Eine frühere Führungskraft hat zugesagt, als Referenz zur Verfügung zu stehen. Nun fragt das Unternehmen nach ihren Kontaktdaten. Du erinnerst dich gut an ein gemeinsames Projekt, die andere Person dagegen vor allem an einen bestimmten Arbeitsschritt. Dein aktueller Lebenslauf betont außerdem Aufgaben, die erst später dazukamen. Eine große Sammlung von Dateien löst diese Unterschiede nicht auf. Jetzt solltest du deine Referenzpersonen informieren: über die konkrete Stelle, die eingereichten Angaben und den Teil deiner Arbeit, den sie selbst kennen.
Dieser Leitfaden beginnt nach der Auswahl einer geeigneten Person. Es geht um eine kurze Sachinformation für eine einzelne Bewerbung, nicht um eine weitere allgemeine Referenzliste. Du hältst fest, was tatsächlich angefragt wurde, welche Unterlagen gelten und wo die eigene Beobachtung der Person endet. Papier oder eine lokale Datei reichen aus. Wenn du CVura bereits nutzt, kann der Zusammenhang zwischen Stelle und ausgewählten Unterlagen beim Wiederfinden helfen. Die App ist optional; weder eine positive Referenz noch ein bestimmter Bewerbungserfolg werden vorausgesetzt.
Lies zuerst die konkrete Anfrage
Prüfe, was das Unternehmen wirklich verlangt: nur Kontaktdaten, ein ausgefülltes Formular oder ein schriftliches Empfehlungsschreiben? Welche Art der Zusammenarbeit soll die Person beurteilen können? Gibt es eine bestätigte Frist oder einen genannten Kontaktweg? Notiere gesicherte Informationen und kennzeichne offene Punkte. Aus einer allgemeinen Bitte um Referenzen ergeben sich noch keine konkreten späteren Fragen.
Unterscheide die Angaben für das Unternehmen von der Vorbereitung deiner Referenzperson. Die Referenzliste nennt die Person und die vereinbarte Erreichbarkeit. Deine Kurzinfo erklärt dagegen den Zusammenhang einer bestimmten Bewerbung. Keines dieser Dokumente ersetzt ein ausdrücklich verlangtes Formular oder Schreiben. Für Auswahl, Kontaktdaten und Aufbau einer Referenzliste gibt es den ergänzenden Leitfaden; diese Grundlagen musst du hier nicht erneut zusammenstellen.
Wenn du eine Vorgabe nicht erfüllen kannst, frage die zuständige Kontaktperson gezielt nach einer akzeptierten Alternative. Beschreibe die tatsächliche Schwierigkeit. Bezeichne etwa eine frühere Kollegin nicht als Vorgesetzte, nur damit ein Formular vollständig aussieht. Die geklärte Beziehung ist wichtiger als eine sprachlich ausgefeilte Information, die auf einer falschen Voraussetzung beruht.
Referenzpersonen informieren: bei eigener Beobachtung bleiben
Notiere vor dem Zusammenstellen der Unterlagen zwei Dinge: Was hat diese Person selbst von deiner Arbeit gesehen? Was kennt sie gerade nicht aus eigener Anschauung? Beschreibe eure damalige Beziehung. Eine inzwischen höhere Position macht eine frühere Projektleitung nicht rückwirkend zur Führungskraft für deine gesamte Tätigkeit. Auch die Zugehörigkeit zum selben Unternehmen bedeutet noch keine genaue Kenntnis deiner Aufgaben.
Die Career Services der Universität Zürich empfehlen, Referenzgebende vorher zu fragen und über die betreffende Stelle zu informieren. Übertrage diesen Gedanken auf eine sachliche Vorbereitung. Geeignete Erinnerungen sind etwa eine gemeinsam besprochene Übergabe, eine überprüfte Auswertung oder eine betreute Aufgabe. Spätere Beförderungen, andere Abschlüsse und Ergebnisse nach dem Ende eurer Zusammenarbeit gehören nicht automatisch zum Wissen dieser Person.
Wähle konkrete Anknüpfungspunkte zur neuen Stelle. Erkläre Aufgabe, Rahmen und deinen eigenen Anteil. Gemeinschaftsarbeit bleibt Gemeinschaftsarbeit. Eine geschätzte Zahl oder ein Ergebnis aus einem anderen Team wird durch die Erwähnung in deiner Kurzinfo nicht zu einer bestätigten Beobachtung. Bitte die Person, eine ungenaue Erinnerung zu korrigieren oder offen zu sagen, wenn sie sich nicht ausreichend erinnert.
