Trekk en jobbsøknad tydelig og profesjonelt

Før du trekker søknaden, må du finne grunnen til at du ønsker å stoppe. Kanskje har du fått vite at hovedoppgavene ikke passer, oppdaget et avgjørende praktisk misforhold, valgt en annen retning eller bestemt deg for at du ikke kan delta i prosessen. Hvis problemet er et ubesvart spørsmål, kan en avklaring være et bedre neste steg. Hvis problemet er ett intervjutidspunkt, kan en ny avtale løse det uten at du avslutter søknadsprosessen.

MITs kommunikasjonsveiledning legger vekt på tydelig og direkte kommunikasjon med arbeidsgivere. Prinsippet er relevant her fordi det ikke bør være tvil om beslutningen når du trekker en søknad. En melding om at du er usikker på om stillingen passer, kan invitere til videre diskusjon. En melding om at du trekker søknaden, forteller mottakeren at prosessen skal avsluttes for din del. Velg handlingen du faktisk ønsker, før du velger en høflig formulering.

Den fiktive kandidaten Sienna oppdager under et intervju at stillingen hovedsakelig handler om oppsøkende salg, mens hun ønsker driftsoppgaver. Hun har allerede spurt om fordelingen av oppgaver og fått et klart svar. Det er en gjennomtenkt grunn til å trekke søknaden. Hvis hun bare hadde tolket én tvetydig formulering som et tegn på at salget dominerte, kunne hun først stilt et konkret spørsmål. Forskjellen er om mer informasjon realistisk kan endre beslutningen.

En søknad du ikke har fått svar på, kan trekkes gjennom en portal dersom det er kanalen arbeidsgiveren tilbyr. Når et intervju er avtalt, bør du vanligvis kontakte koordinatoren slik at den avsatte tiden kan frigjøres. Senere i prosessen kan flere personer eller etterspurt materiale være involvert. Meldingen kan fortsatt være kortfattet, men den bør omtale de faktiske avtalene som berøres, og gjøre det tydelig hva som må avlyses.

Ikke behandle det å trekke søknaden som en erstatning for å håndtere et akseptert tilbud eller en signert avtale. Slike situasjoner kan innebære egne forpliktelser og krever at du ser på de faktiske dokumentene og relevante råd. Hvis du fortsatt bare er søker, er oppgaven å avslutte rekrutteringsprosessen på en presis måte. Hold veiledningens administrative fremgangsmåte innenfor dette omfanget, i stedet for å anta at alle senere endringer kan håndteres med den samme korte e-posten.

Sienna har et andregangsintervju avtalt med det fiktive selskapet Hightide Services. Når hun trekker søknaden, bør hun uttrykkelig omtale denne avtalen. Hun trenger ikke å delta i enda et intervju bare for å unngå en ubehagelig melding hvis beslutningen er endelig. Hun bør imidlertid ikke bare slette hendelsen fra sin egen kalender og anta at intervjupanelet vet det. Arbeidsgiveren trenger en direkte beskjed om at hun ikke fortsetter.

Bruk den etablerte rekrutteringskontakten eller arbeidsgiverens angitte fremgangsmåte for å trekke søknader. Hvis portalen har en slik funksjon, leser du eventuell bekreftelse nøye, slik at du vet hvilken søknad den gjelder. En arbeidsgiver kan ha flere stillinger under samme konto. Kontroller at du avslutter den riktige muligheten, i stedet for å slette en profil eller trekke deg fra alle prosesser ved en feil.

Ta med stillingstittelen og referansenummeret i meldingen hvis du har det. Å svare i den eksisterende e-posttråden kan bevare sammenhengen, særlig når et intervju er avtalt. Hvis den opprinnelige kontaktpersonen er utilgjengelig og avtalen nærmer seg, bruker du en offisiell alternativ kontakt som er oppført i invitasjonen. Unngå å sende den samme meldingen til mange uvedkommende ansatte. Målet er å nå personen som kan oppdatere prosessen, ikke å kunngjøre beslutningen bredt.

Hvis du bruker både portal og e-post, må handlingene samsvare. Du kan fortelle koordinatoren at du har trukket søknaden i systemet og skriver for å frigjøre det avtalte intervjutidspunktet. Ikke skriv at portalen bekreftet tilbaketrekkingen, med mindre du så den bekreftelsen. Presis omtale av prosessen er viktig fordi arbeidsgiveren kan trenge å skille mellom en fullført handling og en forespørsel noen fortsatt må behandle.

Du kan trekke søknaden uten å gi en detaljert forklaring. Det kan være nok å si kort at du har bestemt deg for ikke å fortsette. Hvis du velger å gi en grunn, holder du den saklig og forholdsmessig: Ansvarsområdene stemmer ikke med den nåværende retningen din, den praktiske ordningen fungerer ikke, eller du har valgt en annen mulighet. Ikke finn på et annet jobbtilbud for å få beslutningen til å høres mer akseptabel ut.

