Flyt en jobsamtale med en tydelig erstatningsplan

Find først den faktiske begrænsning. Du kan have en uundgåelig anden forpligtelse, en sygdom, der påvirker din deltagelse, et transportproblem eller et teknisk problem, som ikke kan løses i tide. Nogle gange kan en lille justering eller et andet format fungere; andre gange må hele aftalen flyttes. Afgør, hvad du realistisk kan deltage i, før du skriver. En anmodning, der ændrer sig gentagne gange, kan skabe mere koordinering end det oprindelige problem.

MIT's vejledning om kommunikation med arbejdsgivere anbefaler direkte og respektfulde udvekslinger. Her betyder det, at du angiver planlægningsproblemet og den handling, du har brug for, uden at begrave dem i undskyldninger. Modtageren skal hurtigt forstå, at det eksisterende tidspunkt er berørt. En lang forklaring, der aldrig udtrykkeligt beder om en ny tid, kan efterlade koordinatoren i tvivl om, hvorvidt du giver besked, beder om hjælp eller trækker dig.

Den fiktive kandidat Anil har en bekræftet jobsamtale i et tidsrum, hvor en tidligere aftalt arbejdsforpligtelse er blevet ændret. Han undersøger, om arbejdsforpligtelsen kan flyttes, og finder ud af, at det ikke er muligt. Derefter finder han flere alternative tidsrum til samtalen. Denne forberedelse giver anmodningen et praktisk grundlag. Han behøver ikke beskrive alle interne drøftelser på sin nuværende arbejdsplads for at forklare, at han ikke længere kan deltage på den bekræftede tid.

Brug den person og kanal, der allerede håndterer samtalen, medmindre invitationen angiver en særskilt kontaktvej til akutte ændringer. Behold den eksisterende mailtråd, når den bevarer nyttig sammenhæng. Angiv stillingen og den oprindelige aftale tydeligt. Hvis samtalen er nært forestående, og der er oplyst en akut kontaktvej, skal du bruge den relevant frem for at stole på en mail, der måske ikke bliver set i tide.

Hurtig kommunikation betyder ikke, at du skal sende en besked, før du ved, hvad du beder om. Brug et kort øjeblik på at kontrollere begrænsningen og de mulige alternativer, og kontakt derefter koordinatoren. Vent ikke på en perfekt forklaring, mens varslet bliver kortere. Den relevante høflighed er at give arbejdsgiveren brugbare oplysninger så hurtigt, som det med rimelighed er muligt, især når flere interviewere har afsat tid.

Hvis du ikke kan få fat i koordinatoren, må du ikke antage, at anmodningen er accepteret. Følg den oplyste procedure, og gem beskeden. Hvis du kan deltage i den oprindelige aftale, medmindre ændringen bekræftes, skal du kun skrive det, hvis det passer. Hvis du under ingen omstændigheder kan deltage, skal du sige det klart. Tvetydige formuleringer kan få panelet til at vente på en person, som troede, at ændringen var åbenlys.

En kort forklaring kan hjælpe modtageren med at forstå anmodningen uden at afsløre private detaljer. En uundgåelig anden aftale eller en uventet personlig situation kan være tilstrækkelig, når det er korrekt. Hvis problemet er teknisk, skal du beskrive den praktiske konsekvens. Undgå at opfinde en nødsituation, fordi den lyder mere acceptabel end den virkelige årsag. Forklaringen skal stadig hænge sammen, hvis arbejdsgiveren stiller et rimeligt opfølgende spørgsmål.

Anerkend ulejligheden én gang, og gå videre til planen for en ny aftale. Gentagne undskyldninger kan gøre beskeden længere uden at gøre den lettere at handle på. Du kan udtrykke fortsat interesse i stillingen, så ændringen ikke forveksles med, at du trækker dig, men overkompensér ikke med overdreven begejstring. Det stærkeste signal er en klar og pålidelig indsats for at arrangere en samtale, der kan gennemføres.

Anils fiktive forklaring er, at en uundgåelig arbejdsforpligtelse nu falder sammen med det aftalte tidspunkt. Det er tilstrækkeligt. Han kritiserer ikke sin nuværende leder og antyder ikke, at samtalen er mindre vigtig. Han skriver, at han fortsat er interesseret, og foreslår alternativer. Hvis den virkelige årsag var en fejl i hans egen kalender, kunne han kort erkende fejlen frem for at skyde skylden på en opdigtet ydre årsag.

Giv et lille udvalg af konkrete tidsrum, du har kontrolleret. Medtag tidszonen, og afsæt tid nok til hele samtalen. Hvis du kan være fleksibel inden for en længere periode, skal du forklare grænserne tydeligt. En formulering som jeg kan når som helst i næste uge kan skabe flere udvekslinger, hvis det senere viser sig, at flere tidsrum ikke passer. Realistiske muligheder er mere nyttige end en tilsyneladende fleksibilitet, du ikke kan leve op til.