Universität Zürich: Referenzgebende vorab anfragen und informieren
Stelle ein kleines, klar geordnetes Informationspaket zusammen
Beginne mit der praktischen Anfrage: Stelle, Unternehmen, bekannter Ablauf und bestätigte Termine. Erkläre anschließend knapp, warum dich diese Aufgabe interessiert. Wähle zwei oder drei Anforderungen aus der Ausschreibung, die zu eurer damaligen Zusammenarbeit passen. Das hilft beim Einordnen. Es ist keine Aufforderung, jede geforderte Fähigkeit zu beurteilen.
Ergänze die Ausschreibung oder eine zugängliche Kopie und genau den Lebenslauf, den du eingereicht hast. Wurde darin später etwas berichtigt, erkläre die Korrektur, statt die ursprüngliche Fassung stillschweigend auszutauschen. Benenne Anhänge eindeutig. Niemand sollte erraten müssen, ob „aktuell“ die verschickte Version oder einen unfertigen Entwurf für eine andere Bewerbung bezeichnet.
Danach folgen wenige sachliche Erinnerungspunkte und die zur Weitergabe vereinbarten Kontaktdaten. Lasse andere Bewerbungsverläufe, private Angaben Dritter und interne Arbeitsunterlagen weg, die du nicht weitergeben darfst. Oft genügt eine Zusammenfassung in eigenen Worten. Die Nachricht sollte bereits ohne geöffnete Anhänge verständlich sein; die Dateien liefern die nötigen Einzelheiten. Eine überschaubare Auswahl erleichtert es der Person außerdem, Unklarheiten gezielt anzusprechen.
Eingereichte Unterlagen von späteren Entwürfen unterscheiden
Anikas Anfrage und Kurzinfo im Zusammenhang
Anika Vale bewirbt sich als Operations Coordinator bei Hearthline Services. Das fiktive Unternehmen verlangt die Kontaktdaten einer früheren Führungskraft. Tomas Reed leitete Anikas Team bei Willow Quay Workshop von April 2023 bis September 2024. Er sah, wie sie das Übergabeprotokoll pflegte und offene Serviceanfragen erläuterte. Budgetverantwortung beobachtete er bei ihr nicht; die neue Ausschreibung nennt jedoch auch Budgetüberwachung.
Anika fragt zunächst, ob Tomas zur Verfügung steht und welche Kontaktdaten sie weitergeben darf. Nach seiner Zusage schickt sie die Stelleninformation und den eingereichten Lebenslauf mit der folgenden Kurzinfo. Sie bittet ihn nicht, ihre Leistung bei unbekannten Aufgaben vorherzusagen. Der Text trennt gemeinsame Erinnerungen von einer gewünschten Bewertung.
Erinnere an die Arbeit, ohne die Antwort zu schreiben
Eine zutreffende Erinnerung an eine Aufgabe ist noch keine Vorgabe für die Einschätzung. „Du hast das Übergabeprotokoll geprüft“ benennt eine Beobachtung. „Sag bitte, ich sei die beste Koordinatorin gewesen, die du je geführt hast“ verlangt dagegen ein Urteil und überzeichnet möglicherweise die Beziehung. Prüfe deine Nachricht genau auf diesen Unterschied.
Frage, ob der Person Informationen fehlen oder ein Fehler auffällt. Vielleicht erinnert sie sich an eine andere Aufgabenverteilung, ist im vorgesehenen Zeitraum nicht erreichbar oder kann nur zu bestimmten Punkten sprechen. Solche Rückmeldungen helfen dir bei einer korrekten Vorbereitung. Sie sollten nicht durch nachdrücklichere Formulierungen beiseitegeschoben werden.
Die Auskunft bleibt in der eigenen Stimme der Referenzperson. Entwirf nicht ungefragt ein Empfehlungsschreiben zur bloßen Unterschrift, erfinde kein Lob und bitte nicht darum, erhebliche Abweichungen zwischen Bewerbung und Erinnerung zu verschweigen. Verlangt ein Verfahren eine bestimmte Form der Mitarbeit am Schreiben, kläre die Vorgaben und die Urheberschaft. Die sachliche Kurzinfo ist trotzdem sinnvoll: Sie trennt deine Darstellung von der unabhängigen Einschätzung, die angefragt wurde.
Nutze vorhandenen Bewerbungskontext in CVura bei Bedarf
Die aktuelle App-Store-Beschreibung von CVura nennt die Verbindung von Stellen mit ausgewählten Unterlagen. Wenn du diese Funktion bereits verwendest, öffne die betreffende Gelegenheit und identifiziere das ausgewählte Dokument. Vergleiche es mit deiner tatsächlich verschickten Datei, bevor du es für die Kurzinfo verwendest. Eine geordnete Ablage erleichtert das Wiederfinden, bestätigt aber nicht den Inhalt einer Aussage.