Unngå å gjøre meldingen til en kritikk av arbeidsgiveren. Hvis du oppriktig ønsker å dele tilbakemeldinger, vurderer du om de er nyttige, og om sammenhengen egner seg. En lang liste med klager kan tilsløre den enkle administrative handlingen. Du kan være tydelig på at jobben ikke passer, uten å dømme hele virksomheten. Arbeidet kan passe en annen kandidat selv om det ikke er arbeidet du ønsker deg.

Sienna forklarer at stillingens hovedinnhold skiller seg fra driftsretningen hun ønsker å følge. Begrunnelsen er korrekt og konkret nok. Hun beskylder ikke arbeidsgiveren for å ha villedet henne med mindre det finnes et klart grunnlag og et eget formål med å ta opp dette. Meldingen kan takke teamet for å ha avklart ansvarsområdene, fordi informasjonen hjalp henne å ta en beslutning før noen av partene brukte mer tid.

Oppgi beslutningen og identifiser avtalen som skal avlyses. Personene, selskapet, stillingen og datoen nedenfor er fiktive. Sienna velger å gi en kort begrunnelse; du kan utelate personlig bakgrunn når den er unødvendig.

En tidlig tilbaketrekking kan være kortere fordi det ikke er noe møte å avlyse eller noen samtale å vise til. Milo, den ledige stillingen og søknadsreferansen i dette andre eksempelet er fiktive.

En arbeidsgiver kan spørre om grunnen eller tilby å diskutere en endret ordning. Avgjør om beslutningen er endelig, eller om ny informasjon virkelig kan endre den. Hvis beslutningen er endelig, sier du det høflig. Du trenger ikke å diskutere valget eller komme med en sterkere begrunnelse hver gang. Hvis du er åpen for et konkret alternativ, forklarer du det tydelig i stedet for å sende blandede signaler om søknaden fortsatt er aktiv.

Et fiktivt svar fra Sienna kan lyde: Takk for at du spør. Beslutningen min er endelig fordi jeg konsentrerer meg om stillinger der drift er hovedansvaret. Jeg setter pris på samtalen og tiden teamet har brukt. Dette er nok. Hun trenger ikke å sammenligne Hightide med andre arbeidsgivere eller dele detaljer om andre søknader. Formålet er å avslutte kommunikasjonen, ikke å forsvare en rangering av virksomheter.

Hvis arbeidsgiveren tar opp en vesentlig misforståelse, kan du vurdere den. Kanskje ble oppgavefordelingen beskrevet feil, eller en annen stilling er ledig. Behandle det som ny informasjon, og ta et bevisst valg. Ikke føl deg forpliktet til å gjenoppta prosessen bare fordi noen spør, og ikke hevd at tilbaketrekkingen fortsatt er endelig samtidig som du ber om et nytt intervju. En tydelig status hjelper begge parter å planlegge ansvarlig.

Oppdater søknadsoversikten med datoen du trakk søknaden, og kjent status. Fjern personlige påminnelser om intervjuer eller oppfølging som ikke lenger er aktuelle. Ta vare på relevant korrespondanse, slik at du kan skille beslutningen din fra et avslag eller et ubekreftet utfall. Hvis en intervjuinvitasjon fortsatt er aktiv etter at du har gitt koordinatoren beskjed, kan det være nødvendig med en kort avklaring for å sikre at den avsatte tiden frigjøres.

Tenk gjennom hva som førte til at du trakk søknaden. Kunne du ha oppdaget misforholdet tidligere gjennom utlysningen, et spørsmål eller bedre kriterier? Noen ganger er svaret nei; intervjuer skal avdekke informasjon som ikke er tilgjengelig utenfra. Bruk lærdommen til å forbedre jobbsøkingen uten automatisk å behandle tiden som bortkastet. En prosess som ender med en tydeligere beslutning, kan likevel ha gitt nyttig kunnskap om arbeidet du ønsker deg.

Bevar profesjonelle grenser for fremtidig kontakt. Du kan fortsatt være interessert i andre passende stillinger hos virksomheten uten å antyde at du ønsker å holde den tilbaketrukne søknaden åpen. Hvis du nevner fremtidig interesse, må den være konkret og oppriktig. Den umiddelbare oppgaven skal likevel være fullført: Arbeidsgiveren forstår at du ikke lenger deltar i denne prosessen, og dine egne notater gjenspeiler den samme beslutningen.

• Jeg vet om jeg trenger å trekke søknaden, få en avklaring eller avtale et nytt tidspunkt.
• Meldingen identifiserer den nøyaktige søknaden og oppgir beslutningen.
• En eventuell forklaring er sannferdig og ikke lengre enn nødvendig.
• Avtalte intervjuer og utestående oppgaver er håndtert.
• Søknadsoversikten min registrerer tilbaketrekking separat fra andre utfall.