Tag højde for forberedelse og transport, når du vælger alternativer. En tid, der teknisk set passer mellem andre aftaler, giver måske ingen tid til at nå frem eller sætte op til opkaldet. Hvis samtalen omfatter en opgave, skal du kontrollere, om en flytning også påvirker afleveringsfristen. Spørg til den sammenhæng frem for at antage, at fristen automatisk ændres. Et nyt møde bør ikke skabe en ny overset forpligtelse et andet sted i forløbet.

Anil foreslår to fiktive tidsrum i samme tidszone og skriver, at han også kan overveje en anden mulighed, hvis ingen af dem passer panelet. Han sender ikke hele sin private kalender og beder ikke koordinatoren om at gætte, hvilke huller der egner sig. Beskeden afgrænser valget. Det gør det lettere for arbejdsgiveren at svare med en valgt tid eller et klart modforslag.

Brug den etablerede kontakt til planlægningen, og angiv den aftale, der skal ændres. Anil, Morgan, arbejdsforpligtelsen og datoerne i dette eksempel er fiktive. En kort og sandfærdig forklaring er tilstrækkelig; kopiér ikke årsagen, hvis den ikke passer på dig.

Brug en kanal, du faktisk har adgang til. I dette fiktive tilfælde virker videotjenesten ikke, men Anil kan stadig bruge mail på sin telefon. Hvis al forbindelse er væk, ville netop denne besked ikke være en realistisk løsning.

Når koordinatoren har accepteret en ny tid, skal du afslutte afklaringen med de endelige oplysninger. Denne fiktive bekræftelse forudsætter, at der er sendt et nyt mødelink.

En foreslået ændring er ikke det samme som en bekræftet ny aftale. Når arbejdsgiveren har accepteret, skal du gentage den nye dato, tidspunktet, tidszonen og formatet. Kontrollér, om der gælder et nyt link eller sted. Fjern eller markér den gamle kalenderbegivenhed tydeligt, så du ikke forbereder dig til den forkerte aftale. Hvis arbejdsgiveren opdaterer den oprindelige begivenhed, skal du kontrollere, at ændringen vises korrekt i din kalender, frem for at antage, at synkroniseringen virkede.

Kontrollér relaterede forpligtelser. En præsentationsfrist, upload af en arbejdsprøve eller en rejsebooking kan stadig være knyttet til den oprindelige dato, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt. Spørg til usikkerheder, der påvirker din forberedelse. Gem det aftalte svar sammen med invitationen. Formålet er at skabe én pålidelig plan, ikke en samling beskeder, hvor den endelige aftale skal rekonstrueres ud fra flere delvise opdateringer.

Hvis arbejdsgiveren tilbyder en ny tid, du ikke kan deltage på, skal du svare med begrænsningen og et revideret udvalg af reelle muligheder. Accepter ikke af forlegenhed for derefter at bede om endnu en ændring. Det er bedre at løse planlægningsvanskeligheden ærligt end at skabe endnu et problem, der kunne være undgået. Overvej samtidig, om dine ledige tider med rimelighed kan opfylde forløbets og stillingens praktiske krav.

Hvis du allerede har flyttet aftalen én gang, og der opstår endnu en konflikt, skal du sige det direkte og anerkende den ekstra koordinering. Foreslå de mest pålidelige muligheder, du kan. Opfind ikke en anden årsag for at få mønstret til at virke mindre besværligt. Giv koordinatoren konkrete alternativer, og vent på en bekræftelse af den nye aftale. En klar forklaring og praktiske alternativer er de dele, du selv kan styre.

Hvis forløbet ikke kan flyttes, skal du afgøre, om du kan deltage eller må trække dig. Lad ikke arbejdsgiveren vente, mens du håber, at konflikten løser sig selv. Hvis du trækker dig, skal du angive det særskilt fra en anmodning om ny tid, så næste handling er tydelig. Et planlægningsproblem kan afdække, at dine ledige tider reelt ikke passer, og det er bedre at erkende det end at love noget, du ikke kan holde.

Kontrollér aftalen før den nye samtale, og forbered dig som normalt. Du behøver ikke bruge samtalens indledning på gentagne undskyldninger for den tidligere ændring. En kort anerkendelse kan være nok, hvis det passer, efterfulgt af fokus på selve samtalen. Den nyttigste måde at genskabe tilliden til aftalen på er at møde forberedt og kommunikere pålideligt fra da af.

• Anmodningen angiver den oprindelige aftale og den nødvendige ændring.
• Min forklaring er sandfærdig, kort og fagligt passende.
• De foreslåede tidsrum omfatter tidszonen og tilstrækkelig tid.
• Jeg har modtaget en udtrykkelig bekræftelse af den nye aftale.
• Kalenderposter, links og forberedelsesfrister stemmer nu overens.