereits. Wenn die bestätigte Uhrzeit wirklich kollidiert, beziehen Sie sich auf den ursprünglichen Termin und schlagen Sie zwei geprüfte Zeitfenster in derselben benannten Zeitzone vor. Schreiben Sie das Datum zu jedem Vorschlag. Können Sie innerhalb eines Fensters flexibel beginnen, geben Sie auch an, bis wann das Gespräch enden muss. Passt nur eine einzige Startzeit, schreiben Sie genau diese Zeit. So können alle Beteiligten einschätzen, ob die Dauer ausreicht.
Prüfen Sie vor dem Antworten auch den Puffer. Bei einem 45-minütigen Videogespräch kann ein freies Zeitfenster von genau 45 Minuten zu knapp sein, wenn Sie vorher einen Raum suchen oder danach sofort in eine andere Besprechung müssen. Für ein persönliches Gespräch kommen Anfahrt, der Weg im Gebäude und gegebenenfalls die Anmeldung hinzu. Bei einer Gesprächsrunde mit mehreren Beteiligten lässt sich womöglich weniger verschieben als bei einem kurzen Telefonat. Bieten Sie trotzdem nur Zeiten an, die Sie zuverlässig wahrnehmen können.
Wenn der Termin unmittelbar bevorsteht, nutzen Sie den für dringende Rückfragen angegebenen Kontaktweg. Eine kurze Nachricht nach einem Telefonat hält fest, was besprochen wurde. Lassen Sie den ursprünglichen Termin sichtbar, solange die Verschiebung noch offen ist. Kennzeichnen Sie eigene Ersatzzeiten als vorläufig. Können Sie den ursprünglichen Termin definitiv nicht wahrnehmen, teilen Sie das klar mit. Eine vorgeschlagene Uhrzeit ist erst dann vereinbart, wenn die Gegenseite sie bestätigt.
Ein Vorstellungsgespräch verschieben · Bundesagentur für Arbeit zur Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche
Beispiel: Zehn Uhr in Toronto oder zehn Uhr in London?
Priya befindet sich in London. Sie ist beim fiktiven Unternehmen Cedar Quay Services zu einem Videogespräch für eine Stelle in der Servicekoordination eingeladen. Die E-Mail nennt Donnerstag, den 19. November, um 10 Uhr in Toronto und eine Gesprächsdauer von 45 Minuten. Im Londoner Kalender steht ebenfalls 10 Uhr. Für das genannte Datum entsprechen 10 Uhr in Toronto jedoch 15 Uhr in London. Zu dieser Zeit hat Priya eine Verpflichtung, die sie nicht verschieben kann.
Die bestätigte Einladung für den Gesprächstermin sichern
Kontrollieren Sie in der schriftlichen Bestätigung Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Prüfen Sie außerdem die Dauer, den Ort oder den Link und eventuelle Hinweise zur Teilnahme. Gleichen Sie die aktualisierte Kalendereinladung mit der Nachricht ab, bevor Sie zusagen. Steht die richtige Uhrzeit nur in der E-Mail und bleibt der alte Termin sichtbar, können Sie fragen, ob noch ein korrigierter Eintrag folgt. Eine bereits erfolgte Kalenderzusage beantwortet die Frage nach der gemeinten Uhrzeit nicht.
Bewahren Sie eine eindeutige Referenz auf, etwa die Betreffzeile der Bestätigung und das vereinbarte Datum in Ihrer Ortszeit. Wenn Sie den Stand der Bewerbung in CVura festhalten, können Sie den nächsten Schritt dort im Zusammenhang behalten, etwa die Einladung noch einmal abzugleichen. Erinnerungen stellen Sie in Ihrem Kalender ein. Prüfen Sie den Termin nochmals vor dem Gespräch, vor allem nach einem Orts- oder Gerätewechsel. Öffnen Sie dabei die Nachricht mit dem vereinbarten Link statt einer älteren Kopie.
Wenn die Einladung mehrere Termine enthält, prüfen Sie jeden einzeln. Ein kurzer Anruf zur Begrüßung und das anschließende Fachgespräch können von verschiedenen Personen organisiert werden. Eine Korrektur für den ersten Termin ändert den zweiten nicht automatisch. Vergleichen Sie deshalb auch die Betreffzeilen und die Namen der Organisatoren. Steht im neuen Eintrag eine andere Dauer, kontrollieren Sie Ihr Zeitfenster erneut. Falls der Termin plötzlich eine zusätzliche Aufgabe oder eine weitere Gesprächsrunde enthält, klären Sie bei Bedarf, ob die neue Einladung tatsächlich alle bisherigen Angaben ersetzt. So beziehen sich Ihre Zusage und die Vorbereitung auf dasselbe Gespräch.
Fragen
Soll ich beide Ortszeiten in die Antwort schreiben?
Bei einem Gespräch über mehrere Zeitzonen hinweg hilft es, den Zeitpunkt eindeutig zu machen. Schreiben Sie zu jeder Uhrzeit die Stadt und, falls sich der Kalendertag unterscheidet, jeweils das Datum dazu. Bei einer Einladung innerhalb derselben Zeitzone genügt oft eine eindeutige Datums- und Zeitangabe.
Ist der neueste Kalendereintrag automatisch der richtige?
Vergleichen Sie ihn mit der letzten eindeutigen Bestätigung. Auch eine weitergeleitete Einladung oder ein doppelter Eintrag kann neuer sein. Wenn zwei aktuelle Angaben voneinander abweichen, fragen Sie nach, welcher Zeitpunkt für das Gespräch gilt und ob der ältere Termin ersetzt wird.
Was mache ich, wenn keine Antwort kommt und das Gespräch bald beginnt?
Schauen Sie in der Einladung nach einer Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Rückfragen. Lassen Sie den ursprünglichen Termin im Kalender sichtbar, solange Sie ihn noch wahrnehmen können. Ist die Teilnahme ausgeschlossen, melden Sie das ausdrücklich. Planen Sie eine Ersatzzeit erst nach der Bestätigung verbindlich ein.
Muss ich den Grund für die Überschneidung im Detail erklären?
Eine kurze, zutreffende Erklärung reicht häufig für die Terminplanung aus. Für das Unternehmen ist wichtiger, wann Sie erreichbar sind, wie lange das Gespräch dauern darf und ob Sie an einem bestimmten Tag überhaupt Zeit haben. Persönliche Einzelheiten können Sie weglassen, wenn sie für die Abstimmung keine Rolle spielen.