Erstelle die Kurzinfo und deine private Notiz zur Absprache an einem Ort, der zu deinem Arbeitsablauf passt. Vorausgesetzt werden weder eine spezielle Freigabefunktion für Referenzen noch automatische Nachrichten, Arbeitgeberkontakte oder eine Übertragung aus einer ResumeField-Übung. Du bestimmst selbst, was du über den vereinbarten Kanal verschickst. Papier oder eine lokale Datei funktionieren ebenso.
ResumeField und CVura stammen vom selben Herausgeber, Rocket Digital Limited. Beschrieben wird eine optionale Nutzung eines eigenen Produkts, keine unabhängige Produktempfehlung. Prüfe die Datenschutzhinweise der App vor dem Eintragen persönlicher Angaben. Die ausschließlich im Browser laufenden Übungen von ResumeField beschreiben nicht automatisch die Datenverarbeitung einer separaten App.
Änderungen gezielt und nachvollziehbar mitteilen
Später erhält Anika einen bestätigten Zeitraum für die Kontaktaufnahme. Sie teilt Tomas knapp mit, was neu ist und dass Stelle und eingereichte Unterlagen unverändert bleiben. Sie verschickt nicht erneut das ganze Archiv und erzeugt keine künstliche Dringlichkeit aus eigener Unsicherheit. Gibt es eine tatsächliche Frist, nennt sie diese und fragt nach seiner Verfügbarkeit.
Berichtigungen brauchen dieselbe Klarheit. Nenne den betroffenen Satz oder Anhang, den richtigen Sachverhalt und die ersetzte Fassung. Muss auch das Unternehmen die Korrektur erhalten, erledige das gesondert über die zuständige Kontaktperson. Eine Information an die Referenzperson berichtigt nicht automatisch die bereits eingereichte Bewerbung.
Bei einer wesentlich anderen Stelle überprüfst du den Kontext erneut. Vielleicht werden nun Erfahrungen wichtig, die Tomas nicht beobachtet hat. Ergänze nicht immer neue Erinnerungspunkte, bis sie umfassendere Kenntnisse suggerieren. Für eine Frage zum Verfahren ist eine gezielte Nachricht an die zuständige Person im Unternehmen sinnvoller als wiederholte Nachfragen bei der Referenzperson.
Eine klare Frage zum Bewerbungsablauf per E-Mail stellen
Schließe den Austausch ohne vorgegebenes Urteil ab
Bedanke dich für die zugesagte Zeit. Endet die Bewerbung oder wird keine Auskunft mehr benötigt, informiere die Person darüber. So wartet sie nicht auf einen Kontakt, der nicht mehr vorgesehen ist. Teile nur ein Ergebnis mit, das du tatsächlich kennst. Schweigen des Unternehmens belegt weder eine schlechte Referenz noch eine ausgebliebene Antwort.
Halte für dich Stelle, Fassung der Kurzinfo, vereinbarte Kontaktdaten und bestätigten nächsten Schritt zusammen. Berichtige falsche Angaben, statt sie in die nächste Bewerbung mitzunehmen. Vor einer erneuten Nutzung prüfst du die neue Anfrage und besprichst den konkreten Zusammenhang wieder mit der Person. Das Ziel ist eine verlässliche Übergabe von Fakten für eine eigenständige Auskunft, kein dauerhaft umlaufender Standardtext.
Fragen
Kann ich allen Referenzpersonen dieselbe Kurzinfo schicken?
Die Fakten zur Stelle bleiben gleich. Die Erinnerungspunkte richtest du dagegen danach aus, was die jeweilige Person selbst beobachtet hat. Wer ein einzelnes Projekt betreut hat, sollte keinen Text erhalten, der Kenntnis deiner gesamten Laufbahn unterstellt. Prüfe die verlangte Art der Beziehung gesondert.
Was mache ich bei unterschiedlichen Erinnerungen?
Vergleiche deine Darstellung mit verlässlichen Unterlagen und berichtige sie gegebenenfalls. Bitte die Person nicht, deine Version nur aus Gründen der Einheitlichkeit zu wiederholen. Betrifft die Abweichung eine eingereichte Bewerbung, kläre die Korrektur auch über den vorgesehenen Kontakt zum Unternehmen.
Muss ich den Zeitpunkt des Anrufs kennen?
Teile einen bestätigten Zeitraum mit, wenn es ihn gibt. Ist der Zeitpunkt unbekannt, sage das und ergänze später verlässliche Informationen. Erfinde keinen Termin und stelle deine eigene Erwartung nicht als Zusage des Unternehmens dar.
Geht das auch ohne App?
Ja. Eine kurze Nachricht, die relevanten Unterlagen und eine private lokale Notiz genügen. CVura kann optional beim Wiederfinden bereits gespeicherten Bewerbungskontexts helfen. Die Vorbereitung verlangt weder eine App noch eine automatische Weitergabe.